2.3 Функциональные возможности ms Access
В Access база данных обозначает файл, содержащий набор информации. База данных в Access может содержать следующие типы объектов: таблица, запрос, форма, отчёт, страница, макрос, модуль.
Access может работать одновременно только с одной базой данных. Но одна БД Access может включать множество таблиц, форм, запросов, отчётов, макросов и модулей, которые хранятся в одном файле с расширением mdb2.
Таблица – это объект, соответствующий понятию «таблица» в теории реляционных баз данных. Для каждой таблицы в Access можно определить первичный ключ и один или несколько индексов с целью увеличения скорости доступа к данным.
Access позволяет создавать структуру таблицы в трех режимах – в режиме конструктора, с помощью мастера и путем ввода данных. Разница предполагает использование этих средств пользователями с разным уровнем подготовки, разными целями и перспективами использования данных.
Связи между таблицами определяются специальным средством, которое называется «Схема данных».
Запрос – объект, содержащий текст SQL запроса, имеющий уникальное имя в определенной базе данных. Создать запрос можно с помощью мастера и в режиме конструктора. В первом случае пользователю в интерактивном режиме предлагается выбрать имя таблицы и поля для выборки. Во втором случае можно выбрать несколько таблиц или запросов, связать их графическим способом и определить поля выборки.
Форма - о специальный объект-контейнер для других интерфейсных компонентов, таких как поля ввода и отображения данных, кнопки и др. На форме разработчик располагает компоненты для ввода, корректировки, просмотра и группировки данных, в зависимости от специфики приложения. Форму также можно создать двумя способами – в режиме конструктора и с помощью мастера. В первом случае разработчик располагает набором компонентов, которые свободно размещает на форме и задает их параметры. В режиме мастера пользователь просто выбирает таблицу, поля и стиль оформления, а форма генерируется автоматически.
Отчёт–объект, предназначенный для создания документа, который впоследствии может быть распечатан либо включён в документ другого приложения. Этот документ содержит результаты выборки из базы данных в виде структурированной информации (например в виде таблицы или списка).
Страницы – средство публикации данных в локальной сети или Internet. Создаваемая страница проектируется подобно форме (с некоторыми отличиями в используемых компонентах), при работе с ней можно не только просматривать, но и изменять данные в базе. После сохранения страницы как объекта в БД ее можно экспортировать в виде файла в формате HTML и использовать для доступа к данным через интернет-браузер [2].
3. Программная реализация
В данной главе мы хотим представить создание информационной системы на основе Базы Данных хобби. Для реализации этой работы мы использовали систему управления Базами Данных MS Access.
3.1. База Данных хобби
В данной системе содержится информация о респондентах, а именно их ФИО, возраст, место работы или учебы, их увлечения и свободное время в часах. Также есть информация о том, сколько времени человек должен уделять на то или иное хобби в зависимости от степени его увлеченности. Для того, чтобы отобразить всю эту информацию мы создали 4 таблицы, в соответствии с рисунком 1:
анкета;
время;
степень увлеченности;
хобби.
Рисунок 1. Таблицы
Таблица «Время» содержит следующие поля в соответствии с рисунком 2:
код - тип данных Счетчик;
ФИО - тип данных Текстовый;
свободное время - тип данных Дата/время;
затраченное время - тип данных Дата/время.
Рисунок 2. Таблица «Время» в режиме конструктора
Другие таблицы содержат соответствующие поля и типы данных по аналогии.
Таблицы заполняются сведениями, которые необходимы для того, чтобы получить необходимую информацию о людях и их хобби, в соответствии с рисунком 3.
На рисунке 3 изображена таблица «Анкета», благодаря которой можно получить следующую информацию о человеке: его пол, возраст, место, где он учится или работает. Так же есть поле «Код», который автоматически номерует заполненные строки, благодаря типу «Счетчик».
Рисунок 3. Таблица «Анкета»
Следующий этап - это создание схемы данных. Схема данных связывает все таблицы, это нужно для того, чтобы в дальнейшем выполнить запросы. В нашем случае подходит связь «один-ко-многим», которая создается в том случае, когда только одно поле является полем первичного ключа или уникального индекса, в соответствии с рисунком 4:
Рисунок 4. Связь «один-ко-многим»
Далее идет описание запросов. Запросы нужны для корректной работы в информационной системе. В своей работе мы сделали 5 запросов в соответствии с рисунком 5 а), 5 б):
«<21» - запрос, который выводит людей, младше 21 года;
«ввод возраста» - запрос, который выполняется при помощи ввода возраста;
«ввод свободного времени»- запрос, который выполняется при помощи ввода свободного времени;
«возраст и свободное время» - запрос, который отображает ФИО, возраст и в связи с возрастом свободное время;
«пол и хобби» - запрос, который отображает пол и хобби.
Рисунок 5 а). Запрос «ввод возраста», диалоговое окно
Рисунок 5 б). Запрос «ввод возраста», результат запроса
На языке SQL данный запрос выглядит следующим образом, в соответствии с рисунком 6:
Рисунок 6. Запрос «Ввод возраста» на языке SQL
Что означает:
SELECT <условие отбора> (анкета.возраст, время.[свободное время], анкета.ФИО);
FROM <Имя объекта Базы Данных> (анкета INNER JOIN хобби ON анкета.ФИО = хобби.ФИО) INNER JOIN время ON (хобби.ФИО = время.ФИО) AND (анкета.ФИО = время.ФИО);
WHERE <дополнительные ограничения на полученные значения> ((анкета.возраст)=[Введите возраст]).
Следующим этапом в реализации программы является создание форм. В представленной работе 2 формы: анкета и хобби, и 3 таблицы вспомогательные, в соответствии с рисунком 7:
Рисунок 7. Формы в Базе Данных
Главной формой в моей работе является форма «Хобби», представленная на рисунке 8:
Рисунок 8. Форма «Хобби»
Форма содержит в себе следующие компоненты: ФИО, возраст, хобби, степень увлеченности хобби его свободное время.
При нажатии кнопок «Вперед», «Назад», «Последняя запись», «Первая запись» будет выполняться переход по ФИО, и в соответствии с ФИО меняется возраст, хобби, свободное время и степень увлеченности.
При нажатии кнопки «Новая личность» выполняется переход на другую страницу, представленную на рисунке 9:
На этой странице содержится информация о человеке, причем при нажатии кнопок вперед-назад список меняется. На этой странице в диалоговые окна можно вводить новую информацию о человеке. Чтобы закончить работу в этом диалоговом окне и перейти на главную страницу, представленную на рисунке 8, нужно нажать на кнопку «Закрыть».
Кнопка «Новое хобби» работает аналогично. Новая информация, занесенная в диалоговые окна, сохраняется автоматически при закрытии.
Рисунок 9. Диалоговое окно «Анкета»
Заключение
В рамках курсовой работы была создана информационная система на основе базы данных «Хобби». Был обеспечен автоматизированный доступ к информации в базе данных, обеспечен поиск информации для пользователей информационной системы. Цели и задачи курсовой работы были реализованы в MS Access.
СУБД Access предоставляет необходимые средства для работы с базами данных неискушенному пользователю, позволяя ему легко и просто создавать базы данных, вводить в них информацию, обрабатывать запросы и формировать формы.
Список использованной литературы
1. Бакаревич Ю.Б., Пушкина Н.В. MS Access 2000 за 30 занятий 2001. – 510 с.
2. Гончаров А. Access в примерах. / Гончаров А.–С.-Петербург: Питер, 2008. – 302 с.
3. Горев А., Ахаян Р., Макашарипов С. Эффективная работа с СУБД. Питер, 2007. – 412 с.
4. http://www.vuithelp.ru/files/22.html.