Лекции по АРМ произв. менеджера / Лекция 6 АРМ документооборота / 12.30-13.00_Boss-Referent
.pdf
БОСС-Референт 4J – система для автоматизации
документооборота
на СПО
Евгения Капустина
директор по развитию продукта компании БОСС-Референт
DOCFLOW 2010, Москва
Евгения Капустина
директор по развитию продукта компании БОСС-Референт
Почему заказчикам нужна СЭД на СПО
Отсутствие отчислений на лицензии – экономия бюджетных средств
Открытый код:
●упрощается процесс исправления ошибок ПО
●упрощается процесс сертификации ФСТЭК
●безопасность
Нет привязки к одному поставщику услуг
Платформенная независимость
2
Обработка внешней корреспонденции:
- входящие и исходящие письма
- обращения граждан и информационные запросы
регистрация
рассмотрение исполнение
согласование
подписание списание в дело
Евгения Капустина
директор по развитию продукта компании БОСС-Референт
БОСС-Референт 4J
АРМы
Обработка внутренних документов:
-служебная переписка
-ОРД, НПА
-заявки
-…
подготовка проектов согласование подписание
исполнение
списание в дело
Государственный сектор:
●традиционный документооборот
органов государственной власти
●поддержка нескольких уровней иерархии
●контроль исполнительской дисциплины
●работа с обращениями граждан
●заседания коллегиальных органов
●автоматизация электронных административных регламентов
Коммерческий сектор:
●традиционный документооборот, автоматизация «горизонтальных» внутренних процессов
●автоматизация специализированных процессов конкретного предприятия, отрасли
3
Евгения Капустина
директор по развитию продукта компании БОСС-Референт
Реализованные функции
Работа с документами
|
Учет и регистрация |
|
Создание шаблонов карточек |
|
Формирование маршрутов |
|
||||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Создание резолюций |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Контроль исполнения |
|
Формирование отчетов |
|
|||||
|
и поручений |
|
|
|
||||||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|||||
|
|
Формирование связок |
|
Штрихкодирование и |
|
|||||
|
|
документов |
|
потоковое сканирование |
|
|||||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Сервисы |
|
|
|
Протоколирование |
Уведомления |
Использование СКЗИ |
Поиск |
4
Евгения Капустина
директор по развитию продукта компании БОСС-Референт
Реализованные процессы
Управление организационной структурой:
●хранение информации об организационной структуре, сотрудниках
●реализация схемы взаимодействия «руководитель-помощник»
●назначение пользователям статических и динамических ролей
Управление внешними адресатами:
●хранение информации об организациях и представителях
●быстрый поиск, добавление контрагента при заполнении реквизитов карточки
Обработка внешней корреспонденции:
●регистрация, рассмотрение и контроль исполнения входящих документов и обращений граждан
●согласование и подписание проектов исходящих документов
●рассылка адресатам, списание в дело
Обработка внутренних документов:
●работа с нормативной и организационно-распорядительной документацией
●служебная переписка между подразделениями
5
Евгения Капустина
директор по развитию продукта компании БОСС-Референт
Автоматизация работы канцелярий
Обработка входящей и исходящей корреспонденции
Поддержка сложных регистрационных номеров
Сканирование документов с использованием потокового сканера Рассмотрение документов в электронном виде
Внесение резолюций в систему (в том числе создание графических резолюций)
Ознакомление с документом «под роспись», рассылка
Связывание документов, графическое отображение связей
Быстрый доступ ко всем документам по рассматриваемому вопросу:
категоризация и поиск документов
Контроль работы с бумажным оригиналом
Списание документов в дело в соответствии с утвержденной в
организации номенклатурой дел
6
Евгения Капустина
директор по развитию продукта компании БОСС-Референт
Контроль исполнительской
дисциплины
Создание поручений и контроль их выполнения Корректировка сроков исполнения поручений, смена исполнителей
Контроль выполнения: подготовка отчетов о выполнении поручений
(промежуточных и финальных), контроль хода исполнения поручения
Оповещения о нарушении сроков исполнения поручения, о завершении работ по поручению
Формирование отчетов по задержкам в выполнении поручений и согласовании документов. Статистика по обработке документов
Графическое отображение «дерева поручений», полная информация по поручениям, в которых сотрудник является автором, исполнителем,
соисполнителем, контролирующим лицом
7
Евгения Капустина
директор по развитию продукта компании БОСС-Референт
Автоматизация регламентов
управленческой деятельности
Поддержка полного маршрута обработки управленческого документа Поддержка любых схем согласования документов
Возможность подписания документа в электронном виде с использованием ЭЦП
Быстрое изменение маршрута документа Контроль процесса (согласования, подписания, исполнения)
8
Евгения Капустина
директор по развитию продукта компании БОСС-Референт
Регистрационно-контрольная карта
Создание карточек по шаблону
Отображение блоков и полей в зависимости от роли пользователя и статуса документа
Настройка блоков и полей карточек
администратором системы
9
Евгения Капустина
директор по развитию продукта компании БОСС-Референт
АРМ руководителя
Работа со списком поступивших
документов или с содержанием документа
Просмотр информации по документу
Область «Папок руководителя»:
-по срочности рассмотрения
-документы на контроле
-отчеты
Изменение и утверждение проектов резолюций
10