21

1. Системы документации.

Система организационно-правовой документации

Понятие организации лежит в основе всей управленческой деятельности. Эта функция, безусловно, является первичной по отношению к другим функциям управления, поскольку сначала нужно организовать систему, а затем планировать ее деятельность, регулировать и контролировать. В составе организационной функции выделяются подфункции, например создание организации, установление структуры и штатной численности, распределение обязанностей между руководством, регламентация деятельности подразделений и работников, установление системы оплаты труда, режима работы и др. Содержанием организационной функции определяется назначение организационно-правовых документов – регламентировать деятельность организации во всех ее аспектах. К организационно-правовым документам относятся: устав организации (или положение об организации), штатное расписание, положения о структурных подразделениях, коллегиальных и совещательных органах, регламенты работы, правила, положения, инструкции, регламентирующие отдельные направления деятельности организации, должностные инструкции. Наиболее разнообразную и наименее регламентированную группу представляют собой правила, положения, инструкции. Эти документы могут разрабатываться по любому направлению деятельности организации (правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда, положение о защите персональных данных работников, инструкция по документационному обеспечению).

Система организационно-правовой документации представлена большим количеством разновидностей документов, например: Вид документа

Разновидности документа

Инструкция

Инструкция по документационному обеспечению управления

Инструкция пользователя АБД «Канцелярия» и др.

Должностная инструкция

Должностная инструкция специалиста 2-й категории

Должностная инструкция кассира и др.

Положение

Положение об отделе

Положение о совете директоров и др.

Регламент

Регламент коллегии

Регламент работы руководства и др.

Система плановой документации

Общим назначением плановой документации является установление целей и задач деятельности организации, определение необходимых ресурсов и распределение их по целям и задачам. Плановые документы – это программы, планы, графики. Планироваться может деятельность организации в целом, по отдельным направлениям деятельности и подразделениям.

Плановые документы могут иметь разную периодичность: год, полгода, квартал, месяц. Как правило, плановые документы, устанавливающие общие показатели по организации в целом и по определенным направлениям деятельности, утверждаются руководителем организации или коллегиальным органом (советом, собранием и др.). Планы, готовящиеся на их основе, например планы работы подразделений, не нуждаются в утверждении.

Система плановой документации также представлена большим количеством разновидностей документов:

Вид документа

Разновидности документа

План

План мероприятий по выполнению постановления…

План социально-экономического развития коллектива организации

План работы совета директоров

Бизнес-план

План работы отдела

Индивидуальный план работы и др.

Система распорядительной документации

Система распорядительных документов призвана регулировать деятельность организации. Регулирование деятельности необходимо для выполнения поставленных задач (программ, планов). Деятельность по регулированию необходима для устранения возникающих помех, отклонений от параметров, заданных плановыми документами. Главная задача регулирования – обеспечение согласованности в деятельности подразделений и должностных лиц организации.

Решения, принимаемые в процессе регулирования, фиксируются в документах, составляющих систему распорядительной документации. Это документы следующих видов: постановления, решения, приказы, распоряжения, указания.

Распорядительные документы также представлены большим количеством разновидностей документов:

Вид документа

Разновидности документа

Приказ

Приказ о распределении обязанностей между руководством

Приказ о создании филиала (отделения, представительства)

Приказ об утверждении (положения, правил, инструкции)

Приказ о финансировании работ…

Приказ о приеме на работу

Приказ о командировании и др.

Система отчетной документации

Документы, входящие в систему отчетной документации, – это документы, с помощью которых реализуется управленческая функция контроля за деятельностью. Контроль как функция управления заключается в количественной и качественной оценке результатов деятельности организации. Именно контроль позволяет субъекту управления сравнивать полученные результаты с показателями, определенными планом или программой. Контрольная деятельность позволяет наладить своего рода обратную связь в системе управления, что позволяет корректировать ранее принятые решения, использовать результаты контроля при планировании.

Система отчетной документации представлена такими видами документов как отчет, справка (отчетного характера). Бухгалтерские отчеты принято называть балансом. Несмотря на такую бедность в видовом отношении, система отчетной документации является весьма сложной по составу – включает, по меньшей мере, три самостоятельных класса систем: систему государственной статистической отчетности, системы ведомственной отчетности и внутриучрежденческую отчетность. Таким образом, система отчетной документации представлена большим количеством разновидностей документов:

Вид документа

Разновидности документа

Отчет

Отчет о научно-исследовательской работе

Отчет о командировке

Отчет о работе структурного подразделения

Отчет о проведении рекламной кампании и др.

Система информационно-справочной документации

Управленческие функции реализуются в деятельности учреждения через процесс принятия решения. Рассмотренные системы управленческой документации включают только те документы, которые фиксируют управленческие решения: система организационной документации включает документы, содержащие решения организационного типа, система плановой документации состоит из документов, содержащих плановые решения, и т.д. Процесс принятия решения в самом общем виде представляет собой преобразование некоторой исходной информации. В этом процессе выделяется два основных этапа: информационная подготовка решения (стадия «предрешения»), состоящая из сбора информации, ее анализа, классификации, обобщения, поиска альтернатив, и собственно принятие решения. Информация о положении дел в системе управления и о необходимости принятия решений того или иного типа поступает в управляющий орган в виде документов особого типа, отличных от рассмотренных выше. Это документы, которые в практике управления принято называть справочными, информационно-справочными, аналитическими или информационно-аналитическими.

Общее назначение этих документов – доставлять в орган управления информацию о фактическом положении дел в системе, о сбоях в системе, о ситуациях, нуждающихся в корректировке посредством принятия решения. Информация о положении дел в системе может поступать из различных источников: от подразделений, отдельных работников, подведомственных и сторонних организаций, от специально созданных с различными целями комиссий и других источников. Отсюда большое видовое разнообразие этих документов: докладные, служебные, аналитические записки, служебные письма, справки (информационного и аналитического характера), сводки, акты, протоколы и др. Особенность информационно-справочных документов состоит в том, что они обслуживают все функции управления, на них основывается любое решение, по какому бы вопросу деятельности организации оно ни принималось. Строго говоря, этот комплекс документов следовало бы включить как составную часть в каждую из рассмотренных систем документации, но поскольку общее назначение этих документов одинаково (независимо от того, при реализации какой функции управления они создаются), более целесообразным, на наш взгляд, является выделение их в самостоятельную систему документации.

Каждый вид информационно-справочных документов представлен множеством разновидностей, например:

Вид документа

Разновидности документа

Акт

Акт ревизии

Акт проверки финансово-хозяйственной деятельности

Акт приема-передачи дел

Акт экспертизы и др.

Письмо

Письмо (напоминание) о приближении сроков исполнения договора

Письмо (претензия) о нарушении условий договора

Письмо (предложение) об оказании услуг (поставке товара)

Письмо (приглашение) об участии в выставке и др.

Система договорной документации

В процессе осуществления своей деятельности любая организация вступает во взаимоотношения с другими организациями и лицами. Эти взаимоотношения необходимы, прежде всего, для реализации целей и задач организации. Ее взаимоотношения с внешними контрагентами (организациями, лицами) осуществляется с помощью договоров. Договоры могут заключаться по любому направлению деятельности организации. Решение о заключении договора принимает руководитель (подписывает договор тоже руководитель или уполномоченное им должностное лицо). Документы договорного типа называют договорами, контрактами, соглашениями. Использование того или иного названия в конкретной ситуации закреплено нормативными документами или сложившимися в управленческой деятельности традициями. Законодательство выделяет два основных вида договоров: гражданско-правовые договоры и договоры в сфере трудовых отношений. Наиболее богаты в видовом отношении гражданско-правовые договоры.

Вид документа

Разновидности документа

Договор

Договор купли-продажи

Договор поставки

Договор аренды (договор субаренды)

Договор подряда (договор субподряда)

Договор комиссии

Договор перевозки и др.

Системы документации обеспечивающего типа

Рассмотренные системы документации можно отнести к системам, реализующим основные управленческие функции, но в деятельности любой организации образуются документы, в которых отражается основная (производственная) деятельность организации (торговая, образовательная, лечебная, редакционно-издательская, научно-исследовательская и др.). Состав этих документов определяется содержанием основной деятельности организации. Например, в высшем учебном заведении основная деятельность отражается в системе документации по высшему образованию – это значительная по объему и разнообразная по видовому составу система документов. В основной своей массе документы, отражающие образовательный процесс в вузе, – это документы учетного характера. Наиболее характерным примером такого рода документов являются ведомости учета успеваемости (зачетные, экзаменационные), списки, экзаменационные билеты и др.

Особенностью систем документации обеспечивающего типа является то, что основная масса документов, составляющих эти системы, представляет собой документы учетного характера, то есть документы, реализующие функцию учета, что отражается и в названиях этих документов: ведомость, лист, листок, табель, карта, карточка, книга, журнал (учета) и др.

2. Три группы критериев ценности документов

Экспертиза ценности документов на основе научных критериев. Критерии установления научной и практической ценности документов. Значение и состав групп критериев, определяющих ценность содержания документов. Особенности отбора на хранение документов с повторяющейся информацией. Критерии происхождения документов. Значение, масштаб, характер деятельности учреждения-фондообразователя. Категории учреждений, документы которых подлежат передаче в государственные архивы. Критерии оценки внешних особенностей документов.

При формировании Архивного фонда страны из огромного количества документов лишь незначительная часть поступает на государственное хранение. Процесс изучения документов на основании принципов и критериев ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на государственное хранение называется экспертизой ценности документов. Основы методики экспертизы начали закладываться в XIV–XVIII веках. Более бурное развитие экспертиза ценности документов получила в XIX веке и окончательно сформировалась в XX веке. Современная экспертиза ценности документов проводится, как правило, на основе нормативно-методических пособий: перечней, номенклатур дел, классификаторов. Итогом экспертизы ценности документов является полноценное комплектование государственных архивов и всего Архивного фонда страны. Именно в итоге экспертизы происходит формирование архивных фондов, которые концентрируются в государственных архивах. 

Критерии экспер­тизы ценности документов - это система научно обоснован­ных признаков, на основе которых определяется ценность документов. Все критерии могут быть подразделены на три большие группы:

1)критерии происхождения документов. К группе относятся: значение учреждения или лица в жизни общества; значимость событий (явлений, предмета), отраженных в доку­ментах; время и место создания документов.

2)критерии содержания документов. К группе отно­сятся: значимость информации документа; повторяемость документной информации; целевое назначение документов; вид и разновидность документа.

3)критерии внешних особенностей документов. К группе относятся:  подлинность; внешний вид документа (форма передачи содержания, удосто­верения и оформления документов, в том числе художественные, палеографические, языковые и другие особенности; физическое состояние документов).

Критерии происхождения документов. На основе критерия значение учреждения в жизни общества определяются группы учреждений, от которых документы поступают либо на государственное хранение в полном объеме (имеется в виду ценная документация этих учреждений), либо выборочно (при этом решаются вопросы о формах выборочного приема), либо вообще не поступают на государственное хранение. При этом учитывают значение деятельности учреждения для развития отрасли, его место в ведомственной системе.  Критерий значение лица в жизни общества чрезвычайно сложный для архивиста, поскольку современникам сложно адекватно оценить роль той или иной личности. Поэтому, принимая решение о постоянном хранении фонда того или иного деятеля, нужно учитывать мнение специалистов данной отрасли, ученых, коллег по профессии и сотрудников.  Критерий значимость события позволяет оценивать документы, содержащие новые, обобщенные и единственные свидетельства о существенных событиях. Этот критерий требует оценивать документы в зависимости от степени участия учреждения или лица в проведении или изучении события, отраженного в документах. 

Критерии содержания документов. Критерий повторяемость информации широко используется в экспертизе ценности документов, так как «природа» государственного управления порождает явление повторяемости информации в создаваемых документах. В связи с этим учитываются виды и формы повторяемости документной информации путем сопоставления документов как источников первичной и вторичной информации. Различают два вида повторяемости информации, каждому из которых присущи свои формы: 

1) формальный (когда происходит простое воспроизведение документной информации во вторичных источниках) с такими формами, как дублетность, цитирование и суммирование; 

2)аналитико-синтетический (когда происходит преобразование документной информации первичных источников во вторичных источниках информации) с такими формами, как обобщение, реферирование и изложение.  Как форму повторяемости информации выделяют вариантность, которая может относиться к формальному или аналитико-синтетическому виду повторяемости документной информации. Все зависит от степени переработки вариантов документа. В практике экспертизы ценности документов и при выделении дел к уничтожению учитывается формальный вид повторяемости информации. 

К группе критериев содержания документов относятся: значимость информации документа; повторяемость документной информации; целевое назначение документов;  вид и разновидность документа. 

На основе критерия значимость информации документы учреждений делят на три группы:  1.документы, отражающие основные направления деятельности учреждения, с постоянным сроком хранения; 

2.документы вспомогательного, оперативного, справочного характера, хранящиеся временно; 

3.документы по личному составу. В этой группе может быть представлена как основная, так и вспомогательная документация. При оценке этой группы документов следует учитывать не только значение информации, но и значение лица, которого эти документы непосредственно касаются. Как правило, срок хранения – 75 лет по заключению ЭПК. 

Говоря о значении информации, в первую очередь следует иметь в виду ее содержательную сторону. Конечно, всесторонне оценить значение информации документов, поступающих на постоянное хранение, архивисту невозможно. Это может быть достигнуто лишь с помощью источниковедческого анализа документов. Поэтому этот критерий должен применяться в тесной взаимосвязи с критериями целевое назначение документа и вид и разновидность документа. 

3. Критерии внешних особенностей документов Критерий подлинность документов имеет важное значение, так как именно подлинникам отдается предпочтение при отборе документов на государственное хранение. При определении подлинности документа устанавливается наличие бланка, печати, штампа, подписи и т.д., что непосредственно связано с формой удостоверения документа. Если подлинники имеют особое государственное значение для использования в читальном зале или если есть расхождения в текстах подлинников и копий документов, 1-2 экземпляра копий оставляются на постоянное хранение. Копии документов подведомственных учреждений оставляются и в тех случаях, когда нет гарантии, что в фонде подведомственного учреждения сохранились подлинники этих документов.  При оценке такого критерия, как внешний вид документа, художественные, палеографические, языковые и другие особенности не столь актуальны для документов современных учреждений, а также учреждений 1920-х годов, поскольку эти документы, как правило, находятся в хорошем состоянии и полностью сохранены. Хотя иногда приходится учитывать и физическое состояние документов, и форму передачи в них информации. Если в поврежденных документах возможно хотя бы частичное восстановление текста, они оставляются на постоянное хранение, реставрируются или фотокопируются. 

3. Цели и принципы унификации документов

Задачи, принципы и методы унификации документов. Нормативная база унификации документов. Направления унификации документов. Унификация текста документа. Унификация документа как одно из направлений его совершенствования. Метод унификации. Унификация структуры текста. Элементы формализации. Формализованный характер текстов учетной документации. Унификация языковых средств. Формы унификации: типовой, трафаретный тексты, таблица, анкета, графики, диаграммы. Системная и межсистемная унификация. Унифицированные формы документов (УФД), как результат унификации.

Ответ. По ряду документов разработаны единые унифицированные и стандартизированные формы бланков. Унификация выдвинула следующие требования к документам: стандартная форма построения, приспособление к автоматизированной обработке, минимизация показателей, исключение дублирования, включение всех необходимых для целей управления показателей.

Унификация в широком смыс­ле слова представляет собой "приведение элементов заданного множества к единообразию по установленным признакам или сокращение числа элементов за­данного множества". Под унифи­кацией документов понимается выбор рациональных структур построения систем документации, приведение к единообразию на основе установления рациональ­ного количества их форм и типи­зации построения. Основная цель унификации документов заключается в создании стабильных комплексов доку­ментов, содержащих необходимую и достаточную информацию для эффективного решения задач уп­равления как в традиционных ус­ловиях, так и в условиях исполь­зования новых информационных технологий, при минимальных зат­ратах средств на сбор, обработку, передачу и хранение данных. В качестве объекта унифика­ции могут быть документы на лю­бых видах носителей. Унификация может быть как самостоятельным направлением совершенствова­ния документов, так и составлять одну из стадий технологического процесса стандартизации. И в этом случае стандартизация яв­ляется нормативным закреплени­ем результатов унификации.

Нормативной базой для про­ведения унификации документов являются:

- Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ);

- межгосударственные и го­сударственные стандарты РФ на унифицированные системы доку­ментации (УСД);

- Типовые методические ука­зания по проведению отраслевой /ведомственной/, республиканс­кой унификации документов, ис­пользуемых в автоматизирован­ных системах управления;

- Основные положения Еди­ной системы классификации и кодирования технико-экономи­ческой и социальной информа­ции и унифицированных систем документации в РФ;

- другие руководящие доку­менты Госстандарта РФ;

- общероссийские классифи­каторы технико-экономической и социальной информации. Боль­шое значение для проведения унификации документов имеют также ГОСТы, входящие в Госу­дарственную систему стандарти­зации РФ.

Проведение унификации опи­рается на реализацию следую­щих принципов:

- унификация от общего к частному, заключающаяся в по­строении формуляра-образца документов, а на его основе раз­работке конкретных форм доку­ментов;

- единообразие построе­ния форм документов и правил по­строения и оформления, обеспе­чиваемое путем максимальной ти­пизации и трафаретизапии тек­стов, выработки единых требова­ний к документации различных уровней управления, унификации расположения данных по полю документа;

- комплексность унифика­ции. При ее проведении должны предусматриваться все требова­ния к документу на всех стадиях его создания, исполнения, обра­ботки и хранения;

- информативность, т.е. включение в документы только тех реквизитов, которые нужны для решения конкретных задач или их комплексов с заданной точностью, а также для придания документам юридической силы;

- группировка реквизитов в документах в соответствии с пос­ледовательностью их заполнения,

- обоснованное определение минимально допустимых площадей для размещения реквизитов;

- стабильность требований к документам, исходя из исполь­зования форм документов в тече­ние достаточно длительного пери­ода времени;

- экономичность за счет обоснованного включения доку­ментов в систему документации и широкого применения бланков;

- сопряжение с действую­щими системами классификации и кодирования технико-экономи­ческой и социальной информации.

Унификация текста документа - это выявление и отбор оптимально необходимого минимального количества информации. Унификация текста управленческих документов рассматривается как организованная деятельность, направленная на повышение способности функционирования документа в сфере управления. В результате унификации достигается сокращение временных и интеллектуальных затрат на составление документа, оптимизация их восприятия, обеспечивается применение типовых семантических конструкций и максимальная формализация информации при составлении текстов управленческих документов. Унификация текстов управленческих документов является одним из необходимых условий для внедрения автоматизированных систем ДОУ. Унификация текстов управленческих документов позволяет решать следующие задачи:

- упорядочить состав документов организации, фиксирующих осуществление однотипных функций и задач;

- унифицировать формы и тексты управленческих документов с ориентацией их на автоматизированную подготовку на базе государственных стандартов;

- сократить затраты на создание документов за счет использования структурированной информации;

- использовать унифицированные шаблоны текстов документов для автоматизированных систем делопроизводства;

- ускорить процессы принятия управленческих решений.

Унификация текстов управленческих документов заключается в установлении единой формы языкового выражения, наиболее точно передающей содержание регулярно повторяющихся ситуаций. Этапы унификации текстов документов:

- унификация структуры текстов - выбор последовательности расположения смысловых компонентов текста, наиболее отвечающих назначению документа;

- унификация языковых средств выражения содержания в тексте документов;

- разработка унифицированных текстов в виде связного текста, трафарета, анкеты, таблицы.

При проведении унификации применяются методы содержательной и формальной унификации. Содержательная связана с анализом содержания конкретных форм документов и их систем. Она осуществляется. на основе классификации документов по различным признакам. К методам содержательной унификации относятся: установление ограничительных номенклатур действующих форм; создание типовых форм; построение единой модели документов для групп однородных задач (построение формуляра-образца); унификация и стандартизация информационных элементов и используемых показателей.

В масштабе РФ такой ограничительной номенклатурой является ОКУД, представляющая собой систематизированный перечень унифицированных форм документов, разрешенных к применению во всех учреждениях и организациях РФ. В масштабе отрасли или конкретного предприятия или учреждения такими ограничительными номенклатурами являются отраслевые (ведомственные) формы управленческих документов, аналогичные формы документов предприятий или табели документов. Они представляют собой классификационные схемы разрешенных к применению форм документов, необходимых и достаточных для реализации задач и функций, стоящих перед организациями-разработчиками; табелей с указанием статуса, пользователей, технологии подготовки и прохождения. Для разработки такого табеля создается классификатор функций, выполняемых всеми подразделениями организации.