информационные ресурсы
.pdf
21
8. Введите информацию, приведенную в табл. 1. Обязательным условием ввода данных в колонку Наименование поставщика является их упорядочение по алфавиту (названию).
|
|
|
Таблица 1 |
|
|
Справочник поставщиков |
|
||
|
|
|
|
|
Наименование |
Код |
Адрес |
Расчетный счет |
|
поставщика |
поставщика |
поставщика |
||
|
||||
Аврора |
101 |
Казань |
22222222222222222222 |
|
Азов |
104 |
Тула |
55555555555555555555 |
|
Восход |
102 |
Пермь |
33333333333333333333 |
|
Заря |
100 |
Москва |
11111111111111111111 |
|
Космос |
103 |
Тверь |
44444444444444444444 |
|
9. Присвойте имя группе ячеек:выделите ячейки A3÷D7;
выберите команду Присвоить имя в разделе Определенные имена меню Формулы (рис. 6);
Рис. 6. Вид окна «Создание имени»
нажмите OK.
10.Переименуйте Лист 2 в Ведомость учета поставки материалов
(аналогично действиям п. 2).
11.Создайте таблицу Ведомость учета поставки материалов
(аналогично действиям п. 3–5) и введите исходные данные (рис. 7).
22
Рис. 7. Вид таблицы «Ведомость учета поставки материалов»
12. Заполните графы Наименование поставщика и Код поставщика:
сделайте ячейку B3 активной;
в меню Данные выберите команду Проверка данных;
в поле Тип данных выберите Список;
введите значение в поле Источник, выделив диапазон ячеек
A3÷A7 в Справочнике поставщика (рис. 8);
Рис. 8. Настройка списка поставщиков
23
нажмите OK;
для того чтобы ввод наименования поставщика из списка осуществлялся в каждой ячейке столбца B (Наименование поставщика), сделайте ячейку B3 активной и, установив курсор на маркер в правом нижнем углу, щелкните левой клавишей мыши и протяните его до ячейки B13 (рис. 9);
Рис. 9. Вид листа «Ведомость учета поставки материалов» при настройке списка
сделайте активной ячейку А3;воспользуйтесь командой Вставить функцию меню Формулы;
в поле Категория: выберите Ссылки и массивы;
в поле Выберите функцию нажмите ВПР (рис. 10);нажмите OK;
введите информцию в поле Искомое_значение, щелкнув по ячейке B3;
нажмите Enter;
введите информацию в поле Таблица;воспользуйтесь командой Использовать в формуле меню Фор-
мулы, выбрав Вставить имена;выделите Имя: Наименование поставщика (рис. 11);
24
Рис. 10. Вид первого окна Мастера функций
Рис. 11. Ввод имени массива в качестве аргумента формулы
25
нажмите OK;
нажмите Enter;
введите информацию — цифру 2 в поле Номер_столбца;введите информацию — цифру 0 в поле Интервальный_про-
смотр (рис. 12);
Рис. 12. Вид второго окна Мастера функций
нажмите OK;
установите курсор на маркер в правом нижнем углу ячейки A3, щелкните левой кнопкой мыши и протяните его до ячейки А13.
Функция ВПР работает только после ввода наименования поставщика в соответствующую ячейку столбца B.
13. Введите наименования поставщиков в ячейки В3÷B13:сделайте ячейку B3 активной;
щелкните на кнопку 
рядом с ячейкой B3 и из предложенного списка выберите наименование поставщика — Заря. Ячейка A3 (Код поставщика) будет заполнена автоматически (рис. 13);
аналогично заполните ячейки В4÷B13, ячейки А4÷А13 будут также заполнены автоматически.
Внесение наименования поставщика из списка аналогично алгоритму работы профессиональных приложений, позволяющих обрабатывать учетную, управленческую, юридическую информацию во избежание двойного ввода идентичных данных. При заполнении соответствующих полей происходит обращение к справочнику ус-
26
ловно-постоянной информации. В нашем примере наименованию поставщика соответствует определенный код, который автоматически проставляется при выборе из списка определенного поставщика. При изменении наименования поставщика в ячейке B автоматически изменится и его кодовое значение в ячейке A.
Заполненная таблица выглядит следующим образом (рис. 14).
Рис. 13. Автоматическое заполнение кода поставщика по его наименованию
Рис. 14. Результат заполнения таблицы «Ведомость учета поставки материалов»
27
14. Создайте сводную таблицу Фактическое выполнение поставок:
установите курсор в поле таблицы Ведомость учета поставки материалов;
воспользуйтесь командой Сводная таблица из меню Вставка;в окне Создание сводной таблицы (MS Office 2010) нажмите
OK (рис. 15).
Рис. 15. Создание сводной таблицы
Чтобы вставить поле в сводную таблицу, перетащите его в одну из четырех областей: Фильтр отчета, Названия столбцов, Названия строк и Σ Значения:
перенесите в поле Фильтр отчета надпись Код материала (по ставьте курсор на поле Код материала, нажмите левую кнопку мыши и, удерживая ее, перенесите надпись в поле Фильтр отчета);
перенесите в поле Названия строк надпись Наименование поставщика;
перенесите в поле Σ Значения надпись Сумма поставки фактическая;
в результате выполнения перечисленных действий получится сводная таблица (рис. 16);
28
Рис. 16. Фрагмент листа «Фактическое выполнение поставок»
переименуйте лист со сводной таблицей в Фактическое выполнение поставок.
Так как в приведенном примере необходимо проанализировать фактическое выполнение поставок всех видов материалов, отслеживая при этом сумму поставки каждым поставщиком, в качестве фильтра выбран показатель Код материала. Таким образом, можно отслеживать сумму задолженности перед каждым поставщиком за период и общую сумму задолженности перед всеми поставщиками за все виды материалов.
При вводе другого значения в поле Фильтр отчета сводной таблицы можно получить иное представление данных для анализа (например, по датам и поставщикам или по кодам материалов).
Рассмотрим порядок получения подобных отчетов средствами сводных таблиц.
15. Создайте ведомость Фактическое выполнение поставок по поставщикам и датам:
установите курсор в поле таблицы Ведомость учета поставки материалов;
воспользуйтесь командой Сводная таблица из меню Вставка;
перенесите в поле Названия строк надпись Наименование по ставщика;
перенесите в поле Названия строк надпись Дата поставки;перенесите в поле Фильтр отчета надпись Код поставщика;перенесите в поле Σ Значения надпись Сумма поставки фак-
тическая;
переименуйте лист со сводной таблицей в Фактическое выполнение поставок по поставщикам и датам (рис. 17).
29
Рис. 17. Фактическое выполнение поставок по поставщикам и датам (сводная таблица)
Фильтрация и группировка данных. Поле сводной таблицы играет роль фильтра данных. Каждое поле имеет команду Все, используемую для отображения всех возможных значений поля.
Используя сводную таблицу Фактическое выполнение поставок, получите данные для кода материала 1001:
сделайте активным лист Фактическое выполнение поставок;
нажмите кнопку правее поля Код материала;выберите код материала 1001 (рис. 18).
Рис. 18. Фильтрация данных по полю «Код материала»
30
Фактическое выполнение поставок по коду материала 1001 представлено в виде сводной таблицы на рис. 19.
Рис. 19. Фактическое выполнение поставок по коду материала «1001»
16. Представьте наглядно результаты расчетов, создав диаграмму по данным сводной таблицы:
сделайте активным лист Фактическое выполнение поставок;
выделите диапазон ячеек A7÷B7;
выберите команду Гистограмма в разделе Диаграммы меню
Вставка;в разделе Объемная гистограмма выберите Объемная гисто
грамма с группировкой;
переименуйте гистограмму в Фактическое выполнение по ставок (рис. 20).
Рис. 20. Гистограмма «Фактическое выполнение поставок»