1. ТЕОРЕТИЧНІ ОСНОВИ УПРАВЛІННЯ ЗМІНАМИ

2 питання. Управління змінами як соціальне явище та процес

Продовження

Будь-яке підприємство постійно вирішує двоєдине завдання - рухається до досягнення своїх стратегічних цілей, і адаптується до зміни навколишнього середовища. При цьому довгострокові цілі розвитку залишаються незмінними, а способи їх досягнення можуть змінюватися залежно від зміни ситуації на ринку, в економіці, в законодавстві, і т.д. Потреба в змінах стала виникати настільки часто, що їх вплив на життєвий цикл організації вже не розглядається як виняткове явище.

Саме такий погляд і приводить до розуміння, що мета змін - забезпечення гнучкості компанії в досягненні своїх довгострокових стратегічних цілей. Але саме ця здатність у більшості компаній часто відсутня, бо не розглядається як об'єкт керування. Якщо ж компанія хоче бути гнучкою в досягненні своїх цілей, постійно відповідаючи вимогам навколишнього середовища, їй необхідно вміти управляти змінами.

Тому у практиці і наукових дослідженнях все більше уваги приділяється аналізу методів і організаційних можливостей управління змінами («менеджменту змін»). Концепція управління змінами охоплює всі заплановані, організовані і контрольовані зміни в області стратегії, виробничих процесів, структури і культури будь-якої соціально–економічної системи. "Менеджмент змін" займається специфічними питаннями управління підприємством, включаючи організаційні, кадрові, комунікаційні та інформаційні аспекти.

Слово «управління» визначається як:

• вміло контролювати або направляти;

• здійснювати організаторські, адміністративні та контролюючі функції.

Іноді виникає питання: чим ще можна керувати, як не змінами? Адже управління можливо тим, що рухається, процесом. А направляючи процес ми виробляємо зміна. Керувати застиглим неможливо.

Стосовно організацій, «зміни» означають впровадження нових методів і технологій, з тим, щоб перетворити діяльність організацій відповідно до поточних вимог ринку або отримати вигоду з можливостей, що склалися в бізнесі.

Управління змінами - це структурований процес постійного коректування напрямку руху організації, оновлення її структури і пошуку нових можливостей для захоплення ринку, управління результатами попередньої діяльності з метою внесення змін до нинішньої діяльність. Його завдання - запропонувати і впровадити зміни у відповідності з технічними та економічними можливостями організації. Процес "управління змінами" повинен бути послідовним і посилюватися або слабшати в залежності від потреб і результатів.

Оскільки необхідність змін в організації обумовлена тиском зовнішнього середовища, принципово важливе питання полягає в наступному: як підприємство може протистояти змінам зовнішнього середовища (що виникають часто, але нерегулярно і практично непередбачувано), а також за допомогою яких попередніх заходів або відповідної реакції зберігати свою життєздатність і досягати поставлених цілей. Адаптація до змін зовнішньої середовищі вимагає від вищого органу управління організації гнучкості, яка виражається у змінах, які стосуються в першу чергу технологій, а нерідко і структури, і цілі організації.

Підприємство має постійно стежити за основними компонентами навколишнього системи і робити висновки щодо своїх потреб у змінах. Зазвичай серед цих компонентів виділяють економічні (наприклад, глобалізація ринку або його регіональна диференціація), технологічні (швидке поширення нових технологій), політико-правові (зміни в законодавстві), соціально-культурних (демографічні зміни, зміни в системі цінностей) і фізико-екологічні (кліматичні умови, екосистема).

Зміни у зовнішньому середовищі сприймаються не однаково різними підрозділами всередині організації. Існують принаймні два основних підходи в організації до цих змін:

- асоціативний підхід до змін - на зміни у зовнішньому середовищі організація реагує шляхом зміни свого ставлення до різних об'єктів зовнішнього середовища; тут можливі зміни в пріоритетах, політичних уподобаннях, непрямі і незначні зміни цілей організації;

- каузальний підхід припускає, що модифікації у зовнішньому середовищі породжують модифікації всередині організації, тобто зовнішні зміни викликають зміни у всіх компонентах організації, перш за все, таких, як цілі, структура, технології, персонал і культура. Саме цей підхід дозволяє зрозуміти причини змін в організації.

В процесі провадження до змін велике значення має управління виробничими і кадровими параметрами. До першої категорії відносять стратегічні господарські області, організація і хід виробничого процесу, фірмова культура, застосовувана техніка, відносини власності. Серед кадрових параметрів найбільш важливе значення мають такі, як психологічні здатності сприйняття змін членами організації, особисті амбіції, можливості професійного розвитку, готовність до кооперації.

Разом з тим організація повинна бути чутливою до виникнення внутрішніх напружень, не пов'язаних із впливом зовнішнього середовища. Так, поява в організації нових фахівців, що володіють передовими знаннями і навичками, може спричинити за собою зміну технологічних процесів або перегляд системи контролю; придбання нового обладнання зазвичай тягне за собою зміну технологічного ланцюжка, соціальної структури організації і т.д.

Очевидно, що тільки організація, здатна швидко вловлювати і використовувати сучасні знання та технології, застосовувати культурні нововведення, впроваджувати нові форми роботи з персоналом і постійно вдосконалювати способи роботи з інформацією, зможе підтримувати і розвивати відносини з інституціональним оточенням, протидіяти конкурентам, підтримувати партнерські відносини і задовольняти вимоги громадськості. Вдало впроваджувані і поширювані нововведення також дозволяють вирішувати проблему інтеграції соціальних структур організації і успішно досягати поставлених цілей. Іншими словами, виконання всіх умов виживання організації необхідно пов'язано з її здатністю до постійних змін; тільки гнучка і динамічна організація, та, що постійно змінюється, може успішно існувати в складному політичному, економічному, соціальному і культурному оточенні.

Побудова процесу управління змінами залежить від того, яким чином відбуваються зміни в організаціях. В одних випадках вони відбуваються цілеспрямовано на базі систематично розроблювальних концепцій запланованих удосконалень, в інших - носять скоріше неформальний і адаптивний характер, коли організація (або її частини) оперативно пристосовується до зовнішнього середовища шляхом модифікації своєї поведінки (як реакція на поточні події). Вища ланка управління ініціює рішення з впровадження нововведень, призначає окремих осіб або групи працівників, відповідальних за певні аспекти змін. Бажано, щоб процесами зміни керували нові люди. Це доцільно не тільки у зв'язку з можливим недоліком кваліфікації або відсутністю готовність до активної підтримки проекту з боку наявних керівних кадрів, але і через побоювання, що зміни в іншому випадку не знайдуть потрібного напрямку і необхідної динаміки.

Здійснення навмисних і цілеспрямованих змін не повинно входити в протиріччя з традиційними формами поведінки, що склалися в організації. Навпаки, правильно сплановані і проведені інновації здатні наповнити традиції новим змістом, зробити організацію більш привабливою для співробітників, клієнтів, споживачів і громадськості.

Планування змін охоплює аналітичну діяльність, розробку можливих заходів і вибір відповідної стратегії. При цьому до уваги повинні прийматися численні організаційні параметри, зокрема такі: структура і процеси, виробнича та інформаційна технологія, організаційна культура як модель основоположних цінностей і принципів, розділених членами організації, кадрові ресурси, системи стимулювання та мотиваційного управління персоналом; а також різні рівні втручання в стару структуру: індивід, група (команда), організація в цілому. Хоча адаптацію до змін часто вважають винятково індивідуальним процесом, це є помилкою. Насправді, будь-які зміни в організації відбуваються на трьох рівнях: індивідуальному, колективному і організаційному.

З цієї позиції управління змінами - це структурний підхід до переводу індивідів, команд і організацій з поточного стану в бажаний майбутній стан. Метою цього організаційного процесу є розширення прав і можливостей працівників прийняти і підтримати зміни в їх поточному бізнес-оточенні.

Управляючи зміною ми управляємо зміною самого об'єкта управління (його звичками, станом).

3. Види змін

Відповідно до зазначених рівнів організаційного управління, усі зміни можна поділити на індивідуальні, групові та організаційні. Перш, ніж перейти до детальної їх характеристики, варто зазначити, що зміни можуть проявлятися у наступному вигляді:

1) Трансляція - існує щось, що кількісно змінюється або переноситься - транслюється на інші області/завдання. При цьому не порушується область цінностей.

В особистому житті - це зміна роботи, партнера, поява ще однієї дитини, але при цьому ви залишилися такими ж, як і були. Так, на роботі завдань більше, зарплата вища, працюєте швидше, встигаєте більше, спираючись на ті ж принципи організації діяльності, що і раніше. Так, партнер інший і дитина не така, як перша, але як чоловік (дружина), батько ви намагаєтеся уникнути колишніх помилок і вже знаєте - де «підводні камені» - ви тепер набагато краще керуєте човном під назвою "сім'я", прагнучи досягти тих же цілей, що й раніше.

В організації - оптимізація діючих процесів, кількісний ріст, поява нових філій. Корпоративна культура, основи організації залишаються колишніми. Ієрархія влади, гласні і негласні правила, принципи відносин всередині організації і з партнерами залишаються непорушними. Організація як зростаюча голограма - в кожному новому шматочку можна побачити все те ж ціле.

2) Трансформація - радикальна зміна на ціннісному рівні, ламання стереотипів. Зміна відбувається на "всіх шарах", не залишається жодного елемента системи, який не був би торкнутим змінами. Як би змінюється "точка складання".

В особистому житті - це коли люди говорять про Вас - "Тебе не впізнати! Ти став зовсім іншим!" А коли Ви запитуєте - що конкретно змінилося - відповідають"Все! І виглядаєш якось інакше!"

В організації - коли зміни відбуваються не тільки на рівні структури, технологій, але якісно змінюються відносини - всередині організації, з клієнтами, партнерами і все це на базі зміни організаційних цінностей. Зараз часто зустрічається така задача - "Постановка клієнтоорієнтованого сервісу" - це завдання як раз вимагає змін на ціннісному рівні - і особисто кожного співробітника та організації в цілому; і змін у всіх організаційних елементах - технології, системи контролю, системи стимулювання, правилах, стилі взаємодії і управління.