12. Деловые совещания (характеристика, подготовка, подведение итогов)

Деловые совещания - одна из важнейших форм управленческой деятельности. Во время совещания происходит обмен информацией между подчиненными и руководителем, принимаются управленческие решения.

Деловое совещание - способ привлечения коллективного разума к выработке оптимальных решений по актуальным и наиболее сложным вопросам, возникающим в организации. Процесс управления в этом смысле сводится к трем основным стадиям: а)сбор и переработка информации; б)координация деятельности служб фирмы и сотрудников; в)принятие решения.

Кроме своего прямого назначения каждое рационально организованное совещание решает и важную учебно-воспитательную задачу. На совещании сотрудники учатся работать в коллективе, комплексно подходить к решению общих задач, достигать компромиссов и т.п.

На деловых совещаниях решаются такие вопросы, как: а)развитие и укрепление политики предприятия и проведение ее в жизнь; б)интеграция мероприятий всех отделов и служб с учетом общих целей организации; в)выявление и расчет коллективных результатов; г)коллективное решение проблем с учетом обучающего эффекта.

Совещания классифицируют по следующим основным признакам:

по назначению: а) вырабатывающие и принимающие решения; б)разъясняющие и уточняющие задачи по реализации ранее принятых решений; в)подводящие итоги выполнения решений и дающие оценку его результатов; г)оперативные;

по периодичности (частоте) проведения: а) разовые; б) регулярные; в)периодические;

по количеству участников: а) узкий состав (до 5 чел.); б) расширенные (до 20 чел.); в)представительные (свыше 20 чел.);

по принадлежности: а)партийные; б) административные; в)научные и научно-технические; г)объединенные.

Подготовка 1) определение целесообразности проведения совещания 2) состав участников 3) дата и время совещания 4) место проведения 5) подготовка участников совещания

Подготовка совещания начинается с определения необходимости и целесообразности проведения делового совещания. Когда решается вопрос о необходимости совещания, менеджер должен подумать о задачах, которые нужно решить на совещании. После того как принято решение о необходимости проведения совещания, определяют повестку дня и состав его участников.

При решении вопроса о составе участников нужно особо внимательно подойти к формированию списка как по количественному, так и по качественному составу.

Что касается количества участников совещаний, то оптимальный вариант - совпадение количества участников совещания с количеством активно участвующих в обсуждении вопроса

Определив состав участников совещания, надо назначить день и время его проведения.

Подготовка участников совещания - это последний этап подготовительной работы в процедуре организации деловых совещаний. Суть всей работы в этом направлении сводится к заблаговременному ознакомлению всех участников с повесткой дня и необходимыми материалами. Каждый должен знать заранее тематику и задачи совещания. Это будет способствовать в последующем эффективному проведению совещания, поскольку его участники будут к нему надлежащим образом подготовлены заранее.

Подведение итогов и принятие решения. Завершающий этап организации проведения совещания - это принятие решения и проведение его в жизнь. Следует иметь в виду, что решение на совещании принимается всеми вместе и каждым в отдельности. От того, насколько участнику совещания удалось включить свои идеи и соображения в общее решение, зависит его эффективность.

Решения могут вырабатываться двумя путями: 1) специально избранная комиссия по подготовке решения заранее составляет его проект. Проект зачитывается. Участники совещания вносят свои коррективы и принимают его по результатам голосования; 2) председатель собрания подводит итоги обсуждения и формулирует решение.

13. Деловые переговоры (цель переговоров, подготовка, методы проведения).Деловые переговоры могут проводиться просто для того, чтобы познакомиться с новыми потенциальными партнерами, наладить связи, обсудить возможности. Также они могут состояться уже в процессе сотрудничества, дабы проанализировать сделанное и, возможно, внести, коррективы. Ну и, конечно, деловые переговоры проводятся с целью прийти к соглашению о какой-либо совместной деятельности на взаимовыгодных условиях. Условно процесс подготовки к переговорам подразделяется на четыре этапа: 1. Психологическая подготовка. Любые переговоры, связаны со значительным психологическим напряжением и требуют от участников максимальной выдержки, умения чувствовать и сочувствовать, щадить собственное «Я» от внешних посягательств, грубости, неделикатности, несправедливости. 2. Организационная подготовка. Этот аспект подготовительной работы связан с формированием делегации, определением места, времени переговоров, времени встречи, сценария заседания, согласования многих других вопросов относительно ведения переговоров. 3. Содержательная подготовка.Работа относительно подготовки содержания переговоров, как правило, происходит по таким направлениям: * Анализ проблемы, диагноз ситуации, которая обусловила предстоящие переговоры.* Формирование общего подхода к переговорам, их целей, задач и позиций.* Прогнозирование изменение ситуации и возможных вариантов разрешения проблемы.* Проектирование наиболее благоприятных условий.* Подготовка, анализ предложений, составление необходимых документов. 4. Тактическая подготовка. Цель тактической подготовки подготовительного периода состоит в выборе методов и способов ведения переговоров, распределении ролей между участниками команды, налаживании конструктивных равноправных отношений с партнером.

Виды тактики для ведения переговоров: 1. Принципиальный способ. Метод «принципиальных переговоров» означает жесткий подход к рассмотрению существа дела, но предусматривает мягкий подход к отношениям между участниками переговоров. Этот метод дает возможность быть справедливым, одновременно предохраняя от тех, кто мог воспользоваться честностью другой стороны. 2. Горизонтальные переговоры (переговоры внутри команды) Данные переговоры идут между членами команды, представляющей одну из сторон на переговорах. 3. Вертикальные переговоры. ВП - это переговоры, идущие в стороне от основного процесса. Вертикальные переговоры подразумевают участие тех членов команды, которые присутствуют за столом, и тех, которые не присутствуют физически, но в силу своего авторитета, власти и положения влияют на непосредственных участников переговоров или тех, кому последние подотчетны. 4. Позиционный способ. Тактика ведения переговоров позволяющих добиться поставленной цели. Цели могут быть разные.