3.2. Технические и программные средства обработки юридических документов Технические средства

Технические средства делятся на машинные и внемашинные.

К внемашинным относятся офисные средства: ксероксы, факсы, каталожные картотеки, видео- и аудио аппаратура.

К машинным средствам относятся, большие и гигантские ЭВМ, персональные компьютеры сканеры и принтеры. Для передачи данных применяются локальные и глобальные сети.

Программные средства

Обработка текстовой информации используется во многих сферах профессиональной деятельности. В настоящее время на рынке присутствует большое количество программных продуктов для работы с текстом.

Текстовый редактор ­ – программа набора, редактирования и форматирования текстов. Интегрированные текстовые редакторы позволяют добавлять к тексту рисунки, таблицы, строить графики, использовать мультимедийные вставки и комментарии. В некоторых программных продуктах используются встроенные текстовые редакторы, хотя все чаще для этих целей используется MS Word.

Электронная таблица – документ для обработки числовой информации с использование формул, встроенных математических, логических и др. функций. Одной из самых распространенных является MS Excel.

Текстовые редакторы и электронные таблицы вы уже изучали. Рассмотрим другие виды работы с текстом.

Программа проверки правописания – программа, сравнивающая слово документа с эталоном, хранящемся в специальном словаре. Если слово не найдено в словаре, выдается сообщение об ошибке.

Большинство текстовых редакторов имеют встроенные программы проверки правописания. В ряде случаев анализируется не только правописание, но и пунктуация, согласование слов по числу и падежу, т.е. проводится и проверка грамматики.

Существует два вида программ проверки правописания. Первые, более простые, не анализируют морфологию слова, и сравнение происходит простым перебором. Встроенный словарь обычно содержит основную лексику и наиболее часто встречающиеся имена, фамилии, географические названия. Пользователь может расширить словарь, но он должен указать все допустимые грамматические формы нового слова. Проверку правописания электронной почты можно проводить и на всех почтовых серверах. Проверку грамматики они не делают. К таким программам относится и встроенный модуль проверки правописания и грамматики Word.

В программах второго вида учитываются все морфологические признаки, и определяется основа слова. При проверке отбрасываются несущественные части для поиска аналога. Такой алгоритм позволяет автоматически определять основную форму слова и моделировать изменение по тому или иному правилу. Тем самым при добавлении новых слов можно вводить меньшее число форм. Важным достоинством этого алгоритма является возможность проверки грамматики при расширении словаря пользователем. Среди российский программ этого вида надо отметить пакет «ОРФО». «ОРФО» совместим со многими текстовыми редакторами. По сравнению с модулем проверки орфографии русского языка в Microsoft Office 2003, в ОРФО включены дополнительно 10 тысяч новых слов: фамилии, географические названия, новые слова и т.п.

При работе с ОРФО новое слово во время провеки орфографии можно добавить сразу со всеми его словоформами и оно будет распознаваться затем во всех формах и во всех приложениях поддерживаемых ОРФО. Программа имеет дополнительные сервисные функции: развернутый тезаурус и Толковый словарь русского языка. При замене выделенного слова на синоним оно может быть заменено во всем тексте, причем в той форме, в какой оно находится в предложении.