OSD-metodichka

11

-у документах формату А-5 заголовок необов’язковий.

Дата документа (11) - це дата його підписання, затвердження, прийняття, реєстрації.

Вимоги до написання дати:

-елементи дати наводяться трьома парами арабських цифр;

-в нормативно-правових актах та фінансових документах – 07 березня 2005 року або 07 березня 2005 р., скорочення «р.» вказується через один інтервал;

-у всіх інших документах дата проставляється 07.03.2005 (можливо 2005.03.07);

буква «р.» не пишеться.;

-дата проставляється нижче назви документу на спеціально відведеному місці;

-якщо документ оформлений не на бланку проставляється нижче підпису зліва;

-проставляється особою, яка підписує або затверджує документ

Узгодження документа (24) – попередній розгляд питань, які розглядаються у проекті документу. Мета узгодження – підвищити якість документа шляхом компетентної оцінки необхідності його видання, правильності оформлення, відповідності до законодавства. Реквізит 24 розташовується нижче реквізиту «підпис». Допускається оформлювати «Лист узгоджень». Віза (25) – внутрішнє узгодження документу. Віза розташовується нижче підпису. Реквізит 25 використовують при ознайомленні з документом.

Види узгодження: внутрішнє, зовнішнє.

Посвідчення документа – підписання, затвердження та відтиск печатки.

Послідовність підпису: посада, особистий підпис, ім’я, побатькові, прізвище.

Підпис (23) ставиться із зазначенням посади, якщо документ оформлено не на бланку. При підписанні документу кількома посадовими особами, їх підписи розташовуються одна під одною в послідовності, що відповідає посаді. При підписанні рівними за посадою особами, їх підписи розташовуються на одному рівні. У разі відсутності керівника, документ підписує його заступник при внесенні відповідних виправлень. Підписувати документ зі словом «За», або

12

ставити косу лінію перед найменуванням посади не допускається. Підпис ставиться під текстом через 2-3 інтервали.

Затвердження (17): слово ЗАТВЕРДЖУЮ (без «лапок» та двокрапки ставиться у правому верхньому кутку документа). Нижче фіксується посада, підпис та дата.

Затвердженню підлягають:

Відтиск печатки (26) – завіряє в документі підпис відповідальної особи. Відтиск проставляється так, щоб він захватив останні декілька букв найменування посади особи, що підписала документ.

Примірний перелік документів, на які ставиться гербова печатка:

13

Тема 4. Призначення, склад та особливості підготовки організаційно-розпорядчої документації

1.Поняття «організаційно-розпорядчі документи».

2.Класифікація організаційно-розпорядчої документації.

3.Складання та оформлення організаційних документів: статути, положення, інструкції, правила.

4.Особливості складання та оформлення розпорядчих документів: постанови, накази, розпорядження, рішення, ухвали, вказівки.

5.Документування діяльності колегіальних органів: складання протоколів, порядок оформлення рішень.

6.Різновиди та особливості підготовки довідково-інформаційних та довідково-аналітичних документів.

Організаційно-розпорядча документація – підсистема управлінської документації, яка забезпечує здійснення організаційної та розпорядчої функцій управління.

Організаційні документи закріплюють конкретні функції, права та обов’язки органів управління на тривалий час. До них належать статути, положення, інструкції, правила.

Статут – юридичний акт, яким оформлюється утворення ПОУ, регулюється його діяльність, взаємовідносини з іншими ПОУ та громадянами, права та обов’язки в певній галузі державної та господарської діяльності. Статут – основа для розробки положення. Після затвердження вищою організацією, статут підлягає реєстрації в органах Міністерства фінансів.

Структура статуту:

1.Загальні положення.

2.Завдання та функції.

3.Майно ПОУ.

4.Управління.

5.Організація та оплата праці.

6.Звіт, звітність і контроль.

7.Зовнішньоекономічна діяльність.

8.Реорганізація та припинення діяльності ПОУ.

Структура залежить від форми власності та виду діяльності ПОУ. Інструкція – правовий акт, у якому викладено правила, що

регулюють спеціальні сторони діяльності і стосунків ПОУ, службових

14

осіб і громадян. Текст має вказівний характер, поділяється на пункти та підпункти. Реквізити: назва виду документу, гриф затвердження, заголовок, текст, дата, місце видання, підпис, гриф узгодження, візи. Види інструкцій: типові, примірні, посадові.

Посадова інструкція – документ, що визначає організаційноправове становище працівника у структурному підрозділі і забезпечує умови для його ефективної праці. Викладення тексту ведеться від третьої особи. Посадова інструкція:

-підписується керівником структурного підрозділу;

-узгоджується начальником відділу праці та зарплати, заступником директора по підпорядкованості, юристом;

-затверджується керівником ПОУ;

-доводиться працівнику під підпис;

Зміни до посадової інструкції вносяться тільки на підставі наказу, замінюється якщо змінюється назва ПОУ, структурного підрозділу3, посади. Зберігаються 3 роки після її заміни.

Положення – правовий акт, що визначає основні правила організації та діяльності державних органів, їх структурних підрозділів, а також підпорядкованих установ, організацій і підприємств. Розробляється на підставі статуту. Положення про структурний підрозділ одночасно є посадовою інструкцією керівника.

Види положень: типове, примірне, індивідуальне.

Типовий формуляр положення містить: герб, назву відомства, організації, структурного підрозділу, гриф затвердження, назву, місце видання, номер, індекс, заголовок до тексту, текст, підпис, позначку про погодження.

Структура положення:

-загальні положення (правовий статус, підпорядкованість ПОУ, порядок призначення та звільнення керівника, перелік правових актів та нормативів, якими керується ПОУ у своїй діяльності);

-завдання ПОУ;

-структура ПОУ;

-функції;

-зв’язки;

-права

-відповідальність.

15

Зміни до положення вносяться на підставі наказу керівника організації.

Правила – службові документи організаційного характеру, в яких викладаються настанови або вимоги, що регламентують визначений порядок яких-небудь дій, поведінки тощо. Виконання правил обов’язкове для кожного, тому їх відносять до правових документів.

Наказ – розпорядчий документ, який видає керівник організації на правах єдиноначальності та в межах своєї компетенції. Наказ – акт управління, який видається для вирішення основних та оперативних задач. За призначенням розрізняють накази із загальних питань та з особового складу. За кожною групою діловодство ведеться окремо. Накази із загальних питань: ініціативні та ті, що видаються на виконання розпоряджень вищих органів. Текст наказу складається з констатуючої та розпорядчої частин. Наказ з особового складу не має констатуючої частини. Констатуюча частина – це викладення фактів, аналіз явищ, причин тощо. У розпорядчій переліковуються дії, що пропонуються, вказуються виконавці та терміни виконання, зазначаються особи, яким доручається контроль за його виконанням. Наказ підписує перший керівник ПОУ. Особлива увага приділяється доведенню наказу до відома виконавців та зацікавленних осіб. Робиться це під розпис.

Вказівка – розпорядчий документ, що видається колом посадових осіб. Вона в основному охоплює питання організаційно-методичного, оперативного характеру, пов’язані з організацією виконання наказів, інструкцій.

Ухвала – правовий акт, що приймається місцевими Радами народних депутатів в колегіальному порядку для розв’язання найважливіших питань. Ухвала має дві частини: вступна, в якій висвітлюється стан питання та постановча – перелік заходів із зазначенням термінів їх виконання та відповідальних осіб.

Розпорядження – акт управління, виданий посадовою особою чи державним органом владного характеру у межах наданої компетенції, мають обов’язкову силу для громадян чи організацій.

Рішення - правовий акт діяльності колегій міністерств і відомств, наукових рад тощо.

Протокол – документ, що фіксує хід обговорення питань та прийняті рішення на зборах та засіданнях колегіальних органів.

16

Реквізити протоколу:

-назва виду документа;

-порядковий номер;

-назва колегіального органу;

-назва підприємства;

-дата проведення або термін;

-кількісний склад учасників»

-порядок денний;

-текст;

-перелік додатків;підписи.

У протоколі фіксуються всі винесені у порядок денний питання за формою: СЛУХАЛИ, ВИСТУПИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ. В процесі засідання ведеться чернетка протоколу, оригінал повинен бути оформлений протягом наступних 5 днів. Рішення колегіальних органів, зазначені у протоколі доводяться до виконавців у вигляді постанов, наказів, рішень, виписок з протоколу. Пртокол підписує голова та секретар.

До інформаційних та довідково-аналітичних документі відносять акти, договори, контракти, факси, телефонограми, доповідні, службові та пояснювальні записки, доручення.

Акт – документ, що складається однією чи кількома особами та підтверджує встановлені факти або дії. Акт складається комісією, призначеною наказом. Оформлюється на загальному бланку ПОУ, дата відповідає даті та місцю події та має заголовок «Про …». В акті обов’язково вказується підстава, відповідно до якої він складений. Акт має вступну, констатуючу та заключну частину. Він складається у декількох екземплярах та вказується в акті де вони знаходяться. Підписується акт головою та членами комісії. Акт має гриф ЗАТВЕРДЖУЮ.

Договір (контракт) – угода сторін про встановлення та регулювання певних відносин, характер угоди, умови поставки, упаковку, ціну тощо. Він є основним правовим документом у взаємовідносинах між ПОУ. Комерційні договори зберігаються 3 роки, з іноземними партнерами – 10.

Доповідна записка – документ, адресований керівнику ПОУ або вищому органу, що містить викладення будь-якого питання з висновками та пропозиціями. Види: інформаційні, ініціативні, звтні доповідні записки. Текст поділяється на дві частини: констатуючу та

17

частину, в якій робляться висновки, надаються пропозиції та прохання.

Пояснювальна записка – документ, щ пояснює зміст окремих документів, положень основного документу або причини будь-якої події. У пояснювальній записці окремі працівники можуть надавати пояснення своїм діям поступкам та ситуаціям.

Службова записка – документ, що використовується для внутрішньої переписки між структурними підрозділами в ПОУ. Цього виду документу немає у Держаному класифікаторі управлінської документації.

Довідка – документ, який засвідчує біографічні та юридичні факти, діяльність окремих службових осіб (робота, навчання,оплата праці тощо).Обов’язково вказується місце, куди вона подається, підписується керівником та ставиться печатка.

Доручення – документ про надання права конкретній особі на певні дії від імені ПОУ чи окремої особи. Доручення поділяються на офіційні та особисті.

Службові листи поділяються на ті, що потребують відповіді та ті, що не потребують відповіді. Оформлюються на бланку ПОУ формату А4, А5. Назва документа (Лист) не пишеться.

Література [5,10,11,12,22]

Тема 5. Документи з особового складу

1.Поняття і класифікація документів з особового складу.

2.Характеристика трудового договору, контракту, трудової угоди.

3.Порядок документування прийняття на роботу, переміщення та звільнення працівників.

4.Трудові книжки.

5.Автобіографії, резюме, характеристики, заяви.

6.Особова справа: склад, правила ведення, використання та зберігання.

Комплекс документів за функціями управління кадрами включає основні групи документів:

-особисті та особові документи працівників;

-організаційно-розпорядча документація;

18

-первинна облікова кадрова документація.

Особисті документи: паспорт, трудова книжка, військовий квиток, диплом, свідоцтво, атестат, посвідчення особи, документи про сімейний стан.

За юридичним призначенням до особових документів відносять заяви про прийняття на роботу, переведення, звільнення, автобіографію, атестаційні листи, подання тощо.

Організаційно-розпорядча документація – положення, інструкції, правила, статути, накази, розпорядження, листи, акти тощо.

Первинна облікова кадрова документація – особовий листок з обліку кадрів, доповнення до нього, особова картка, спеціалізовані картки персонального обліку спеціалістів, книги та журнали обліку тощо.

Трудовий договір – угода між працівником та роботодавцем, за якою працівник зобов’язується виконувати роботу за певною спеціальністю, кваліфікацією або посадою, а роботодавець зобов’язується виплачувати заробітну плату та забезпечувати необхідні умови праці. Трудовий договір може укладатися як письмово, так і усно. Контракт – особлива форма трудового договору в якому термін його дії, права, обов’язки, відповідальність сторін, умови праці та оплати праці встановлюються угодою сторін. Контракт укладається тільки у письмовій формі.

При прийомі на роботу громадяни подають письмову заяву на якій робиться резолюція після чого видається наказ. При звільненні також подається заява із зазначенням причин звільнення. Трудова книжка видається в останній день роботи працівника. Види кадрових наказів: прості (містять інформацію про одну особу) та зведені (містять інформацію про декількох осіб, але з одного питання). Накази з особового складу, крім наказів про надання відпустки та відрядження, зберігаються довічно. Розпорядча дія пишеться великими літерами: ПРИЙНЯТИ, ПЕРЕВЕСТИ, ЗВІЛЬНИТИ, НАДАТИ. В наказі зазначається підстава для його видання та розміщується гриф «ознайомлення».

Особова справа – документ, у якому групуються всі документи працівника у хронологічному порядку в такій послідовності: внутрішній опис документів, заява про прийняття на роботу, особовий листок обліку кадрів, автобіографія, документи про освіту, витяги з наказів про призначення, переведення, звільнення, доповнення до

19

особового листка з обліку кадрів, доповнення до особового листка про заохочення та ін. Особові справи зберігаються 2 роки і відділі кадрів, після чого передаються до архіву на довічне зберігання.

Трудова книжка – основний документ про трудову діяльність працівника. Порядок її заповнення регламентує ст.48 КЗпП України та «Інструкція про порядок ведення трудових книжок на підприємствах, в установах та організаціях». Трудова книжка повинна бути оформлена протягом 5-ти днів з моменту прийому на роботу на всіх працівників, окрім тих, що працюють за сумісництвом. Якщо у трудовій книжці заповнені всі сторінки, вона доповнюється вкладишем. При втраті – видається дублікат. До трудової книжки заносяться відомості про:

-ПІБ, дата народження;

-прийом, переведення та звільнення;

-нагородження та заохочення;

-час перебування на обліку у державній службі зайнятості в статусі безробітного, служби в армії, МВД та СБУ.

Виправлення в трудову книжку вносяться тільки у наступному порядковому запису, закреслювання не допускаються. Записи робляться тільки на підставі наказів, інформація про які фіксується у спеціальній графі.Відомості про стягнення до трудових книжок не вносяться. Печаткою завіряється запис про звільнення, а також запис про нагородження та заохочення.

Автобіографія (резюме) – довільне описання особистих, освітніх і професійних даних. Вимоги: детальність, послідовність, конкретність, лаконічність, грамотність. Особливість резюме – викладання даних про трудову діяльність у зворотному хронологічному порядку.

Література [1,8,13,14,16,17,18,21,22]

Тема 6. Організація документообігу

1.Поняття про вхідні, вихідні та внутрішні документи.

2.Особливості приймання та первинної обробки вхідних документів. Схема документообігу.

3.Особливості проходження внутрішніх документів.

4.Поняття про облік обсягу документообігу в установах і технологія його здійснення.

5.Основні етапи проходження вихідних документів.

20

Документообіг – рух службових документів в ПОУ від дати його створення або отримання до дати завершення виконання або відправки.

Схема документообігу: прийом документу, реєстрація, розгляд, обробка, відправка, контроль виконання, складання номенклатури та формування справ до зберігання.

Вимоги до документообігу: прямоточність (проходження через найменшу кількість інстанцій та виключення повернення), вибірковість розподілу між керівниками та спеціалістами у відповідності до функцій, подібність маршруту, одноразовість виконання кожної операції.

Потоки документації: вхідна, вихідна, внутрішня. Прийом документації здійснює працівник служби діловодства, в неробочий час - охоронник. При прийомі документів ставиться вхідний реєстраційний штамп, у якому зазначається найменування ПОУ, дата отримання, індекс документу. Вхідні документи підлягають розгляду зав. канцелярією або референтом а також керівником. На документі вказується ПІБ виконавця та структурний підрозділ. Попередній розгляд здійснюється в день отримання пошти або наступного дня, якщо пошта надійшла у неробочий час. Реєстрація документа – внесення в облікові форми короткої інформації про документ з зазначенням реєстраційного індексу та дати реєстрації.

Не підлягають реєстрації:

-копії листів для ознайомлення;

-телеграми та листи про дозвіл відрядження та відпустки;

-інформація та порядок денний засідань;

-реклама, прейскуранти;

-листи-вітання та листи-запрошення;

-книги, журнали, бюлетені;

-наукові звіти за темами;

-звіти ;

-форми статистичної звітності.

Основний принцип реєстрації документу – однократність, коли документ реєструється тільки один раз: вхідний – в день отримання, створений в організації – в день підписання. Документу надається реєстраційний індекс – цифрове або алфавітно-цифрове позначення, що надається службовому документу під час його реєстрації. Індекс – порядковий номер в рамках групи документів, що