MIDI-технологии

3

Введение

Одной из составляющих MIDI –технологий является ведение офисной документации, которая немыслима без компьютера. Он становится основным средством создания и редактирования документов, в результате чего улучшились систематизация, поиск и передача информации. Делопроизводство в предпринимательстве стимулировало создание технологий, которые могут не только готовить документы, но и организовать их в базу данных для эффективного поиска.

В настоящем пособии изложен порядок выполнения контрольной работы по дисциплине ‘‘MIDI –технологии’’ для студентов экономических специальностей. Для её успешного выполнения необходимы знания современных требований к оформлению служебных и законодательных документов; юридических и литературных норм их языка [1 - 4]; знание и умение пользоваться программами интегрированного пакета фирмы Microsoft Office – прежде всего текстовым редактором Word [5] и пакетом создания и ведения баз данных – Access [6 - 10].

1. Элементы делопроизводства

Создание фирменного бланка

Бланк организации – это ‘‘стандартный лист бумаги с воспроизведённой на нём постоянной информацией документа и местом, отведённым для перемен-

ной’’ (по ГОСТу 16487 – 83).

Обычно под фирменным бланком понимается чистый лист бумаги, в верхней части которого даётся название учреждения (фирмы) – автора документа, с соответствующими реквизитами. Под реквизитами понимают ‘‘элемент официального документа’’.

Автором служебных документов могут выступать предприятия (организации) и структурные подразделения этих основных единиц.

Разные виды фирменных бланков могут строиться из следующих реквизитов:

o государственный герб страны;

o товарный знак или эмблема фирмы (организации); o код организации;

o код формы документа;

o наименование автора документа;

o справочные данные об организации – авторе документа; o название вида документа;

o место для даты документа;

o место для регистрационного индекса документа;

o место для ссылки на номер и дату инициативного документа. Реквизиты на бланках могут располагаться двумя способами: угловыми и

продольными. Бланки с государственным гербом рассматривать не будем, т. к. они изготовляются только типографским способом на полиграфических предприятиях, имеющих на то разрешение, и относятся к документам строгой отчётности. Соответственно, они не могут быть заложены в шаблон компьютера.

4

Что же касается других фирменных бланков, то фирмы, учреждения и организации, как правило, располагают своим торговым знаком, или эмблемой.

Под торговым знаком (эмблемой) понимают условное или символическое графическое изображение, отражающее направление деятельности фирмы.

Эмблема является зарегистрированной торговой маркой.

Все типы бланков условно можно разделить на следующие виды:

o общий бланк для изготовления любого вида документа (кроме письма); o бланк для письма;

o бланк другого вида документа; o бланк должностного лица.

Именно бланк для письма имеет свои особенности. Так как письмо предлагает переписку, в этом бланке должны присутствовать справочные данные о фирме или организации (соответственно, отсутствует указание на вид документа и место составления).

Справочные данные о самой фирме включают: почтовый индекс, адрес предприятия (организации), номер расчётного счёта, наименовании и месторасположение банка, номера телефонов, факсов, телексов, адрес электронной почты, WWW – страницы фирмы и другие сведения. В состав справочных данных может включаться номер государственной регистрации организации, номер лицензии на ту или иную деятельность и т. п., если речь идёт о фирменном бланке общего вида, то на месте справочных данных указывается вид документа.

Оформление договоров Договор – это письменное соглашение о взаимных обязательствах. Договор

может заключаться между государственными, частными или общественными организациями, фирмами (предприятиями), учреждениями, а также гражданами. Часто используемыми договорами являются:

1.Договор аренды (например, арендодатель предлагает во владение и пользование нежилое помещение).

2.Договор залога (например, об оказании беспроцентной возвратной финансовой помощи).

3.Договор комиссии (например, комитент поручает, а комиссионер обязуется заключить от своего имени за счёт комитента с третьими лицами сделку по приобретению или продажи какого-либо товара или выполнении каких-то услуг).

4.Договор – поручение (например, поверенный обязуется заключить от имени и за счёт доверителя какие-то сделки по поставкам продукции или оказать какие-то услуги).

5.Договор о передаче долга (например, должник передаёт, а предприятие принимает на себя обязательства по погашению долга).

6.Договор подряда (например, заказчик поручает, а подрядчик принимает на себя производство строительных работ по возведению какого-то сооружения).

7.Договор поставки (поставщик обязуется поставить, а покупатель принять и оплатить какой-то товар).

5

8.Договор перевозки (например, перевозчик обязуется доставить вверенный ему заказчиком (или отправителем) груз до пункта назначения).

9.Договор о совместной деятельности (например, предприятия принимают

на себя обязательства совместно действовать для достижения хозяйственных или коммерческих целей).

10.Трудовой договор (контракт) (когда работник обязуется выполнять ка- кую-то работу, а собственник обязуется выплачивать за это денежное вознаграждение).

11.Договор об уступке требования (например, кредитор уступает новому кредитору право требования задолженности по расчётам за поставленную продукцию).

12.Договор хранения (например, владелец передаёт хранителю на ответственное хранение какие-то товары).

Договор купли-продажи Одним из самых распространённых договоров на данное время является до-

говор купли-продажи, который в коммерческой практике обычно называют

контрактом. Договор (контракт) купли-продажи – это коммерческий право-

вой документ, который закрепляет соглашение сторон на поставку товара и проведение других операций, необходимых для реализации сделки. В контракте должны содержаться следующие данные:

o наименование товара; оно составляет предмет договора купли-продажи; o количество товара; оно составляет размер поставки;

o качество товара; должны быть предусмотрены способы его определения;

oцена товара; должна быть показана как цена единицы товара, так и его общая стоимость;

o базис поставки;

o общая сумма контракта;

oусловия платежа; указывается форма оплаты и требуемые для этого документы;

o срок поставки;

o упаковка и маркировка;

o приёмка-сдача товара; описывается процедура приёмки (сдачи) товара; o гарантии поставки и санкции (наказания) в случае нарушения её условий;

oрекламации; устанавливается порядок предъявления претензий по поставке;

o порядок разрешения споров (арбитраж);

oфорс-мажор; устанавливается порядок действия сторон в случае чрезвычайных обстоятельств: пожара, стихийных бедствий (землетрясения, наводнения, извержение вулканов и т. п.), войн и военных действий, блокады и др.;

o условия транспортировки товара; o адреса сторон;

o подписи сторон.

Изучая договор купли-продажи (контракт), маркетолог должен обратить особое внимание на так называемые базисные условия поставки. Эти условия

6

определяют обязанности продавца и покупателя по доставке товаров и, что весьма важно, устанавливают момент перехода риска случайной гибели или повреждения товара от продавца к покупателю. Базисные условия устанавливают, кто несёт расходы, связанные с транспортировкой товара, которые в отдельных случаях могут составлять до 40-50% стоимости товара. Эти расходы включают затраты на подготовку товара к отгрузке, оплату погрузки на транспортное средство, оплату перевозки, а также оплату страхования и хранения товара в пути. Предусматривается оплата таможенных пошлин, налогов и сборов в случае необходимости пересечения государственной границы.

Подготавливая контракт в качестве продавца, предприниматель должен взять на себя и отразить в этом документе ряд обязательств:

oтовар должен быть поставлен в строгом соответствии со всеми условиями контракта;

oпокупатель должен быть своевременно уведомлён о готовности товара к отгрузке;

oза свой счёт оплатить расходы по проверке товара должностными лицами;

oза свой счёт оплатить упаковку товара, а также, а также таможенные пошлины и налоги;

oпредоставить покупателю так называемый ‘‘чистый документ’’, удостоверяющий поставку товара на согласованных условиях (‘‘чистый’’ - зна-

чит без оговорок относительно дефектов тары и упаковки); o получить и оплатить экспортную лицензию;

oнести все риски и расходы до момента передачи товара покупателю в месте и в срок, установленный контрактом.

Подготавливая контракт в качестве покупателя, предприниматель должен взять на себя и отразить в этом документе следующие обязательства:

o принять товар в месте и в срок, установленным контрактом; o нести все риски и расходы по перевозке товара;

oоплатить все сборы и расходы, возникающие при получении документов в процессе движения товара;

o обеспечить получение и оплатить лицензию и другие документы, необходимые для перемещения товара за границу.

Обязательно добивайтесь включения в контракт защитительных пунктов,

например, в случае изменения контрактных условий или появления форсмажорных обстоятельств, проводить корректировку установленной цены.

Форс-мажор чрезвычайное и непредотвратимое при данных условиях событие (например, стихийное бедствие), освобождающее, как правило, от имущественной ответственности за неисполнение договора или причинение вреда, а также приостанавливающее течение срока исковой давности. Очень важным пунктом, является ‘‘Оплата’’ и ‘‘Ответственность сторон’’. Некоторые применяемые стандартные, общеупотребительные приёмы:

… за прострочку поставки (недопоставку) равно поставку некачественной продукции (допоставку) виновная сторона уплачивает пеню в раз-

7

мере 0,5% от стоимости продукции, поставка (замена, допоставка) которой просрочена.

…за каждый день просрочки обязательств виновный уплачивает пеню в размере 0,5% от стоимости товара.

…за просрочку расчётов виновная сторона уплачивает штраф в размере 20% от цены товара.

…за просрочку расчётов уплачивают пеню в размере двойной учётной ставки НБУ от просроченной суммы за каждый день просрочки.

…в случае несвоевременной оплаты по настоящему договору производится дополнительная выплата денежной суммы в размере 5% от общей суммы за каждый день просрочки.

…за нарушение исполнения обязательств по договору виновная сторона уплачивает пеню в размере 0,05% от стоимости просроченного обязательства за каждый день просрочки.

…неисполнение обязательств по данному договору влечёт взыскание с виновной стороны всех причинённых таким неисполнением убытков, включая упущенную выгоду.

…в случае утраты (недостачи) переданного на хранение товара ‘‘Хранитель’’ обязуется возместить утрату (недостачу) путём оплаты стоимости товара по ценам, сложившимся на день возмещения, в срок не более 10 дней.

Составные элементы типового договора следующие:

o наименование предприятия (фирмы), ведомства, учреждения (организации), вступающего в договорные отношения;

o наименование разновидности документа (договор); o дата заключения договора;

o место заключения договора; o предмет договора;

o юридические адреса сторон; o подписи представителей; o печати.

Содержание договора излагается отдельными пунктами, которые должны иметь сквозную нумерацию. Текст печатается на обеих сторонах листа через один интервал, с пробелами между пунктами в полтора интервала. Слово ДОГОВОР следует печатать прописными буквами. Договор составляется в двух экземплярах (если он двусторонний), которые имеют одинаковую юридическую силу.

2. Создание базы данных в Microsoft Access для ведения делопроизводства в офисе

Наличие огромного числа документов создаёт значительные трудности при работе с ними (поиск, редактирование и т.д.). Желательно их отсортировать по типу. Ниже представлена таблица в Access, в столбце которой ‘‘Вид документа’’ представлены следующие типы: отчёты, договоры, приказы, распоряжения, кадры. Естественно, что их можно продолжить.

9

ниц доступа к данным.1 Например, на основе запроса с параметрами можно создать месячный отчет о доходах. При печати данного отчета Access выводит на экран приглашение ввести месяц, доходы за который должны быть приведены в отчете. После ввода месяца Access выполняет печать соответствующего отчета. Запросы с параметрами позволяют создавать пользовательскую форму или диалоговое окно, в котором выводится приглашение ввести параметры запроса с последующим отображением результатов в режиме таблицы. В пользовательское диалоговое окно можно добавить кнопки и другие элементы управления,2 печать условия, введенного в запрос с параметрами, в заголовке отчёта,3 чтобы пользователь отчета видел значения, использованные при его создании.

Для вызова запроса в окне Access необходимо выделить нужный запрос, а затем выбрать из меню – Открыть.

В результате появится диалоговое окно, в котором необходимо ввести нужный тип документа.

1Страница доступа к данным - опубликованная с помощью Microsoft Access веб-страница, имеющая подключение к базе данных. С помощью страницы доступа к данным можно просматривать, добавлять, изменять и обрабатывать данные, хранящиеся в базе. Страницы доступа к данным могут также содержать данные из других источников, таких как Microsoft Excel.

2Элемент управления - объект графического интерфейса пользователя (такой как поле, флажок, полоса прокрутки или кнопка), позволяющий пользователям управлять приложением. Элементы управления используются для отображения данных или параметров, для выполнения действий, либо для упрощения работы с интерфейсом пользователя.

3Заголовок отчета - область отчета, используемая для вывода данных, таких как текст заголовка отчета, дата или введение, которых следует напечатать один раз в начале отчета.

10

Результатом работы запроса является нижеследующая таблица.

Двойной щелчок левой кнопки мыши по наименованию документа в столбце запроса ‘‘Содержание’’ вызовет документ для дальнейшей работы с ним.

3.Задание для контрольной работы

1.Согласно номеру варианта подготовить в Microsoft Word три конкретных документа. Под конкретным понимается документ с наименованиями фирм, фамилиями, юридическими адресами, объёмами, ценами, датами и т. д. (типы документов выбираются из таблицы). Документ типа ‘‘Договор’’ не должен превышать 3-х страниц формата А4 текста Word. Остальные – одной страницы.

2.С помощью ‘‘мастера’’ или ‘‘конструктора’’ создать в Microsoft Access базу данных для этих документов.

3.С помощью ‘‘конструктора’’ создать запрос с параметром для выборки из базы этих документов по их типу.

4.Протестировать работоспособность созданной базы.

4.Выбор номера варианта для контрольной работы

Для правильного выбора варианта контрольной задачи (типов документов из таблицы) каждому студенту необходимо определить двузначное число N по присвоенному ему шифру ( номер зачётной книжки ) следующим образом:

А) если две последние цифры шифра составляют число меньше или равное 50, то это число принимается за N;

Б) если две последние цифры шифра составляют число больше 50, то за N принимается число, равное полученному числу минус 50.

Примеры:

А) Шифр 97116.

Две последние цифры составляют число 16, которое меньше 50. Следовательно, N = 16.

Б) Шифр 97273.