2.Составление и оформление организационно-распорядительных документов.

Цели занятия:

1. Познакомиться с назначением и требованиями к оформлению организационных и распорядительных документов.

2.Изучить формуляр и место расположения реквизитов организационных и распорядительных документов.

3.Изучить требования к составу отдельных реквизитов и правилам их оформления (форматирования).

4.Овладеть навыками оформления отдельных реквизитов и документов в целом.

5.Изучить структуру текста и требования к тексту распорядительного документа – решения, приказа, распоряжения.

6.Овладеть навыками составления текстов распорядительных документов.

Подготовка к выполнению задания:

-Познакомиться с требованиями к реквизитам документов, их оформлению, требованиям к тексту служебного документа.

-Изучите следующие темы:

• Организационные документы – уставы, положения, инструкции;

• Распорядительные документы – решения, приказы, распоряжения;

• Текст документа, его структура и требования к составлению.

3. Составление и оформление справочно-информационных документов.

Цели занятия:

1.Познакомиться с назначением и требованиями к оформлению протокола, служебных писем, актов, докладных и объяснительных записок, справок.

2.Изучить формуляр и место расположения реквизитов справочно-информационных документов .

3.Изучить требования к составу отдельных реквизитов и правилам их оформления (форматирования).

4.Овладеть навыками оформления отдельных реквизитов и документов в целом.

5.Изучить структуру текста и требования к тексту протокола, служебного письма, акта, докладной и объяснительной записки, справки.

6.Овладеть навыками составления текстов справочно-информационных документов.

Подготовка к выполнению задания:

-Познакомиться с требованиями к реквизитам документов, к их офоормлению, требованиям к тексту служебного документа.

-Изучите следующие темы:

• Служебные письма;

• Протоколы;

• Акты;

• Докладные и объяснительные записки;

• Справки.

• Текст документа, его структура и требования к составлению.

4. Составление и оформление кадровых документов.

Цели занятия:

1.Познакомиться с назначением и требованиями к оформлению кадровых документов. 2.Изучить формуляр и место расположения реквизитов справочно-информационных документов.

3.Изучить требования к составу отдельных реквизитов и правилам их оформления (форматирования).

4.Овладеть навыками оформления отдельных реквизитов и документов в целом.

5.Изучить структуру текста и требования к тексту заявления о приеме на работу, резюме, автобиографии, рекомендательного письма.

6.Овладеть навыками составления текстов кадровых документов.

VII. ТЕСТОВЫЕ ЗАДАНИЯ

Тест №1.

1. Реквизит служебного документа – это:

1.1 Его отдельный элемент.

1.2 Часть служебного документа.

1.3 Фирменный бланк.

2 Автором служебного документа является :

2.1Организация, фирма от имени которой составлен документ.

2.2 Должностное лицо который подписывает документ.

2.3.Исполнитель, который готовит текст документа.

3. В каком случае правильно оформлен реквизит адресат :

3.1

Директору фирмы «АЯКС»

Г-ну Ларину П.С.

Оф. 12, д. 22, Скатерный пер.,

Москва, 103020

3.2

Директору школы № 237

Матвеевой Ирине Сергеевне

3.3

Директору УПО СВАО

Г-ну В.А.Петрову

Д. 12, ул.Ростокинская,

Москва, 129128

3.4

Г-ну Вознесенскому А.П.

344044, г.Ростов-на-Дону

ул.Погодина, д.12

3.5

д.14, ул. Добровольского,

г.Ростов-на-Дону, 344092

г-ну Н.В. Волкову

4. При адресовании инициалы ставят :

4.1После фамилии адресата

4.2Перед фамилией адресата

5. На каком служебном документе проставляется ссылка на индекс и дату входящего документа:

5.1 Сопроводительном письме

5.2. Письме-ответе

5.3. Претензионном письме

5.4. На всех видах писем

6. Индекс служебного документа – это:

6.1 Порядковый номер документа.

6.2 Порядковый номер с буквенным обозначением

6.3 Зашифрованная в цифрах информация о месте исполнения и хранения документа?

7. Исходящий номер служебного письма – это:

7.1Регистрационный номер, проставляемый адресатом.

7.2Регистрационный номер, проставляемый автором письма.

8.Какое служебное письмо имеет отметку о наличии приложений:

8.1Запрос.

2. Информационное.

8.3Сопроводительное

8.4Все служебные письма.

8. В каком случае правильно оформлен реквизит, если о приложении не упоминалось в тексте служебного письма :

9.1 Приложение: на 3 л. в 2 экз.

9.2 Приложение:

1. Справка о согласовании проекта на 4 л. в 1 экз.

2. Отзывы по проекту на 2 л. в 1 экз.

8. В каком случае правильно оформлен реквизит «Подпись» в служебном документе:

10.1

Директор ООО «ГАРАНТ» В.А.Щеглов

10.2

Главный бухгалтер Н.С.Смирнова

Директор А.С..Орлов

10.3

Ректор института Токин А.В.

10.4

Директор С.А.Фомин

Главный бухгалтер А.В.Семенова

10.5

Директор фирмы П.Н.Козлов

10.6

Директор Козлов А.П. _________________

(подпись)

8. С какой целью в документе указывают фамилию и телефон исполнителя:

11.1Для придания документу юридической силы

2. Для оперативной связи

8. Резолюцию на служебном документе можно писать :

12.1По тексту

2. На отдельном листе бумаги.

3. На свободном от текста месте.

8. В каком случае правильно оформлен реквизит «Резолюция»:

13.1

Подготовить проект приказа

В срок до 1.04.99

Роспись 25.03.99

13.2

Кислову А.Н.

Миронову С.В.

Роспись 3.05.99

13.3

Комарову А.П.

Согласовать условия

контракта с заказчиком

в срок до 2.04.99

Роспись 25.03.99

13.4

Не возражаю

2.12.99

13.5

Согласен

Роспись 23.04.99

13.6

В Архив

Роспись 5.07.99

8. В каком случае правильно оформлен реквизит «Виза»:

14.1

Не согласен

Роспись 4.07.99

14.2

Верно

Юрисконсульт

Роспись И.Н.Антонов 2.07.99

14.3

Юрисконсульт

Роспись А.В.Фоменко 30.12.99

14.4

Роспись 12.05.99

14.5

С учетом замечаний

Роспись 5.08.99

8. В каком случае правильно оформлен реквизит «Гриф утверждения»:

15.1 Утверждаю

Приказом от 12.05.99 № 17

Роспись А.Н.Иванов

14.05.99

15.2 Утверждаю

Директор

Роспись А.Н.Романов

15.06.99

15.3

Утверждено

Распоряжением

От 14.07.99 № 43

16.В каком случае правильно оформлен реквизит «Гриф согласова

согласования»:

16.1

Согласовано

Протокол согласования

От 15.08.99

Роспись 20.08.99

16.2

Согласовано

ОАО «Ростовэнерго»

Директор

Роспись А.Н.Павлов

16.3

Согласовано

ОАО «СИГНАЛ»

Роспись А.С.Сергеев

12.07.99

16.4

Согласовано

ЗАО «Эмпилс»

Директор

Роспись А.Н.Носов

15.02.99

16.5 Согласовано

Директор ООО «Пульс»

Роспись А.С.Миронов

23.12.99

17.Что заверяет Круглая (гербовая) печать фирмы:

17.1.Документ

17.2.Текст документа

17.3Реквизит «Подпись»

17.4Бланк документа

18.Что обозначает дата документа:

18.1Дату его представления на подпись

18.2Дату его подписания

18.3Дату получения адресатом

18.4Дату его отправки

18.5Дату его утверждения

18.6Дату его согласования

Тест №2

1.Система документации – это … .

1.совокупность взаимоувязанных документов, применяемых в определенной сфере деятельности

2.управление информационными процессами

3.управление информационными средствами хранения, технологиями и ресурсами.

2.Документ – это … .

1.материальный объект с информацией, закрепленной, созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве.

2.официальная публикация, указ, директива.

3.В документах организации, фирмы, предприятия … .

1.отражается и учитывается ее деятельность

2.закрепляется управление информационными процессами

3.регламентируется управление средствами хранения, технологиями и другими ресурсами.

4.Выполнение Единых правил оформления документов обеспечивают … .

1.все перечисленное

2.юридическую силу документа

3.оперативное и качественное составление и исполнение документа

4.организацию быстрого поиска документа

5.эффективное использование средств вычислительной техники и связи.

5.Персональную ответственность за документальный фонд, образующийся в организации несет

1.руководитель организаций

2.работник архива

3.контролер

4.системный технолог

5.все перечисленное.

6.Термин "делопроизводство" первоначально появился в устной речи в … .

1.XVIIв.

2.XVIв.

3.XVв.

4.XVIIIв.

7.Первый ГОСТ на организационно-распорядительную документацию (ОРД) был введен в действие в … .

1.1972 г.

2.1966г.

3.1988 г.

8.Выполнение требований к подготовке, систематизации и хранению документов, со стороны государства, контролируется … .

1.все перечисленное

2.государственной налоговой службой

3.федеральной архивной службой

4.аудиторскими организациями

5.судами

9. Реквизиты, идентифицирующие автора документа:

1. Код формы документа;

2. Дата документа;

3. Регистрационный номер;

4.Наименование организации;

5.Справочные данные об организации.

10.Делопроизводство (документационное обеспечение управления) - это специфическое направление деятельности, которое заключается в:

1.составлении и оформлении документов и в организации работы с документами

2.управлении средствами хранения, технологиями и другими ресурсами как «вещами»

3.организации электронной системы документооборота

ТЕСТ №3

1.Структура службы делопроизводства учреждения зависит от:

а) категории учреждения;

б) количества документов;

в) применения механизации и автоматизации;

г) интенсивности документооборота.

2.Различают три потока документации на предприятии:

а) входящие, исходящие и внутренние документы б) централизованный, децентрализованный и смешанный в) готовящиеся, утверждаемые и отправляемые документы г) организационные, финансовые и снабженческие документы.

3.Первичная обработка входящих документов должна осуществляться...

а) - в течение суток б)  в день поступления в)- по мере поступления г) - в течение рабочей недели д) - в зависимости от важности документа

4.Составление проекта, изготовление, согласование, визирование, утверждение и отправка - это этапы обработки ...

а) исходящих документов б) служебной переписки в) внутренних документов г) входящих документов д) протоколов и решений коллегиальных органов

5.Запись сведений о документе с последующим проставлением индекса и даты - это

а) систематизация б) регистрация в) архивирование г) каталогизация

6.Регистрационный индекс входящих и исходящих документов включает

а) Порядковый номер в пределах данной группы документов б) Порядковый номер и индекс по номенклатуре дел в) Классификатор корреспондента г) Дату регистрации

7.Применяют две формы регистрации документов

а) централизованную и децентрализованную б) автоматическую и ручную в) для входящих и исходящих документов г) карточную и журнальную

8.Трудоемкость поиска документа и дублирование регистрации - это недостаткиа)журнальной формы регистрации б) карточной формы регистации в) неавтоматизированной формы регистрации г) децентрализованной схемы делопроизводства

9.Вас включили в экспертную комиссию предприятия. Чем Вы будете заниматься?

а) проверять сохранность документов в подразделениях б) оценивать степень секретности документов в) проверять правильность составления документов г) проводить экспертизу ценности документов д) контролировать исполнение документов е) проверять правильность составления документов

10. Перед сдачей документов на архивное хранение следует

а) сгруппировать и подшить документы в папки б) оформить и описать дела в) составить опись документов и переплести их г) систематизировать и уточнить документы д) скопировать особо важные документы

VIII. КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ

1. Дайте определение документа. Какие функции выполняет документ в управлении?

2. Дайте определение реквизита документа. Чем определяется набор реквизитов в документе?

3. Содержание реквизитов и правила их оформления.

4. Дайте определение формуляра документа. Что такое типовой формуляр?

5. Бланк документа. Классификация бланков документов.

6. Требования к тексту служебного документа. Простые и сложные документы. Структура текста.

7. Организационно-правовые документы (Устав, Положение, Инструкция), их назначение и правила оформления.

8. Распорядительные документы (Постановления и Решения), их назначение и требования к оформлению.

9. Распорядительные документы (Приказ и Распоряжение), их назначение и требования к оформлению.

10. Текст распорядительного документа. Его структура и содержание.

11. Основные этапы подготовки проекта распорядительного документа.

12. Система информационно-справочной документации, ее состав и назначение. Виды информационно-справочных документов.

13. Протокол, его назначение и формуляр. Полный и краткий протокол. Выписка из протокола.

14. Докладные, объяснительные и служебные записки, их назначение и правила составления.

15. Акты, виды актов и требования к их составлению. Порядок подписания и утверждения актов.

16. Справка, формуляр и требования к оформлению. Порядок подписания справок должностными лицами.

17. Назначение и состав кадровой документации.

18. Документы, регламентирующие управление персоналом.

19. Документирование процесса движения кадров.

20. Порядок заключения трудового договора.

21. Процедура издания приказа о приеме на работу.

22. Документирование процедуры увольнения работника.

23. Документооборот и документопоток.

24. Этапы документооборота. Прием и первичная обработка поступающих в организацию документов.

25. Регистрация документов. Формы регистрации.

26. Организация движения документов внутри учреждения.

27. Контроль за исполнением документов. Формы контроля.

28. Информационно-справочная работа по документам организации.

IX. Темы контрольных работ для студентов заочной

формы обучения

ВАРИАНТ №1 (А - Г)

1.Основные понятия делопроизводства. Задачи и функции документа в управленческой деятельности.

2.Организационные документы (Устав, Положение, Инструкция), их назначение и правила оформления.

3.Докладные, объяснительные и служебные записки, их назначение и правила составления.

4.Написать проект приказа и выписку из приказа по основной деятельности.

5.Составить полный и краткий протокол и выписку из протокола.

6.Составить письмо-подтверждение.

ВАРИАНТ №2 (Д - М)

1.Система организационно-распорядительной документации. Формуляр-образец, его назначение. Перечень реквизитов и правила их оформления. Функции реквизита в документе.

2.Распорядительные документы (Приказ и Распоряжение), их назначение и требования к оформлению.

3.Справка, формуляр и требования к оформлению. Порядок подписания справок должностными лицами.

4.Написать проект приказа и выписку из приказа по основной деятельности.

5.Составить полный и краткий протокол и выписку из протокола.

6.Составить письмо-просьбу.

ВАРИАНТ №3 (Н - Т)

1. Текст распорядительного документа. Его структура и содержание.

Основные этапы подготовки проекта распорядительного документа.

2.Система информационно-справочной документации, ее состав и назначение. Виды информационно-справочных документов.

3. Порядок заключения трудового договора.

4.Написать проект приказа и выписку из приказа по основной деятельности.

5.Составить полный и краткий протокол и выписку из протокола.

6.Составить письмо-напоминание.

ВАРИАНТ №4 (У - Я)

1.Назначение и состав кадровой документации.

2.Акты, виды актов и требования к их составлению. Порядок подписания и утверждения актов.

3.Документооборот и документопоток. Этапы документооборота.

4.Написать проект приказа и выписку из приказа по основной деятельности.

5.Составить полный и краткий протокол и выписку из протокола.

6.Составить гарантийное письмо.