delovodstvo
.pdf
НАЦІОНАЛЬНИЙ СТАНДАРТ УКРАЇНИ
ДІЛОВОДСТВО Й АРХІВНАСПРАВА
Терміни та визначення понять
ДСТУ2732:2004
Виданняофіційне
Київ ДЕРЖСПОЖИВСТАНДАРТУКРАЇНИ
2005
ДСТУ 2732:2004
ПЕРЕДМОВА
1ВНЕСЕНО: Український науково-дослідний інститут архівної справи та документознавства (УНДІАСД) Державного комітету архівів України
ВНЕСЕНО: Державний комітет архівів України
РОЗРОБНИКИ: О. Загорецька; Л. Драгомірова; Л. Кузнецова; С. Кулешов, д-р іст. наук (керівник розробки); С. Лозова; А. Маньковський, канд. екон. наук; Н. Христова, канд. іст. наук; А. Шурубура, канд. хім. наук
2ПРИЙНЯТО ТА НАДАНО ЧИННОСТІ: наказ Держспоживстандарту України від 28 травня 2004 р. № 97
3НА ЗАМІНУ: ДСТУ 2732-94
Право власності на цей документ належить державі. Відтворювати, тиражувати і розповсюджувати його повністю чи частково
на будь-яких носіях інформації без офіційного дозволу заборонено.
Стосовно врегулювання прав власності треба звертатися до Держспоживстандарту України. ДержспоживстандартУкраїни, 2005
|
|
|
ДСТУ 2732:2004 |
|
ЗМІСТ |
|
с. |
|
|
|
|
Вступ ............................................................................................................................................. |
|
IV |
|
1 |
Сфера застосування............................................................................................................... |
|
1 |
2 |
Загальні пояснення................................................................................................................. |
|
1 |
3 |
Загальні поняття...................................................................................................................... |
|
2 |
4 |
Діловодство............................................................................................................................. |
|
6 |
|
4.1 Документування управлінської інформації........................................................................ |
|
6 |
|
4.2 Організація роботи зі службовими документами............................................................. |
|
8 |
5 |
Архівна справа...................................................................................................................... |
|
10 |
|
5.1 Складники та формування Національного архівного фонду України ............................ |
|
10 |
|
5.2 Забезпечування збереженості та облік архівних документів .......................................... |
|
13 |
|
5.3 Науково-інформаційна діяльність архіву......................................................................... |
|
16 |
Додаток А Абетковий покажчик українських термінів.......................................... |
^ |
.................... 19 |
|
Додаток Б Абетковий покажчик англійських термінів................................................................ |
|
24 |
|
Додаток В Абетковий покажчик російських термінів ................................................................. |
|
26 |
|
Додаток Г Юридичні терміни, використані у визначеннях понять стандарту.......................... |
|
ЗО |
|
Додаток Д Бібліографія............................................................................................................. |
|
31 |
|
ДСТУ 2732:2004
ВСТУП
Цей стандарт розроблено на заміну ДСТУ 2732-94 Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення, щоб сформулювати однозначно встановлені терміни та визначення понять діловодства й архівної справи, відбити в його змісті сучасну спеціальну лексику цих галузей знань, узгодити її зі змістом інших національних та міжнародних стандартів у сфері інформації та документації. З іншого боку, до стандарту внесено тільки основні лексичні одиниці, пов'язані з теорією та технологією діловодства й архівної справи, а визначення понять ґрунтується переважно на традиційному їх розумінні і водночас виходить тільки з потреб практичної роботи в зазначених сферах діяльності. У стандарті немає термінів, що належать до інших галузей знань, зокрема інформатики (наприклад, поняття процесів електронного документування та електронного документообігу), комплексу наук документально-комунікаційного циклу в цілому (наприклад, з класифікування та типологізування документів) чи галузей спеціального документознавства (наприклад, що стосуються науково-технічної, картографічної, гідрометеорологічної та інших систем документації).
Усі терміни, похідні від терміна «документ», розглядають як неопубліковані документи (тобто такі, що не є видання, їхні частини чи інші види тиражованих друком документів для їх масового розповсюджування), оскільки саме вони є головні об'єкти діловодства й архівної справи. Термін «установа» у визначеннях понять стандарту прийнято як умовну познаку органів державної влади, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ, організацій усіх форм власності.
IV
ДСТУ 2732:2004
НАЦІОНАЛЬНИЙ СТАНДАРТ УКРАЇНИ
ДІЛОВОДСТВО ЙАРХІВНАСПРАВА
Терміни та визначення понять
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО ИАРХИВНОЕДЕЛО
Термины и определения понятий
RECORDSMANAGEMENT
ANDAFFAIRSARCHIVAL
Terms and definitions
Чинний від 2005-07-01
1СФЕРА ЗАСТОСУВАННЯ
1.1Цей стандарт установлює терміни та визначення понять у сфері діловодства й архівної
справи.
1.2Терміни, встановлені цим стандартом, треба застосовувати в усіх видах нормативних документів стосовно діловодства й архівної справи, а також для робіт зі стандартування. Для наукової, навчально-методичної та публіцистичної літератури терміни цього стандарту — рекомендовані.
1.3Положення стандарту чинні для застосовування в роботі органів державної влади, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ, організацій усіх форм власності, інших суб'єктів господарювання, що діють в Україні, а також технічних комітетів стандартизації, науково-техніч- них та інженерних товариств.
2ЗАГАЛЬНІ ПОЯСНЕННЯ
2.1Для кожного поняття встановлено один, а в окремих випадках — два застандартовані терміни (наприклад, діловодство та справочинство). Проте, використовуючи застандартовані терміни, у межах одного документа треба вживати лише один із термінів-синонімів.
2.2Застандартовані терміни та скорочення надруковано прямим напівгрубим шрифтом. Не дозволені для вживання терміни надруковано світлим курсивом з познакою (Нд).
2.3Частину терміна у круглих дужках, подану прямим напівгрубим шрифтом, можна не вживати, якщо це не призводить до неоднозначного прочитання положень і вимог нормативного документа.
2.4Усі наявні в терміностатті короткі форми терміна (утворювані випусканням частини терміна у круглих дужках, ініціальні абревіатури та поєднання ініціальних абревіатур з іншими словами багатослівного терміна) в абеткових покажчиках розміщено окремими рядками.
Видання офіційне
1
ДСТУ 2732:2004
2.5Подані після терміна в круглих дужках прямим Світлим шрифтом пояснення, які уточнюють сферу його застосовування, не є частини термінів. В абетковому покажчику (додаток А) їх не наведено.
2.6Наявність квадратних дужок у терміностатті означає, що в ній суміщено два терміни, які мають спільні терміноелементи.
В абетковому покажчику ці терміни подано окремо із зазначенням номера тієї самої терміностатті.
2.7Використовуючи встановлені цим стандартом терміни в інших документах, їх можна, за потреби, змінювати, подаючи окремі слова багатослівних термінів згідно з усіма властивими цим словам граматичними категоріями чи замінюючи ці слова займенниками згідно з конструкцією речення (наприклад: «цінність документів» — «їх цінність»; «користування архівними документами» — «користування ними»). У цьому разі зміни не повинні порушувати значення термінів, встановлених стандартом.
2.8Подаючи встановлені цим стандартом визначення понять у інших документах, за потреби, їх можна змінювати, вводячи до них похідні ознаки, розкриваючи зміст поняття, зазначаючи об'єкти, що належать обсягові виозначуваного поняття. У цьому разі зміни не повинні порушувати обсягу
ізмісту понять, виозначених у стандарті.
2.9Встановлені цим стандартом терміни за першого вживання у визначеннях інших термінів виділено підкресленням.
2.10У стандарті як довідкові подано англійські (en) та російські (ги) терміни-відповідники застандартованих термінів (додатки Б, В), узяті з міжнародних стандартів та наукової літератури. У разі відсутності унормованого чи сталого вживання іншомовних термінів у спеціальній літературі термін-відповідник у стандарті не наведено.
2.11Юридичні терміни, вжиті у визначеннях понять стандарту, подано в додатку Г.
2.12Бібліографічні джерела іншомовних відповідників наведено в додатку Д.
З ЗАГАЛЬНІ ПОНЯТТЯ |
|
|
3.1 діловодство; справочинство |
еп |
records management [19] |
Сукупність процесів, що забезпечують ДІЬ |
ru |
делопроизводство [5] |
кументування управлінської інформації та |
|
|
організування роботи зі службовими доку- |
|
|
ментами |
|
|
3.2 архівна справа |
en |
archival affairs [3], archive(s) administration |
Галузь життєдіяльності суспільства, що охоп- |
|
[18] |
лює правові, наукові, технологічні, еконо- |
ru |
архивное дело [5] |
мічні та інші питання діяльності архівних |
|
|
установ і громадян, пов'язані з відбиранням, |
|
|
накопичуванням, обліком, зберіганням архів- |
|
|
них документів, користуванням ними та вико- |
|
|
ристовуванням їхньої інформації |
|
|
3.3 документ |
en |
document [3], record [20] |
Інформація, зафіксована на матеріальному |
ru |
документ [5] |
носії, основною функцією якого є зберігати та |
|
|
передавати її в часі та просторі. |
|
|
Примітка.Записінформаціїповинен відповідатихаракте- |
|
|
ристикампевногожанручи номіналу.Жанрові характери- |
|
|
стики запису інформації — це функційні та структурно- |
|
|
композиційні ознакипевногожанру твору літературичи |
|
|
мистецтва(роман,монографія,хронікально-документаль- |
|
|
2
|
|
ДСТУ 2732: |
ний фільм тощо). Номінальні характеристики запису |
|
|
інформації — це функційні та структурно-композиційні |
|
|
ознаки певного виду задокументованої службовоїчи осо- |
|
|
бистої інформації (наказ, акт, протокол, лист, щоденник |
|
|
тощо) |
|
|
3.4 зміст документа |
en |
content [19] |
Інформація в документі, потреба, зафіксува- |
|
|
ти яку — основна мета його створення |
|
|
3.5 документна інформація |
en |
information [3] |
Уся інформація документа (зміст, відбитки |
ru |
документная информация [15] |
печаток, штампів, реєстраційні номери, резо- |
|
|
люції. підписи, інші реквізити та службові |
|
|
познаки, а також маргіналії, філіграні, еле- |
|
|
менти бланка та захисту) |
|
|
3.6 автор документа |
en |
author (of document) [18] |
Одноосібний або колективний створювач |
ru |
автор документа [5] |
змісту документа |
|
|
3.7 носій документно!' інформації |
en |
medium [3], data medium [20] |
Матеріальний об'єкт, основна функція яко- |
ru |
носитель документированной информа- |
го — зберігати та передавати документну ін- |
|
ции [5] |
формацію |
|
|
3.8 матеріальна основа документа |
en |
document base [3] |
Сукупність матеріалів носія документної |
|
|
інформації та її запису |
|
|
3.9 зовнішні ознаки документа |
ru внешние признаки документа [5] |
|
Характеристики носія документної інфор- |
|
|
мації (конструкція, формат, складові мате- |
|
|
ріали, стан збереженості, наявність додатко- |
|
|
вих об'єктів та оздоби), елементів художньо- |
|
|
го оформлення і захисту, стану збереженості |
|
|
матеріалів запису інформації |
|
|
3.10 копія (документа) |
en |
record copy [18] |
Документ, шо містить точне знакове відтво- |
ru |
копия документа [5] |
рення змісту чи документної інформації іншо- |
|
|
го документа і в окремих випадках — деяких |
|
|
його зовнішніх ознак |
|
|
3.11 службовий документ |
en |
record [19] |
Документ, який створила або отримала уста- |
ru |
служебный документ [5] |
нова (чи інший суб'єкт господарювання) в |
|
|
процесі діяльності |
|
|
3.12 юридична сила (службового доку- |
en |
legal value [20] |
мента) |
ru юридическая сила документа [5] |
|
Властивість службового документа, надана |
|
|
чинним законодавством, яка є підставою для |
|
|
3
ДСТУ 2732:2004 |
|
|
вирішення правових питань, здійснювати |
|
|
правове регулювання і (або) управлінські |
|
|
функції |
|
|
3.13 оригінал (службового документа) |
en |
original document [20] |
Примірник службового документа, що пер- |
ru |
подлинник (официального) документа [5] |
шим набуває юридичної сили |
|
|
3.14 дублікаторигіналу (службового доку- |
en |
duplicate [20] |
мента) |
ru |
дубликат документа [5] |
Повторно оформлений службовий документ |
|
|
для використовування, замість втраченого чи |
|
|
пошкодженого оригіналу, що має таку саму |
|
|
юридичну силу |
|
|
3.15 незасвідчена копія (службового доку- |
ru |
незаверенная копия [15] |
мента) |
|
|
Копія службового документа, в якій немає |
|
|
реквізитів, що надають їй юридичної сили |
|
|
3.16 засвідчена копія (службового доку- |
en |
office сору [3], vidimus [3] |
мента) |
ru |
заверенная копия документа [5] |
Копія службового документа, що містить |
|
|
реквізити, які в окремих випадках надають їй |
|
|
юридичної сили оригіналу |
|
|
3.17 витяг (зі службового документа) |
en |
certified extract [3] |
Засвідчена копія частини тексту службово- |
ru выписка из документа [15] |
|
го документа |
|
|
3.18 документація |
en |
documentation [20] |
Сукупність службових документів, об'єднаних |
ru |
документация [15] |
за ознакою належності до певної галузі, сфе- |
|
|
ри, напряму діяльності, установи чи її підроз- |
|
|
ділу |
|
|
3.19 документаційний фонд установи; до- |
en |
accumulation [18] |
кументальний фонд установи |
ru |
документальный фонд [5] |
Фонд службових документів, який установа |
|
|
накопичила внаслідок діяльності, склад і про- |
|
|
цес формування якого визначають норма- |
|
|
тивні документи |
|
|
3.20 особовий документ |
ru |
личный документ [5] |
Документ, що посвідчує особу власника, йпгп |
|
|
права, обов'язки, суспільний стан, а також |
|
|
може містити біографічні і (або) інші відо- |
|
|
мості про нього |
|
|
3.21 документособового походження; осо- |
en |
personal papers [20] |
бовий документ (Нд); особистий документ |
ru документ личного происхождения [5] |
|
(Нд) |
|
|
Документ, створений фізичною особою поза |
|
|
службовою діяльністю або який міститься в |
|
|
її приватному зібранні |
|
|
4
|
|
|
ДСТУ 2732:2004 |
3.22 текстовий документ |
|
en |
textual record [18] |
Документ, зміст якого — мовна інформація, |
ru |
текстовой документ [5] |
|
зафіксована будь-яким типом письма або |
|
|
|
певною системою звукозаписування |
|
|
|
3.23 письмовий документ |
|
ru |
письменный документ [5] |
Текстовий документ, зміст якого зафіксовано |
|
|
|
за допомогою письмових знаків |
|
|
|
3.24 рукописний документ; рукопис (Нд) |
en |
manuscript [20] |
|
Письмовий документ, письмові знаки змісту |
ru |
рукописный документ [5] |
|
якого особа написала власноручно чи іншим |
|
|
|
безпосереднім способом |
|
|
|
3.25 надрукований документ |
|
|
|
Письмовий документ, знаки |
змісту якого |
|
|
зафіксовано друкувальними пристроями |
|
|
|
3.26 зображувальний документ |
en |
iconographic record [18] |
|
Документ, зміст якого зафіксовано у вигляді |
ru |
изобразительный документ [5] |
|
точного, зменшеного, збільшеного або |
|
|
|
формалізованого відображення зовнішніх |
|
|
|
характеристик реального чи уявного об'єкта |
|
|
|
за допомогою малювання, креслення, графі- |
|
|
|
ки, фотографії, кінематографії, відеозапису |
|
|
|
3.27 графічний документ |
|
ru |
графический документ [5] |
Зображувальний документ, |
ЗМІСТ якого |
|
|
зафіксовано у вигляді малюнка або кресле- |
|
|
|
ника лініями, штрихами, світлотінню |
|
|
|
3.28 аудіовізуальний документ |
en |
audio-visual document [20] |
|
Документ, зміст якого представлено у вигляді |
ru |
аудиовизуальный документ [5] |
|
зображення і (або) запису звуку, для фіксу- |
|
|
|
вання і (або) відтворювання яких застосову- |
|
|
|
ють відповідну апаратуру |
|
|
|
3.29 кінодокумент
Документ, зміст якого зафіксовано за допомогою кінематографічних засобів і представлено у вигляді послідовно розташованих фотографічних зображень
en |
motion picture [18], cinematographic film [20] |
ru |
кинодокумент [5] |
3.30 фотодокумент
Документ, зміст якого зафіксовано за допомогою фотографічних засобів у вигляді окремих фотозображень
en |
photo [20], photographic record [20] |
ru |
фотодокумент [5] |
3.31 фонодокумент |
en |
phonotape [3], sound recording [18] |
Документ, зміст якого зафіксовано будь-якою |
ru |
фонодокумент [5] |
системою звукозаписування |
|
|
3.32 відеодокумент |
en |
videotape [20] |
Документ, ЗМІСТ якого зафіксовано засобами |
ru |
видеодокумент [13] |
відеозаписування |
|
|
5
|
|
ДСТУ 2732:2004 |
3.33 електронний документ |
en |
electronic record [20] |
Документ, який створюють та використовують |
ги |
электронный документ [10] |
тільки в межах комп'ютерної системи |
|
|
3.34 справа |
en |
file [20] |
Документ або сукупність документів, що |
ги |
дело [5] |
стосуються одного питання чи напряму діяль- |
|
|
ності установи або особи і зберігаються в |
|
|
окремій теці (палітурці). |
|
|
4ДІЛОВОДСТВО
4.1Документування управлінської інформації
4.1.1 документування управлінської інформації
Створювання службових документів, змістом яких є управлінська інформація
4.1.2 створювання службового документа |
en |
creation of records [19] |
Складання тексту та оформлювання служ- |
|
|
бового документа |
|
|
4.1.3 правила документування |
ги |
правила документирования [5] |
Вимоги та норми, що регламентують порядок |
|
|
створювання службових документів |
|
|
4.1.4 реквізит (службового документа) |
ги |
реквизит документа [5] |
Інформація, зафіксована в службовому доку- |
|
|
менті для його ідентифікування, організуван- |
|
|
ня обігу і (або) надання йому ЮРИДИЧНОЇ |
|
|
сили. |
|
|
Примітка. Реквізитможе відбивати зуніфікованийпроцес |
|
|
оформлювання службового документа |
|
|
4.1.5оформлюванняслужбовогодокумента |
ги |
оформление документа [5] |
Фіксування реквізитів службового документа |
|
|
4.1.6 текст (службового) документа |
ги |
текст официального документа [5] |
Зміст письмового службового документа, шо |
|
|
є його головним реквізитом |
|
|
4.1.7 підпис (службового документа) |
en |
autograph [3], countersign [3] |
Реквізит службового документа, який |
ги |
подпись [5] |
свідчить про відповідальність особи за його |
|
|
зміст та є єдиний чи один з реквізитів, шо |
|
|
надають документові ЮРИДИЧНОЇ СИЛИ |
|
|
4.1.8 гриф погодження |
ги |
гриф согласования [5] |
Реквізит службового документа, який |
|
|
свідчить про згоду установи, її підрозділу чи |
|
|
посадової особи, шо не є автори документа. |
|
|
з його змістом |
|
|
6