3.1 Шляхи подальшого вдосконалення управління організаційною культурою підприємства "Преміум Моторс Тойота Центр Вінниця"

Не дивлячись на те, що підприємство "Преміум Моторс Тойота Центр Вінниця" має розвинену організаційну структуру з чіткою і ясною системою організації діяльності та контролю, все одно, я вважаю, що є необхідність у корегуванні деяких параметрів.

На мою думку, необхідно розробити систему контролю документації у технічному центрі за допомогою програмного забезпечення 1С Бухгалтерія, у якій у вигляді звіту відображалися б документи яких немає у підприємства в оригіналі, а мають бути, документи по яких є якісь додаткові питання та інше, тому що підприємство може мати проблеми з податковою у майбутньому, якщо не буде відповідності документації до існуючого законодавства.

Також необхідно розвинути систему контролю створення документів у програмі 1С Бухгалтерія, тому що зустрічаються випадки бухгалтерських помилок, які у майбутньому можуть спровокувати проблеми у роботі з документами. Не дивлячись на те, що кожний хто працює у програмі заходить під своїм паролем – були зафіксовані випадки користування працівниками чужим логіном та паролем, тому треба розробити більш практичну систему роботи програмного забезпечення, при якому б такі ситуації були виключені. Наприклад, необхідно поставити завдання системному адміністратору змінити паролі усім працівникам на нові, та поставити додаткову функцію виходу з профілю користувача, щоб потім увівши пароль знову продовжити роботу на тому місці, де працівник зупинився. Це допоможе розібратись хто саме робить помилки у роботі з програмою та хто є винним у тій чи іншій ситуації, а відповідно людина, яка зробить помилку вже не буде ображатися на керівника за покарання, тому що все буде зафіксовано машиною, а відповідно не буде нести суб’єктивний характер.

Я вважаю, що також недопрацьована система запису на технічне обслуговування – запис ведеться у паперовому вигляді. Це провокує виникнення ситуацій, при яких буде невірно розрахований час необхідний на виконання тих чи інших робіт, або той хто буде записувати наступне авто, не врахує необхідний час на роботи. Розробка електронного журналу запису дозволить керівникові відстежувати скільки авто з тих що були записані на обслуговування приїхали, а скільки – ні, відповідно зможе більш повно оцінювати роботу майстрів-приймальників, їх вміння розподіляти завантаженість потужності технічного центру, а також хто з них більше уваги приділяє клієнтам, відповідає більш активно на телефонні дзвінки, і відповідно виконує свою роботу краще. Це дозволить керівникові технічного центру робити більш повний аналіз роботи майстрів-приймальників, визначати кому з майстрів додати премію раз у квартал, наприклад, а кому таку ж премію треба урізати. До того ж хочу зауважити, що на підприємстві не має системи мотивації у вигляді премій, тому безумовно позитивним фактором до стимулювання у роботі я вважаю їх введення.

Ця електронна система, яка допомагає контролювати роботу майстрів-приймальників, також дозволить проводити контроль роботи механіків майстрами, з більшою легкістю розрахувати до якого часу буде проводитись ремонт, якої машини та які роботи і який механік робить. Відповідно покращиться якість планування робіт, які будуть виконуватись механіками.

Таким же чином, а саме за допомогою програми Бухгалтерія 1С, керівник зможе аналізувати роботу відділу запчастин на основі звіту відносно кількості сформованих документів тим чи іншим працівником, кількості запитів по наявності запчастин на складі, а також кількості клієнтів яким працівник приділив увагу – обробив данні відносно авто клієнта, відновив їх.

Я вважаю, що також треба ввести автоматизацію урахування робочого часу всіх працівників, тобто зіставлення табелю, урахування відпрацьованих годин, кількість вихідних днів, наявність зверх урочних або недопрацьованих годин, тому що це спростить роботу керівників підрозділів, а також начальника відділу кадрів.

Також пропоную ввести у роботу підприємства "Преміум Моторс Тойота Центр Вінниця" ведення електронних заяв, приказів, службових записок та інших документів, тому що це допоможе точно фіксувати дату оформлення документів, не дозволить змінювати їх зміст, перепідписувати їх без відома вищого керівництва, зменшити документообіг у бумажному вигляді та запобігти зникнення документів.

Я вважаю, що необхідно постійно розвивати систему контролю та удосконалювати її, тобто робити її не жорсткіше, а створювати систему яка б мотивувала до продуктивної праці. Керівник має вести гнучку політику, яка б не дозволяла працівникам переступати той кордон, коли людина витрачає забагато робочого часу на свої потреби, але й не робить так, щоб людина відчувала себе під постійним наглядом.

Контроль, як і плани, має бути достатньо гнучким і пристосовуватися до змін, що відбуваються. Незначні зміни планів іноді пов'язані з необхідністю суттєвих змін у системі контролю. Як правило, найефективніший контроль — це найпростіший контроль тих цілей, для яких він застосований. Найпростіші методи контролю потребують менших зусиль, вони більш економічні. Але найважливіше полягає в тому, що якщо система контролю занадто складна і люди, які з нею взаємодіють, не розуміють і не підтримують її, вона не може бути ефективною. Щоб бути ефективним, контроль має відповідати потребам і можливостям людей, які взаємодіють із системою контролю та реалізують її. Якщо контроль потребує непропорційно великих витрат і зусиль, він буде неефективним. Для того щоб визначити реальне співвідношення витрат і прибутку, необхідно розглядати як довгострокові аспекти контролю, так і короткострокові.

Існує тверде правило, що контроль, який коштує більше, ніж він дає для досягнення мети, не покращує контроль над ситуацією, а спрямовує роботу хибним шляхом, що є втратою контролю.