6

ЛАБОРАТОРНАЯ РАБОТА№ 27

ТЕМА ЗАНЯТИЯ: Применение элементов автоматизации при работе в Excel

УЧЕБНЫЕ ВОПРОСЫ:

1. Создание и запись макросов.

2. Способы запуска макросов.

3. Копирование данных между Microsoft Excel и Word.

КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ:

1. Какие виды фильтрации существуют в Excel?

2. Каким образом записывается диапазон условий в Excel?

3. Учитывается ли при вычислениях в Excelрегистр букв?

Основные действия и приемы работы при выполнении лабораторной работы

1. Создание и запись макросов

Макросы позволяют автоматизировать сложные задачи и уменьшать количество шагов для выполнения сложных или повторяющихся задач. Макрос – это последовательность команд и функций, хранящихся в модуле Visual Basic, которые можно использовать как одну команду. Макрос можно выполнять всякий раз, когда необходимо выполнить данную задачу. При записи макроса Excel хранит информацию о каждом шаге выполнения последовательности команд. Запуск макроса вызывает повторение («воспроизведение») команд.

Запись макроса

Выберите в меню СервискомандуМакроси подкомандуНачать запись.

В поле Имя макросавведите имя для макроса (рис. 27.1). Первым символом имени макроса должна быть буква. Остальные символы могут быть буквами, цифрами или знаками подчеркивания. В имени макроса не допускаются пробелы; в качестве разделителей слов следует использовать знаки подчеркивания.

1. Для того чтобы запускать макрос с помощью сочетания клавиш, введите букву в полеСочетание клавиш. Допускается использование сочетанийCtrl+буква(для строчных букв) илиCtrl+Shift+буква (для прописных букв), гдебуква– любая буквенная клавиша на клавиатуре. В сочетаниях клавиш нельзя использовать цифры или специальные символы, такие, как «@» или «#». Выбранное сочетание клавиш подавляет стандартные сочетания клавиш Microsoft Excel на то время, пока открыта книга, содержащая данный макрос.

2. В поле Сохранитьвыберите книгу, в которой требуется сохранить макрос.

3. Чтобы создать краткое описание макроса, введите необходимый текст в поле Описание.

4. Нажмите кнопку OK.

5. По умолчанию при записи макроса используются абсолютные ссылки. Макрос, записанный с абсолютными ссылками, при выполнении всегда обрабатывает те же ячейки, которые обрабатывались при его записи. Чтобы с помощью макроса обрабатывать произвольные ячейки, следует записать его с относительными ссылками. Для этого нажмите кнопку Относительная ссылкана панели инструментовОстановка записи. Относительные ссылки будут использоваться до конца текущего сеанса работы в Excel или до повторного нажатия кнопкиОтносительная ссылка.

6. Выполните макрокоманды, которые нужно записать.

7. Нажмите кнопку Остановить записьна панели инструментовОстановить запись.

При записи макроса можно использовать абсолютную и относительную ссылки. При записи относительных ссылок кнопка Относительная ссылкадолжна быть нажата. При записи абсолютных ссылок кнопкаОтносительная ссылкадолжна быть отжата. После записи макроса код программы можно посмотреть в редакторе Visual Basic для исправления ошибок и внесения требуемых изменений в макрос. Редактор Visual Basic разработан для упрощения написания и редактирования программ начинающими пользователями.

Выполнение макроса в Microsoft Excel

1. Откройте книгу, содержащую необходимый макрос (рис. 27.2).

2. Выберите в меню Сервиско­мандуМакроси подкомандуМак­росы.

3. В поле Имя макросавведите имя того макроса, который тре­буется выполнить.

4. Нажмите кнопку Выполнить.

Для того чтобы прервать выпол­нение макроса, нажмите кнопку Esc.

Можно запустить макрос, выбрав его из списка в диалоговом окне Макрос. Чтобы макрос запускался после каждого нажатия определенной кнопки или сочетания клавиш, можно назначить макрос кнопке на панели инструментов, сочетанию клавиш или графическому объекту на листе.

2. Способы запуска макросов Назначение клавиши для запуска макроса

1. В меню Сервисвыберите пунктМакрос, а затем выполните командуМакросы.

2. В поле Имя макросавведите имя того макроса, которому нужно присвоить сочетание клавиш, запускающее макрос.

3. Нажмите кнопку Параметры.

4. Чтобы выполнить макрос с клавиатуры с помощью сочетания клавиш, введите соответствующую букву в поле Сочетание клавиш. Для строчных букв используется сочетаниеCtrl+ буква, а для заглавных –Ctrl+Shift+буква, гдебуква– любая клавиша на клавиатуре.

5. Чтобы создать краткое описание макроса, введите необходимый текст в поле Описание.

6. Нажмите кнопку OK.

Назначение кнопки панели инструментов для запуска макроса

Макрос можно запустить с помощью кнопки на встроенной или специальной панели инструментов.

1. Выберите командуНастройкав менюСервис (рис. 27.3).

2. Если панель инструментов, содержащая кнопку, не отоб­ражается на экране, выберите вкладку Панели инструме­н­тови установите флажок рядом с именем этой панели.

3. Если на панели инструментов отсутствует кнопка, которая должна запускать макрос, выберите параметр Макросыв спискеКатегориина вкладкеКоманды. Из спискаКомандыперетяните с помощью мышинастраиваемую кнопкуна панель инструментов (рис. 27.4).

4. Щелкните эту кнопку правой кнопкой мыши и выберите команду Назначить макросв контекстном меню.

5. Введите имя макроса в поле Имя макроса.

Удаление макроса

1. Откройте книгу, содержа­щую удаляемый макрос.

2. В меню Сервисвыберите пунктМакрос, а затем вы­пол­ните командуМакросы.

3. В списке Находитсявыбе­ритеЭта книга.

4. В списке Имявыберите имя макроса, который нужно уда­лить.

5. Нажмите кнопку Удалить.

Чтобы удалить все макросы из книги, удалите все макросы, пере­численные в диалоговом окне, и сохраните книгу.

Проверка книг на макровирусы.

Excel обеспечивает защиту от вирусов, которые могут переда­ваться макросами. Если макросы используются совместно с другими пользователями, макросы могут быть снабжены цифровой подписью, так что пользователи могут проверить надежность источника макросов. Всякий раз при открытии книги, содержащей макросы, можно проверить источник макросов.

Макровирус – это тип компьютерного вируса, который хранится в макросе или программе надстройки. Вирусы – это программы, написанные с целью разрушить или повредить данные. При открытии зараженной книги вирус может стать активным, быть передан на компьютер, сохранен в скрытой книге Personal.xls или другом неопределимом месте. После этого сохраняемая книга может быть автоматически заражена вирусом. Открытие зараженных книг другими пользователями может привести к передаче вируса на их компьютеры.

Excel не проверяет гибкие, жесткие или сетевые диски с целью найти и уничтожить макровирусы. При необходимости в защите такого рода нужно установить антивирусное программное обеспечение. Однако Excel может выводить предупреждающее сообщение при открытии книги, содержащей макросы. После этого можно открыть книгу, разрешив выполнение макросов, либо отключить макросы, что позволит только проверить и отредактировать их. Макровирус опасен только в активном состоянии, поэтому отключение макросов делает открытие книги безопасным.

Если наличие макросов в книге не предполагается либо если надежность ее источника вызывает сомнения, можно нажать кнопку Отключить макросы, чтобы открыть книгу с отключенными макросами. Например, книга может быть получена как вложение в сообщение электронной почты из незнакомого источника либо с незащищенного узла сети Интернет.

Отключение макросов делает невозможным выполнение любых макросов, пересчет пользовательских функций для инициирования событий. Сохраняется возможность проверки и редактирования макросов при помощи редактора Visual Basic. При выборе команды Сохранитьв менюФайлмакросы сохраняются. Затем можно закрыть книгу и открыть ее вновь со включенными макросами, если требуется их выполнение.

Для предотвращения заражения компьютера вирусом, содержащимся в макросе, используйте следующую процедуру для вывода предупреждения при каждой попытке открыть книгу, содержащую макросы. Так как сообщение появляется независимо от наличия вируса в макросе, прежде чем начать работу, необходимо убедиться в надежности источника, из которого получена книга. Например, заражение книги вирусом возможно в незащищенной сети или на сервере Интернета.

1. В меню Сервисвыберите командуМакроси затем –Безопасность.

2. Выберите вкладку Уровень безопасности.

3. Установите переключатель в положение Средняя.