OSD-metodichka

МІНІСТЕРСТВО ОСВІТИ І НАУКИ УКРАЇНИ Запорізький національний технічний університет

МЕТОДИЧНІ РЕКОМЕНДАЦІЇ з дисципліни

«Організація сучасного діловодства»

для студентів спеціальності 8. «Управління трудовими ресурсами» денної та заочної форми навчання та спеціальності

2009

2

Методичні рекомендації з дисципліни «Організація сучасного діловодства» для студентів спеціальності 8. «Управління трудовими ресурсами» денної та заочної форми навчання та спеціальності / Укл.: О.В.Пругло – Запоріжжя: ЗНТУ, 2009. - 40 с.

Укладачі: О.В.Пругло, викладач

Рецензент: В.О.Толок, д.т.н., професор

Відповідальний за випуск: О.В.Пругло, викладач

Затверджено на засіданні кафедри «Управління трудовими ресурсами»

Протокол № 15 від 04.06.2009.

4

ПЕРЕДМОВА

Мета дисципліни – ознайомлення студентів з організаційнофункціональною структурою служб діловодства, із сучасними вимогами до організації роботи з документами та оволодіння навичками складання та оформлення службових документів.

Завдання вивчення дисципліни:

ознайомлення з нормативно-методичною базою, що регламентує діловодство на сучасному етапі;

вивчення комплексу документів, що використовуються для оформлення управлінських дій, правил їх складання;

ознайомлення з технологіями, що пов’язані з організацією документообігу, порядком підготовки і передачі справ на архівне зберігання;

оволодіння навичками складання та оформлення документів відповідно до інструкцій та стандартів;

раціональна організація самостійної роботи студентів.

Перелік дисциплін, які необхідні для вивчення дисципліни «Організація сучасного діловодства»:

-«Правознавство»;

-«Українська мова (за професійним спрямуванням)»;

-«Культурологія»;

-«Управління персоналом».

Дисципліною «Організація сучасного діловодства» забезпечується вивчення дисципліни «Кадрове діловодство».

5

ТЕМАТИЧНИЙ ПЛАН ДИСЦИПЛІНИ «ОРГАНІЗАЦІЯ СУЧАСНОГО ДІЛОВОДСТВА» для студентів МТУ денної та заочної форм навчання

6

ТЕМАТИЧНИЙ ПЛАН ДИСЦИПЛІНИ «ОРГАНІЗАЦІЯ СУЧАСНОГО ДІЛОВОДСТВА» для студентів УФКС денної та заочної форм навчання

7

КОРОТКИЙ ЗМІСТ ЛЕКЦІЙ

Тема1. Документ і документаційне забезпечення управління

1.Предмет, завдання та значення дисципліни.

2.Класифікація документів.

3.Історія становлення та розвитку діловодства.

Діловодство – галузь діяльності, що забезпечує документування і організацію роботи з офіційними документами.

Документ (лат. «зразок») – засіб закріплення різними способами на спеціальному матеріалі інформації про факти, події, явища об’єктивної реальності та розумову діяльність людини.

Документообіг – рух документів в організації з моменту їх створення або одержання до завершення виконання або відправлення, тобто повний цикл життя всіх документів в організації до передачі їх до архіву або на знищення.

Документування управлінської діяльності – фіксація за встановленими правилами управлінських дій.

Загальні правила документування управлінської діяльності викладені у Примірній інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади.

Класифікація документів – поділ документів на класи за найбільш загальними ознаками подібності та відмінності.

Тема 2. Служба документаційного забезпечення управління

1.Стандартизація та уніфікація управлінських документів.

2.Нормативно-методична база, що регламентує діловодство в Україні.

3.Сучасні вимоги до умов праці працівників служби діловодства.

4.Посадові інструкції працівників служби діловодства.

Стандартизація – процес встановлення і застосування стандартів, під якими розуміється «зразок, еталон, модель, прийняті за вихідні для зіставлення з ними інших подібних об’єктів». Стандартизація – встановлення єдиного комплексу видів документів для аналогічних ситуацій, єдиних форм та правил їх складання та оформлення

Уніфікація – «приведення чого-небудь до єдиної системи, форми, однаковості», тобто відповідність певним стандартам (зразкам).

10

Тема 3. Правила складання та оформлення документів

1.Поняття «реквізит», «формуляр-зразок», «бланк» та вимоги до них.

2.Складання тексту документа та заголовку до нього.

3.Датування документа.

4.Погодження та засвідчення документа.

5.Загальні вимоги до оформлення документа.

Створення службового документу – це складання тексту та його оформлення. Оформлення документу полягає у фіксації реквізитів.

Реквізит – (лат. «потребую»), інформація, зафіксована у службовому документі для його ідентифікації, організації обігу та придання йому юридичної сили.

Формуляр документа – набір реквізитів офіційного письмового документа, розташованих у певній послідовності.

Формуляр-зразок документа – модель документа, що встановлює область його застосування, формат, розмір полів, вимоги до побудови конструкційної сітки й основні реквізити.

Бланк документа – уніфікована форма документа, що має певний набір реквізитів та місце для фіксації змінної інформації. Вимоги до бланків:

-формат А4, А5, дозволяється А3, А6;

-поля: ліве - 30мм., праве – 10 мм., верхнє та нижнє – 20мм.;

-на форматі А4 тест друкується через 1,5 інтервали, формат А5 – через 1-1,5 інтервали;

-реквізити, які складаються із декілька рядків друкуються через 1 інтервал;

-реквізити УЗГОДЖУЮ, ЗАТВЕРДЖУЮ, АДРЕСАТ друкуються через1,5-2 інтервали.

Текст документа (21) – зміст, заради фіксування якого був створений документ.

Вимоги до тексту: складається українською мовою; грамотність; чіткість; без повторів та вживання слів та зворотів, які не несуть змісту; зрозумілість.

-повинен бути узгодженим з назвою документу та точно передавати зміст тексту;

-в кінці заголовку не ставиться крапка;