OSD-metodichka

21

реєструються. Реєстрація документів здійснюється за допомогою журналів реєстрації вхідної та вихідної документації те єдиної реєстраційно-контрольної картки.

Документи, що відправляються одному і тому ж адресату, вкладаються в один конверт. На конверті проставляються реєстраційні номери всіх документів, що в ньому знаходяться.

Заповнюється реєстраційна карточка чи журнал вихідної документації.

Оригінали документів залишаються в організаціях-авторах. Відсилаються їх завірені копії.

Документи на ПК відправляються разом з супроводжуючим листом, яке підшивається в справу на загальних підставах.

Вихідні документи передаються до канцелярії в години, що встановлені в інструкції з діловодства даної організації.

Автоматизована реєстрація документів проводиться централізовано в містах реєстрації документів, обладнаних ПК. Запис здійснюється з реєстраційно-контрольної картки (РКК), побудованої на базі обов’язкових реквізитів, які забезпечують сумісність програмних і технічних засобів, або шляхом прямого введення з документа встановленого обов’язкового складу реквізитів: назва виду документа, автор-кореспондент; дата та індекс документа; заголовок документа або його короткий зміст; резолюція; відповідальний виконавець; термін виконання; позначка про виконання. Склад обов’язкових реквізитів у разі потреби доповнюють такими відомостями: виконавець, розписка виконавця про одержання документа, хід виконання, додатки тощо. Порядок розміщення реквізитів може визначатися самою установою.

У разі автоматизованої реєстрації формується банк реєстраційних даних, а за наявності мережі – центральний банк реєстраційних даних.

Автоматизовані реєстраційні банки даних забезпечують працівників інформацією про всі документи й місце їх знаходження за допомогою виведення інформації на дисплей і виготовлення машинограм. У разі часткової автоматизації пошукових операцій повинна дотримуватися сумісність традиційної й автоматизованої систем реєстрації та пошуків. Як правило, пошук інформації проводиться централізовано на автоматизованих місцях реєстрації та обробки інформації. Користувач повинен мати можливість одержати

22

інформацію за всіма або кількома реквізитами реєстрації й точне місцезнаходження документа в певний час.

Література [6,15,22]

Тема 7. Організація контролю за виконанням документів

1.Мета, завдання і умови ефективного контролю.

2.Типові та індивідуальні терміни виконання документів.

3.Особливості формування картотеки документів, виконання яких підлягає контролю.

Виконання документа – вид управлінської діяльності, зміст, характер, терміни виконання і виконавці котрої обумовлені документною інформацією.

Контроль виконання документа – це сукупність процесів, що забезпечують своєчасне виконання документів. Контролю підлягають зареєстровані документи, що містять завдання. Організацію контролю виконання завдань вищих законодавчих і виконавських органів влади здійснюють заступники керівника.

Відповідальними за виконання документу є:

-особи, які вказані в розпорядчому документі, в резолюції керівника (якщо вказані декілька осіб, то перша є відповідальною за виконання):

-безпосередні виконавці.

Контроль виконання документів по суті питань здійснюють:

-керівник організації;

-референти, помічники керівника;

-керівники структурних підрозділів.

Безпосередній контроль покладається на контролюючу групу або особу, які входять до загального відділу (канцелярію). В структурному підрозділі його здійснює секретар або діловод.

Терміни виконання документів:

-з вказаним терміном виконання;

-без вказаного терміну виконання (але не пізніше 30 календарних днів);

-з терміном «терміново» - виконуються протягом 7 робочих днів з дня підписання.

Термін виконання може бути змінений за розпорядженням посадової особи, яка його встановила або особи, яка його заміняє.

23

Виконавець може подати прохання про зміну терміну виконання не пізніше, ніж за 3 дні до закінчення встановленого документом терміну. Для документу без терміну – до закінчення 30-ти денного терміну з дня отримання документу. Зміни терміну виконання переносяться в резолюцію керівника та контрольну картку.

Види робіт з контролю:

-постановка на контроль, формування картотеки документів, що підлягають контролю;

-перевірка своєчасності доведення документів до виконавців;

-попередня перевірка та корегування ходу виконання;

-облік та узагальнення результатів контролю виконання документів;

-інформування керівника про хід та результати виконання;

-інформування про хід та результати виконання на оперативних нарадах;

-зняття документу з контролю;

-формування картотеки виконаних документів.

Документи, що підлягають контролю реєструються у реєстраційноконтрольній картці (РКК). РКК формуються у картотеку за термінами виконання документа, за виконавцями, за групами документів. Зняти документ з контролю у картотеці може лише особа, яка його туди внесла. Контроль виконання документів може вестися на комп’ютері.

Література [2,5,6,15,19,22]

Тема 8. Систематизація та зберігання документів

1.Поняття про номенклатуру справ.

2.Технологія складання номенклатури справ.

3.Оперативне зберігання справ.

4.Підготовка справ до подальшого зберігання та використання.

5.Значення та правила складання описів справ постійного, тривалого строків зберігання та з особового складу.

6.Порядок передачі справ до архівного підрозділу установи.

Номенклатура справ – це систематизований перелік назв і справ, до яких входять документи, подібні за змістом, із зазначенням терміну їх зберігання.

24

Види номенклатури справ:

-типова – складається для певних категорій організацій та є нормативним документом;

-рекомендована – встановлює приблизний склад справ для організацій, однакових за характером діяльності, але різних за структурою. Вона має рекомендаційний характер;

-індивідуальна – систематизований перелік конкретних заголовків справ, що здійснюються в діловодстві однієї

організації в певному календарному році.

Виділяють також номенклатуру справ структурного підрозділу та зведену номенклатуру справ.

Реквізити номенклатури справ:

-найменування організації;

-найменування виду документу;

-дата;

-реєстраційний номер;

-місце складання;

-заголовок до тексту;

-текст;

-підпис;

-грифи узгодження та затвердження. Принципи побудови номенклатури справ:

-єдиний підхід до обліку, систематизації, опису та пошуку документів;

-застосування індексації документів;

-стабільність індексів справ.

Номенклатуру справ складають на підставі:

-положень, статутів про підприємство;

-планів роботи та звітів про роботу;

-посадових розкладів;

-переліків документів;

-класифікаторів;

-номенклатури справ за попередні роки;

-списки структурних підрозділів та кореспондентів;

-описів справ постійного та тимчасового зберігання;

-довідкових картотек.

25

Уноменклатуру справ мають вноситися:

-всі справи і документи, що відображають документовані ланки роботи та окремі аспекти діяльності ПОУ чи структурного підрозділу;

-справи тимчасово діючих органів, документи яких є правовою підставою для підтвердження повноважень ПОУ або припинення його діяльності;

-незакінчені справи, що надійшли з іншого ПОУ;

-усі довідкові картотеки документів.

Номенклатуру справ затверджує керівник організації. Щорічний примірник номенклатури справ є документом постійного зберігання. ЇЇ складає спеціаліст, який відповідає за роботу з документами. Номенклатуру справ вводиться в дію з 01 січня календарного року. Вона узгоджується з державним архівом.

Екземпляри номенклатури справ:

перший – зберігається в службі діловодстві; другий – використовується цією службою для роботи; третій – знаходиться у відомчому архіві; четвертий – знаходиться у державному архіві.

В кінці року складається підсумковий запис про кількість заведених справ окремо постійного та термінового зберігання.

Формування документів у групи справ виконується відповідно до заголовків номенклатури справ. Документи вносяться до справи якщо вони за своїм змістом відповідають заголовку справи.

З метою прискорення пошуку документів у справі вони розміщуються в певній послідовності:

-у хронологічній послідовності (за датами надходження або створення) формуються у справи накази, рішення, службові листи, телефонограми тощо;

-в алфавітному порядку за прізвищами – рахунки по зарплаті, анкети тощо;

-за номерами – квитанції, накладні документи;

У логічній послідовності – документи з додатками. Правила формування справ:

-в діло підшиваються тільки документи, що виконані. Документи мають мати візу «В справу»;

-формують справу з документів одного календарного року;

-окремо в справи формуються документи постійного та тимчасового зберігання;

26

-в справу підшиваються оригінали документів в одному екземплярі;

-документи, що мають секретний характер формуються в

окремі справи.

Обсяг справи не повинний перевищувати 250 аркушів. Якщо документів більше, справа поділяється на 2 томи.

На обкладинці справи вказується:

-назва організації;

-назва структурного підрозділу;

-номер справи за номенклатурою;

-заголовок діла за номенклатурою;

-дата (рік формування справи);

-кількість аркушів;

-термін зберігання документів.

Архів – установа або структурний підрозділ, що організує

відбір,накопичення, облік, зберігання, використання документів та діє на підставі Закону України «Про національний архівний фонд і архівні установи» від 23.12.1995.

Обробка документів до архівного збереження:

-обробка справ;

-проведення експертизи цінності документів;

-оформлення справи ;

-внутрішній опис документів;

-переплітання справи;

-оформлення обкладинки справи;

-опис справи.

Прийом-передача кожної справи здійснюється працівником архіву в присутності працівника діловодної служби.

Література [2,4,5,9,10,15,22]

Тема 9. Звернення громадян до органів державного управління

1.Поняття про звернення громадян.

2.Особливості реєстрації звернень.

3.Аналіз та узагальнення результатів роботи з пропозиціями, заявами та скаргами громадян. Контроль за виконанням.

4.Організація особистого прийому громадян.

27

Робота державних органів з заявами, скаргами та зверненнями громадян здійснюється на підставі Закону України «Про звернення громадян» від 02.10.1996;

Звернення громадян реєструються у відповідних журналах та передаються керівнику установи, який призначає виконавця. Розгляд звернень не повинен перевищувати місяць з моменту надходження їх в організацію. Заяви, які надійшли в установу, що не вирішує зазначених в ній питань, у п’ятиденний термін надсилається до відповідного закладу.

Організація особистого прийому громадян:

-визначення часу прийому та інформація про нього;

-наявність книги для запису громадян: ПІБ, суть питання та напрям розгляду справи.

Відповідальний за прийом фіксує все, про що говорять громадяни і рішення, яке прийняв керівник.

Облік прийому громадян ведеться на спеціальній картці, що містить такі реквізити:

-порядковий номер;

-дата прийому;

-ПІБ заявника;

-адреса заявника;

-зміст заяви;

-ПІБ особи, яка веде прийом;

-результати розгляду заяви.

Вразі повторного прийому на зворотній стороні картки особа, яка веде прийом, зазначає дату і результат повторного звернення громадянина.

Література [3,7,15,18,22]

28

ПЛАНИ ПРАКТИЧНИХ ЗАНЯТЬ

Тема 1. Складання заголовку, тексту та датування документа

Завдання 1. Написати текст листа-запрошення студентів на наукову конференцію та скласти заголовок до нього.

Завдання 2. Написати текст наказу про створення організації, який складається з декількох розділів та скласти заголовок до нього. Завдання 3. Узгодьте наведений документ.

Завдання 4. Підпишіть наказ, якщо він оформлений: А) на бланку Б) не на бланку

Завдання 5. Затвердіть наведену посадову інструкцію.

Завдання 6. Поставте печатку на довідку. Складіть текст довідки про те, що ви навчаєтесь в ЗНТУ.

Завдання 7. Розмістити на аркуші паперу А-4 реквізити 01, 02, 07, 10, 11, 14, 19, 21, 23, 26, 28.

Тема 2. Складання та оформлення організаційних документів

Усні відповіді.

1.Класифікація організаційних документів.

2.Устав: реквізити, структура, зміст.

3.Положення як правовий акт, що визначає діяльність організацій та структурних підрозділів.

4.Інструкції: значення, структура тексту.

Завдання. Оформити (розташувати реквізити) та визначити структуру посадової інструкції.

Тема 3. Складання та оформлення розпорядчих документів

Завдання 1. Написати наказ по основному виду діяльності організації. Завдання 2. Написати наказ по особовому складу.

Завдання 3. Зробити витяг з наказу по основному виду діяльності організації.

Завдання 4. Скласти та оформити розпорядження про затвердження правил внутрішнього розпорядку.

Завдання 5. Скласти та оформити вказівку про підготовку інформаційної довідки про роботу організації у першому півріччі 2009 року.

29

Тема 4. Документування діяльності колегіальних органів

Завдання 1. Скласти протокол виробничої наради з питань придбання комп’ютерного обладнання.

Завдання 2. Зробити витяг з зазначеного протоколу. Завдання 3. Скласти протокол зборів гаражного кооперативу. Завдання 4. Зробити витяг з зазначеного протоколу.

Тема 5. Порядок документування прийняття на роботу, переведення на іншу роботу або посаду, звільнення працівників

Завдання 1. Підготувати наказ про прийняття на постійну роботу. Завдання 2. Підготувати наказ про прийняття на постійну роботу неповнолітнього працівника.

Завдання 3. Підготувати наказ про переведення працівникка.

Реферат. Підстави для підготовки наказів про прийняття на роботу та перевод.

Тема 6. Ведення трудових книжок

Завдання 1. Заповнити у трудовій книжці прийняття на постійну роботу.

Завдання 2. Заповнити у трудовій книжці прийняття на тимчасову роботу.

Завдання 3. Заповнити у трудовій книжці звільнення за власним бажанням.

Завдання 4. Заповнити у трудовій книжці звільнення за ініціативою роботодавця.

Завдання 5. Виправте помилку в запису у трудовій книжці. Реферат. КЗпП України про ведення трудових книжок.

Тема 7. Технологія складання номенклатури справ

Усні відповіді.

1.Поняття «номенклатура справ». Визначення складу номенклатури справ в організації.

2.Принципи побудови номенклатури справ в організації.

3.Вимоги до зберігання справ.

Завдання 1. Скласти внутрішній опис особової справи. Завдання 2 Оформити обкладинку справи.

Завдання 3. Написати акт про нестачу архівних справ.

30

ПЕРЕЛІК ТЕМ РЕФЕРАТІВ для студентів МТУ та УФКС денної форми навчання

1.Історія становлення та розвитку діловодства.

2.Підготовка ухвал, розпоряджень та рішень державних органів.

3.КЗпП України про трудовий договір та контракт.

4.Підстави для підготовки наказів про прийняття на роботу та перевод.

5.Підстави для оформлення наказів про звільнення. Оформлення причини звільнення у наказі та трудовій книжці.

6.КЗпП України про ведення трудових книжок.

7.Закон України «Про звернення громадян» - правова основа у роботі зі зверненнями.

8.Номенклатура справ організації.

9.Передача документів до архіву.

10. Посадові обов’язки спеціалістів служби діловодства.

ЗАВДАННЯ ДЛЯ КОНТРОЛЬНИХ РОБІТ для студентів МТУ та УФКС заочної форми навчання

Тема 1

1.Поняття «документ». Класифікація документів.

2.Підготувати лист-прохання.

Тема 2

1.Історія становлення та розвитку діловодства.

2.Підготувати автобіографію.

Тема 3

1.Стандартизація та уніфікація управлінських документів.

2.Скласти службову телеграму.

Тема 4

1.Служба документаційного забезпечення управління: функції, завдання та посадові інструкції працівників служби діловодства.

2.Підготувати протокол засідання трудового колективу.

Тема 5

1.Поняття «реквізит», «формуляр-зразок», «бланк» та вимоги до них.

2.Скласти розписку про отримання матеріальних цінностей від підприємства.