21

Методами формальной уни­фикации документов являются: унификация структуры докумен­тов; создание общих синтаксичес­ких правил построения документов; унификация методов контро­ля информации в документах; унификация типов носителей и форматов документов.

Унификация текстов документов проводится на основе выявления типовых, повторяющихся ситуаций и решений, установления точного соответствия между функциями документа (задачами) и формой представления информации. В ходе анализа текстов на каждый документ составляется карта, включающая реквизиты документа (вид документа, автор, корреспондент, адресат, индекс дела по номенклатуре) и аннотацию текста (краткое содержание, цель создания, структура). На основе анализа аннотации составляется модель текста унифицированной формы, в которой определяется, какая информация должна содержаться в документе.

При проектировании модели текста документа выбирается форма языкового выражения, выделяется постоянная, переменная информация, определяется форма представления текста. На основе разработанных форм составляется альбом унифицированных форм документов организации, в который включаются введение классификатора унифицированных форм документов организации, унифицированные формы документов, приложения (списки терминов и специальных сокращений, правила написания наименований организаций и должностей и т.д.). Помимо альбомов могут создаваться банки текстовых заготовок, которые включают наиболее часто используемые фрагменты текста, фразы и дополнены словарями синонимов, антонимов, толковыми и т.п.

Текст унифицированных документов оформляется в виде: связного (типового) текста или трафаретного текста; анкеты; таблицы; соединенных форм (композиции в виде связного текста, анкеты, таблицы).

Связный (типовой) текст - текст, содержание которого неизменно повторяется в ряде документов, что не исключает возможности выделения постоянной и переменной информации.

Трафарет - это форма представления унифицированного текста, содержащего постоянную информацию и пробелы для заполнения их переменной информацией, характеризующей конкретную ситуацию.

Анкета - форма представления унифицированного текста, в котором дается характеристика одного объекта по определенным признакам. Форма анкеты применяется для изложения словесной или цифровой информации описания одного объекта по определенному набору признаков.

Таблица - форма представления унифицированного текста, содержащего информацию, являющуюся характеристикой нескольких объектов по ряду признаков. Форма таблицы применяется при изложении как словесной, так и цифровой информации. Постоянная информация представлена в виде общих наименований показателей, которые внесены в соответствующие графы. В таблице выделяют два уровня членения текста: вертикальный (графы), горизонтальный (строки). Постоянная информация, представленная в виде обобщенных показателей, заносится в графы, переменная - в строки.

Соединение форм представления унифицированного текста - это интегрированная форма представления унифицированного текста, содержащего сочетание связного текста с анкетой или таблицей.

Основная цель унификации и стандартизации документации - создание системы документов, которая может дать экономический эффект. Использование унифицированных документов должно способствовать росту творческих элементов в управленческом труде, повышению его культуры. Экономическая эффективность унификации и стандартизации документов достигается в результате снижения затрат на составление, изготовление и оформление документов, их передачу, обработку, хранение, уничтожение. Кроме того, может быть получен косвенный эффект за счет совершенствования системы управления, выражающийся в повышении оперативности управления путем сокращения времени на все виды работы с документами и приближении принимаемых решений к оптимальным вариантам в результате повышения качества документов. Следовательно, унификация документов будет представлять собой решение задач по совершенствованию их содержания и формы.