1. Документ– це матеріальний об'єкт, що містить певну інформацію, призначену для передачі у суспільстві, часі і просторі. Документ складається з двох невід’ємних елементів: інформаційного (інформації, закріпленої в документі) і матеріального (матеріалу, на якому інформація закріплена).
Призначеність документа для зберігання та передачі інформації у часі і просторі обумовлює його специфічну матеріальну конструкцію, представлену у вигляді книг, газет, буклетів, мікрофіш, фільмів, дисків, дискет та ін. Ця специфічна конструкція забезпечує виконання документами їх головної функції, даючи можливість бути зручними для переміщення у просторі, стійкими для зберігання інформації у часі, пристосованими для фізіологічних можливостей читання повідомлення.
Інформація, закладена в документі, обов’язково закріплена, на якому-небудь спеціальному матеріалі (папірус, пергамент, папір, кіно-, фотоплівка і т. п.), що має визначену форму носія (стрічка, лист, картка, барабан, диск, нитка і т. д.). Крім того, інформація завжди фіксується будь-яким способом запису, передбачає наявність засобів (фарба, туш, чорнила, барвники, клей і т. п.) та інструментів (ручка, друкарський станок, відеокамера, принтер, т. п.). Таким чином, під матеріальним складником документа мають на увазі:
1) матеріальну основу документа;
2) форму носія інформації;
3) спосіб документування або запису інформації.
МАТЕРІАЛЬНА ОСНОВА ДОКУМЕНТА
Матеріальна основа документа (МОД) – сукупність матеріалів, що використовується для запису повідомлення (тексту, звуку, зображення) і складових носія інформації. В залежності від матеріальної основи документи поділяються на природні та штучні. Природні носії – це матеріали, взяті з природи (кора, камінь, деревина, шкіра).Штучні – виготовлені людиною. Штучні поділяються на паперові документи та документи на непаперовій основі – полімерні документи (полімерно – плівкові та полімерно – пластикові).
В якості МОД спочатку використовувалися природні матеріали, котрі були під рукою: камінь, шкіра, кістки, кераміка, глина, деревина, бамбук, пальма, береста. Пізніше почали створювати спеціальні матеріали, більш пригодні для фіксації інформації.
Перші документи на штучно створених матеріальних носіях дійшли до нас з далекого минулого у вигляді глиняних табличок, сувоїв папірусу, стародавніх пергаментів. Це були штучні носії з природних матеріалів. Вважається, що першими документами призначеними для зберігання та передачі інформації були шумерські глиняні таблички-бирки V-IV ст. до н.е. з назвами об’єктів та позначенням їх кількості, виконуючи облікові функції при зберіганні та транспортуванні товарів. Ці документи одночасно фіксували перші письмові знаки шумерів. Загалом, природні матеріали не набули широкого вжитку як матеріальний носій інформації через непрактичність у використанні (об’єм, вага, складність в обробці матеріалу, тиражуванні).
Справжня революція в документуванні виникла в результаті винаходу паперу – універсального матеріального носія.
Винайдення паперу, згідно першим згадкам, відноситься до 12 р. до н.е., а вже в 76р. папір застосовували для книг. Спосіб виготовлення паперу був відкритий у Китаї в 105 до н.е. р. Цай Лунем. Він виготовив його з деревинного лубу, коноплі та ганчір’я. З часом, папір проникає в Японію, Іспанію, Італію. В Х ст. виробництво паперу здійснюється в усіх країнах Європи. В Україні вперше виробництво паперу, придатного для друкування, було організовано в Радомишлі Є. Плетенецьким у кінці першої чверті ХVІІІ ст. для друкарні Києво-Печерської лаври. Поступово папір витіснив весь писальний матеріал (папірус, кору, пергамент).
Папір відповідає багатьом вимогам: відносна простота у використанні, доступність, в міру міцний, досить довго зберігається й дозволяє фіксувати інформацію. Найцінніша якість паперу – можливість тиражування інформації. Масове розповсюдження інформації за допомогою друкування стало можливим лише в результаті промислового виготовлення паперу.
В теперішній час існує декілька сотень різновидів та сортів паперу, призначених для різних цілей (газетний, офортний, ватманський, фотопапір, офсетний, картографічний і т.д.). Книги друкуються на друкарському папері, рукописні та машинописні документи – на письмовому папері, карти та атласи – на картографічному. В часи коли електронно-обчислювальні машини зчитували інформацію з перфокарт і перфострічок широко використовувались спеціальні сорти довготривалого (марка А) та тимчасового (марка В) зберігання, для документів ЕОМ (перфокарти, перфострічка) і т.д
До паперових відносяться ділові документи, науково-технічна документація, книги, журнали, газети, рукописи, карти, ноти, ізовидавництва, патенти, нормативні документи, фотокартка, перфострічки, перфокарти.
Поява штучних носіїв на полімерній основі (шелак, поліхромвініл, напівпровідник, біомаса) доповнило видову різноманітність документів, спроможних нести звукову мову, музику, рухоме та об’ємне зображення. Були створені грамплатівка, магнітні стрічки, фото та кіноплівки, магнітні і оптичні диски – матеріальні носії такої інформації, котра не може бути зафіксована на папері.
В ролі матеріальної основи полімерних документів використовують багатошарові полімерні системи. Ці документи іноді називають плівковими або пластинковими.
Найчастіше матеріальною основою плівкових матеріалів є фотографічний матеріал – світлочутливий, призначений для отримання на ньому фотографічного зображення.
Фотоматеріали поділяються на чорно-білі та кольорові, негативні та позитивні. Чорно-білі – це фотографічний матеріал, на якому в результаті експонування і хіміко-фотографічної обробки утворюється зображення, що складається з металічного срібла. На кольорових фотоматеріалах утворюється зображення, що складається з барвників.
Фотоматеріали поділяються на кіноплівку, фотоплівку та фонограмну кіноплівку.
До полімерно-пластикових документів відносяться: кінодокументи (кіно-, діа-, відеофільми), фотодокументи (діапозитив, мікрофільм, мікрокарта, мікрофіша), фонодокументи (магнітні фонограми для запису зображення та звуку), документи для використання в ЕОМ .
Групу полімерно-пластикових документів складають: гнучкий магнітний диск, магнітна карта, гнучка та жорстка грамплатівка, оптичний диск – як жорсткий, так і м’який.
Існують стандарти на матеріальну основу документа призвані гарантувати механічну міцність (здатність МОД протистояти розрусі документа під дією механічного навантаження – розрив, злам), біостійкість (здатність МОД протистояти дії біологічного фактора – грибок, плісень), зносостійкість (здатність МОД протистояти стиранню) та довговічність документа (здатність МОД тривалий час зберігати експлуатаційні властивості).
ФОРМА НОСІЯ ІНФОРМАЦІЇ
Кожний документ має певну зовнішню форму свого матеріального носія.
Форма носія інформації – спеціальна конструкція матеріального носія, яка забезпечує виконання документом його основної функції, що робить його зручним для зберігання та використання.
2. Критерії класифікації документів
Критерії класифікації документів
Основною класифікаційною ознакою документа є зміст, тобто відношення зафіксованої у ньому інформації до предмета чи напряму діяльності. З урахуванням цього визначають різні види документів при їх класифікації,а саме:
- за найменуванням (заява, лист, довідка, положення тощо);
- за походженням (службові, що створюють організації, підприємства і службові особи, які їх представляють, та особисті, що створюють окремі особи поза сферою їх службової діяльності);
- за місцем виникнення (внутрішні, які мають чинність лише в організації,установі чи на підприємстві, де їх складено, і зовнішні, що є
результатом спілкування установи з іншими організаціями,підприємствами);
- за напрямком (вхідні, які надходять до закладу, і вихідні, що адресовані за межі установи, організації);
- за формою (стандартні, які мають однакову форму, заповнюються у певній послідовності і за суворо визначеними правилами, та нестандартні, що створюються у кожному конкретному випадку для розв’язання окремих ситуацій, друкуються або пишуться від руки);
- за строками виконання (звичайні, які виконуються у порядку загальної черги, термінові зі встановленим строком виконання і дуже термінові з позначенням „дуже терміново”);
- за ступенем гласності (несекретні, які призначаються для загального службового користування, і секретні, що мають позначку „секретно”);
- за терміном зберігання (тимчасові – до 10 років, тривалі – понад 10 років і постійні);
- за складністю (прості, які відображають одне питання, і складні, що розкривають декілька питань);
- за технікою відтворення (рукописні і відтворені механічно);
- за носієм інформації (оформлені на папері, диску, фотоплівці, магнітній стрічці, перфострічці, дискеті);
- за стадіями створення (оригінал – первинний і основний вид документа,копія – точне відтворення оригіналу з поміткою „копія”, витяг – Відтворення
Реквізити
Реквізити — сукупність постійних елементів, з яких складаються документи. Сукупність реквізитів становить формуляр документів. До елементів (реквізитів) документів належать дата, підпис, адреса, заголовок та ін., а також текст.
Кількість реквізитів документу
Кількість елементів документу, тобто реквізитів, може бути різною і визначається видом і змістом документу. При оформлені конкретного документу, застосовують не всі реквізити, а лише ті, які необхідні при виготовленні документів цього типу і вважаються обов'язковими відповідно до юридичних вимог.
Державними стандартами встановлено 32 реквізити документів:
01 — зображення Державного герба України, герба Автономної Республіки Крим
02 — зображення емблеми організації або товарного знака (знака обслуговування)
03 — зображення нагород
04 — код організації
05 — код форми документа
06 — назва організації вищого рівня
07 — назва організації
08 — назва структурного підрозділу організації
09 — довідкові дані про організацію
10 — назва виду документа
11 — дата документа
12 — реєстраційний індекс документа
13 — посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на який дають відповідь
14 — місце складання або видання документа
15 — гриф обмеження доступу до документа
16 — адресат
17 — гриф затвердження документа
18 — резолюція
19 — заголовок до тексту документа
20 — відмітка про контроль
21 — текст документа
22 — відмітка про наявність додатків
23 — підпис
24 — гриф погодження документа
25 — візи документа
26 — відбиток печатки
27 — відмітка про засвідчення копії
28 — прізвище виконавця і номер його телефону
29 — відмітка про виконання документа і направлення його до справи
30 — відмітка про наявність документа в електронній формі
31 — відмітка про надходження документа до організації
32 — запис про державну реєстрацію
Види реквізитів
Реквізити бувають:
постійні;
змінні.
Постійні реквізити наносять, коли виготовляють уніфіковану форму чи бланк документа, а змінні - під час його складання.
Кожний із реквізитів має свою довжину, визначену у формулярі-зразку. Довжина реквізиту - це кількість графічних знаків та пробілів, потрібна для запису реквізиту на документі.
Оформляючи конкретний документ, застосовують не всі реквізити, а лише ті, які необхідні при виготовленні документів цього типу і вважаються обов'язковими відповідно до юридичних вимог.Реквізити документів та їх оформлення.
Державний герб - розташовується посередині бланка або у кутку над серединою рядка з назвою організації.
Емблема організації чи підприємства - розміщується поряд з назвою організації. Як емблему можна використовувати товарний знак, зареєстрований у встановленому порядку.
Зображення державних нагород - розташовується у верхньому лівому кутку або посередині документа.
Код підприємства, установи, організації - розташовується у верхньому правому кутку.
Код форми документа - розташовується у верхньому правому кутку під кодом підприємства, організації, установи.
Назва міністерства або відомства, якому підпорядковується установа - розташовується у верхньому лівому кутку або посередині сторінки