3.2. Види комерційних ділових листів

3.2.1 Лист – запит

Дані види комерційної кореспонденції є в письмовій мові реалізацією двостороннього зв'язку.

Опитування полягає звернення особи, яка бажає укласти угоду.

Лист-запит — це звертання адресанта (установи чи посадової особи) до адресата (іншої установи чи поса­дової особи) із проханням надати інформацію про певні події, факти, матеріальні цінності тощо. Часто лист-запит — це комерційний документ, звер­тання покупця до продавця із проханням надати деталь­ну інформацію про необхідний товар чи певні послуги або ж прислати пропозицію на поставку товару.

Як правило, запити роблять на основі проспектів, ка­талогів, інформації, отриманої на ярмарках, виставках, рекламних оголошень у засобах масової інформації то­що. Оформлюючи запит на товар, що зацікавив вас , ви повинні вказати підставу для запиту, назву й кількість товару, його марку, якість, модель, термін та інші умови поставки. Ціна, як правило, в запиті не обумовлюється, але слід указати, на якій базі, в якій валюті ви маєте намір заплатити. За необхідності можете також попросити надіслати вам буклети, каталоги, прейску­ранти, креслення тощо або зразки товару.

3.2.2 Інші види

Оферта та відповідь на неї. У даному вигляді листа зазвичай вказується, на яких умовах повинен відбутися обмін товарами (послугами). У відповіді виражається згоду або незгоду з висунутими умовами.

Лист-претензія (рекламація), відповідь на нього. Рекламація містить претензії до сторони, яка порушила прийняті на себе за договором зобов'язання та вимоги відшкодування збитків. Вона може бути пред'явлена відносно якості, кількості товарів, термінів поставки і т.п.

Рекламація містить:

- підстави для пред'явлення претензій;

- докази події збитків;

- конкретні вимоги сторони, висувати претензії.

Рекламація подається у письмовій формі, з додатком всіх необхідних документів. Якщо вона не може бути врегульована сторонами, товона переноситься до арбітражу.

У відповіді на рекламацію повідомляється, що: інформація прийнята до розгляду; вона розглядається повністю, частково або відхиляється; грошову сплату проведено.

Висновки

Ведення ділової кореспонденції — це справжнє мистецтво, оволодіти яким вдається далеко не кожному. Ділова кореспонденція має бути обличчям, виразним і неповторним. Навіть пам’ятаючи, що діловий лист усе-таки діловий і не дозволяє виходити за певні стилістичні та тематичні рамки, при бажанні й у ньому можна показати, що за ним також приховується особистість. Складання тексту ділового листа - завжди акт мовного творчості, яким би лист не було - регламентованим або нерегламентованим. Це труд, який передбачає достатньо високий рівень мовної компетентності.

Не можна навчитися писати ділові листи правильно і переконливо, не практикуючись і не навчаючись цьому нелегкому мистецтву, не знаючи особливостей офіційно-ділового та публіцистичного стилів мовлення. Нині збільшується кількість жанрових різновидів ділової кореспонденції і приводів для складання та відправлення ділових листів. Мовний стандарт в діловому листуванні співіснує з експресією і з елементами діалогізації мови.

Все це вимагає сьогодні більшої мовної підготовки, ніж, скажімо, десять років тому, в епоху царювання типових і трафаретних текстів. Уміння самостійно мислити і формулювати свої думки, компетентно вести письмовий діалог цінується в ділових колах дедалі більше.

Сьогодні важливо не розгубити ці скарби, не копіювати західні зразки, а з повагою ставитися до наших предків, століттями відшліфували форму і стиль ділового листа, і плідно розвивати вітчизняні традиції складання ділової кореспонденції - завдання, яке стоїть перед сьогоднішнім і майбутніми поколіннями ділових людей в Україні.

Додаток 1