Автоматизація введення касових операцій

Найбільш природною формою роботи бухгалтера є робота з первинними документами. Кожна бухгалтерська операція обумовлюється або підтверджується деяким первинним документом. Тому при ручній організації обліку бухгалтер, як правило, виконує дві дії, виписує або реєструє документ, а потім відображає його основні показники в облікових регістрах. Система «1С:Бухгалтерія» дозволяє поєднати процес введення, реєстрації первинного документа й формування пов'язаних з ним бухгалтерських проведень. Для цієї мети в програмі передбачений режим уведення документів. Набір документів, їхній реквізитний склад, форми журналів для реєстрації документів визначаються в процесі конфігурування програми.

Для автоматизації введення касових операцій у типовій конфігурації програми «1С» передбачені документи «Прибутковий касовий ордер» і «Видатковий касовий ордер».

Журнал документів (касові документи) є формою, призначеною для реєстрації інформації про уведені документи. Кожний рядок журналу являє собою запис, що містить найбільш істотні реквізити, що ідентифікують документ: його найменування, номер, дату та ін. Як правило, за журналом закріплені певні типи документів, які можуть бути в ньому зареєстровані.

Касова книга - це журнал який використовують для реєстрації документів двох типів — прибуткових і видаткових касових ордерів.

Відзначте, що той самий документ може одночасно реєструватися не в одному, а в декількох журналах. Однак на відміну від ручного обліку введення документа проводиться однократно, а система самостійно здійснює «рознесення» записів про документ по різних журналах.

Звіт касира та здача наявних коштів

В обов'язки касира входить складання щодня звіту касира. Звіт касира є аркушем касової книги з відбиттям операцій за один касовий день. В «1С: Бухгалтерії 8» касова книга є звітом, у якому відображаються всі рухи наявних.

Касир зобов'язаний здати готівку на розрахунковий рахунок. За наказом керівника підприємства в бухгалтерії виписується видатковий касовий ордер, у якому вказується сума готівки, здавана на розрахунковий рахунок.

При здачі грошей в операційному відділі банку касиром заповнюється оголошення на внесок готівкою, квитанція й ордер. Оголошення на внесок готівкою залишається в банку, квитанція видається банківським працівником на руки особі, що вносить готівку на розрахунковий рахунок, на підтвердження одержання даної суми. Квитанція здається в бухгалтерію, де зберігається разом з видатковим ордером і копією аркуша касової книги. При видачі бухгалтерові (касирові) виписки з розрахункового рахунку до неї прикладається ордер - як документ, що підтверджує зарахування коштів на розрахунковий рахунок підприємства.

У бухгалтерії підприємства робиться запис у касову книгу, що включає втримування операції по ордері, із вказівкою кореспондуючого рахунку - 31 «Розрахунковий рахунок» і суми видатку. Видатковий касовий ордер реєструється в журналі.

Сума готівки, що здана на розрахунковий рахунок, відображається в бухгалтерському обліку проведенням у дебет рахунку 31 «Розрахунковий рахунок» і кредит рахунку 30 «Каса».