План

ВСТУП

1. Класифікація ділових листів

2. Правила складання ділового листа та його будова

2.1 Правила складання ділового листа

2.2 Реквізити службового листа

2.3 Структура тексту ділового листа

3. Види ділових листів

3.1 Види некомерційних ділових листів

3.1.1 Листи-прохання

3.1.2 Листи-відповіді

3.1.3 Лист-підтвердження

3.1.4 Інші види листів

3.2 Види комерційних ділових листів

3.2.1 Лист – запит

3.2.2 Інші види

Висновки

Додаток 1, 2, 3

ВСТУП

Лист – це поширений вид документації, один з способів обміну інформацією. Службові листи належать до основних засобів встановлення інформаційних, службових контактів між підприємствами, організаціями, установами, фірмами та закладами. Написання ділового листа – це справжнє мистецтво, адже тексти листів найменшою мірою трафаретизовані й уніковані. Зазвичай ми дбаємо лише про те, щоб чітко і лаконічно викласти інформацію, а забуваємо, що ця кореспонденція не просто важлива частина бізнесу, а й наше обличчя. Це найпоширеніший вид документації в системі управління: в загальному обсязі документації установ листування займає 80%. Лист охоплює велику кількість різноманітних тем. Так, діловий лист є одним з важливих каналів зв’язку промислового підприємства з зовнішнім світом. Через листування ведуться переговори, виясняються стосунки між підприємствами, виставляються претензії. Листи супроводжують матеріальні цінності (правда, останнім часом значну частину своїх функцій лист віддав телеграмі й телефонній розмові).

Cлужбове листування - важлива частина ділового етикету. Це спілкування в мініатюрі. Оволодіння ним - це ціле мистецтво і, деколи, нелегка праця. Тямуще ділове листування здатне збільшити обороти фірми, підприємства, поліпшити взаємозв'язки різних служб, встановити міцні зв'язки із споживачами.

1. Класифікація ділових листів

Ділові листи являють собою офіційну кореспонденцію і застосовуються для вирішення численних оперативних питань, що виникають в управлінській і комерційній діяльності.

Діловий лист – завжди офіційне повідомлення. Інформація, що міститься в діловому листі, носить протокольний характер.

Існує декілька варіантів класифікації ділових листів, в основі їх лежать різні класифікаційні ознаки.

За функціональною ознакою листи можна розділити на дві групи:

- листи, що вимагають листа-відповіді (лист-запитання; лист-прохання;лист-звернення; лист-пропозицію та ін.) Листи-відповіді повинні завжди містити індекс того листа, що став причиною для листування.

- листи, які не потребують листа-відповіді (лист-попередження; лист -нагадування; лист-запрошення та ін.)

За структурним ознаками ділові листи поділяються на регламентовані (стандартні) і нерегламентовані. Регламентований лист вирішуєтипові питання регулярних економіко-правових ситуацій і реалізується ввигляді стандартних синтаксичних конструкцій. Нерегламентований діловий лист являє собою авторський текст, реалізується у вигляді формально-логічної розповіді чи етикетного тексту.

За тематичною ознакою проводиться умовне розрізнення між діловою й комерційною кореспонденцією. Вважається, що листування, яке оформляє економічні, правові, фінансові і всі інші форми діяльності підприємства, називається діловою кореспонденцією, а листування з питань матеріально-технічного постачання і збуту належить до комерційної кореспонденції.

За ознакою адресата ділові листи поділяються на звичайні та циркулярні. Циркулярний лист направляється з одного джерела в кілька адрес.

За композиційними особливостями ділові листи поділяються на одноаспектні і багатоаспектні. Одноаспектний лист розглядає одну проблему, питання,а багатоаспектний - декілька. Багатоаспектним вважається лист, що містить однотипні і різнотипні аспекти - прохання, повідомлення, пропозиції.

2. Правила складання ділового листа та його будова

2.1 Правила складання ділового листа

Написання тексту листа є трудомістким процесом. Важливе завдання при складанні листа - його інформаційне насичення, тобто включення в нього необхідної кількості інформації. Працівники служби документування повинні намагатися скорочувати обсяг документообігу, що надійшли ло організації, створені нею за певний період, а отже обгрунтовано братися за складання документів цієї групи. Службові листи рекомендується оформляти лише тоді, коли неможливо вирішити питання в усному спілкуванні.

Виклад тексту службового листа має бути лаконічним, послідовним, переконливим і конкретним. Факти й події слід висвітлювати об'єктивно, всі аспекти розглядуваного питання викладати зрозуміло, стисло, але достатньо повно.

В ділових листах листах дозволяється порушувати кілька питань. Проте слід ураховувати, що такі листи доводиться обробляти набагато довше, тому доцільно оформляти кілька листів. Декілька питань в одному листі можна порушувати тоді, коли вони взаємопов'язані.

Службові листи надсилають щоб спонукати адресата до дії, роз'яснити йому щось, переконати його в чомусь. Це досягається завдяки чіткості викладання і змістовності тексту.

Для більшості листів характерна повторюваність одних і тих самих зворотів.

Службовий лист оформляють на бланку для ділового листа або на чистому аркуші паперу. Залежно від обсягу текту використовують аркуші формату А4 або А5.