Другие предметы / реферат дк Правила деловой переписки
.docxРоссийский экономический университет им. Г.В.Плеханова
Реферат по дисциплине
«деловые коммуникации»
на тему:
Правила деловой переписки
Выполнила Коржукова Жанна
Факультет менеджмента
Группа 1110
г. Москва
2011
Содержание
Вступление…………………………………………3
Советы при ведении деловой переписки…… 5
Основные правила делового письма…………6
Структура делового письма…………………….7
Шаблоны оформления некоторых типов делового письма………………………………………………10
Заключение…………………………………………13
Использованная литература……………………13
Вступление
Искусство написания писем ценилось нашими предками, как бесценный дар. В эпоху, когда общение на расстоянии было возможно только посредством писем, целые романы были созданы в эпистолярном жанре. Сегодня, во времена телефонов, сотовой связи и электронной почты составление писем для дружеской переписки или общения с родными перестало подчиняться жестким требованиям. Однако, осталась сфера, в которой написание писем все еще необходимо, речь идет о деловой переписке. Сегодня мало кто точно знает, как правильно написать письмо близкому другу, пожилому родственнику или малознакомому человеку. В этом просто нет необходимости. Но делопроизводство любой компании включает письма, и поэтому деловая переписка по-прежнему остается важнейшей частью взаимоотношений между партнерами, клиентами и заказчиками, работодателями и работниками. Необходимо четко знать, как правильно написать письмо, чем отличается деловое письмо от личного, что должно включать в себя оформление письма, как писать письма для разных ситуаций. Отношения между компаниями начинаются и развиваются, базируясь на переписке. От того, были ли соблюдены правила написания писем, были ли произведено должное оформление официального письма, зависит успех этих отношений. Что делать, если требуется активная деловая переписка, а вопрос о том, как писать письма, остается открытым? Что, если написание писем превращается в долгий и сложный процесс, а правильное оформление письма остается тайной? Многие пытаются в данном случае найти хорошие образцы писем, на которые можно ориентироваться. Взяв за основу одно бизнес письмо, нельзя постичь до конца правила написания деловых писем. Деловая переписка включает множество видов писем, поэтому единичный пример оформления письма не может удовлетворить все нужды компании. Однако, идея взять за основу образцы писем неплоха. Но лучше, если под рукой имеются многочисленные шаблоны писем, каждый из которых подходит под конкретный случай. Такие шаблоны писем трудно разработать самому, придется потратить на это много времени и сил, не говоря уж о том, что придется соблюдать пресловутые правила написания писем. Реферат значительно облегчит вам задачу, потому что в нем собрана вся информация о шаблонах писем любого вида.
Советы при ведении деловой переписки
Экономия времени
Написание писем в деловой сфере – это не творческое хобби, которому можно посвятить часы и дни. Деловая переписка должна быть оперативной, писать письма клиентам и отвечать на их послания нужно быстро. У активно развивающейся компании каждая минута на счету, деловое письмо должно быть написано быстро и качественно.
Экономьте усилия ваших сотрудников
Даже если они прекрасно знают, как писать письма, если составление делового письма для них - привычное дело, а правила оформления писем им хорошо знакомы, деловая переписка все равно будет отнимать у них слишком много усилий. К тому же, может возникнуть ситуация, когда привычные типовые письма уже не охватывают всех необходимых вариантов, и тогда приходится думать, как оформить письмо. В этом случае написание делового письма может стать сложной задачей. А если у сотрудников всегда под рукой шаблон делового письма, составленный нами, то его усилия будут минимальны. Образец оформления письма значительно облегчает работу и ускоряет делопроизводство. Вместо того, чтобы думать, как писать письма, сотрудник быстро находит пример составления письма, вносит соответствующие изменения и приступает к выполнению новых задач. Написание делового письма становится простым делом, если вы предоставите сотруднику наши примеры написания писем.
Основные правила делового письма
Ни для кого не секрет, что вежливое, грамотно написанное письмо – залог дальнейшего успешного взаимодействия с адресатом. Позвольте ознакомить вас с основными правилами деловой переписки, которые, несомненно, смогут оказать неоценимую помощь в составлении письма и уберегут от грубых, недопустимых ошибок.
Любая деловая переписка предполагает корректность и уважение к адресату, даже если цель письма – высказать претензию.
Неприемлемо начинать текст с вашего отказа в ответ на какую-либо просьбу. Советуем объяснить, почему было принято подобное решение и что при определенных условиях к данному вопросу можно вернуться.
Кроме того, за рамками делового этикета находятся фразы типа: «Настоятельно прошу изучить и решить вопрос положительно». Иными словами, навязывание ожидаемого исхода вопроса приведет, скорее, к противоположному результату.
Не советуем также поторапливать адресата и приписывать «срочно», «незамедлительно». К содержанию письма прислушаются, прочитав фразы: «Прошу Вас ответить до такого-то числа», «Убедительно прошу Вас сразу же сообщить о своем решении»;
Оставьте любые намеки на возможную невнимательность, некомпетентность, используя формулировки типа: «Предлагаю внимательно изучить».
Структура делового письма
Не забудьте о том, что структура вашего письма должна быть четко продуманной и логичной.
Стандартное деловое письмо строится по следующему принципу: обращение, преамбула, основной текст, подпись, постскриптум, приложения.
Обращение находится в «шапке» письма и содержит должность и ФИО адресата. Для официальной деловой переписки обращение «Уважаемый» идеально подойдет. Его следует писать с большой буквы и по центру листа.
В нашей стране принято обращаться по имени и отчеству. Если вы знаете адресата лично, пишите: «Уважаемый Иван Иванович», если не знаете, тогда «Уважаемый господин Иванов». Никогда в обращении не сокращайте слово «господин» до «г-н». Также нельзя писать «Уважаемый господин Иванов И.И.». Либо «Иван Иванович», либо «господин Иванов».
Помните, что обращение «Дамы и господа» является светским, и его удобней использовать, например, для приглашения на празднование юбилея компании.
Далее – преамбула, первый абзац письма, в котором изложена его цель и причина. Прочитав преамбулу, адресат должен понять суть письма.
Пример: Я пишу Вам с целью выразить своё неудовольствие качеством поставляемой продукции, которую Ваша компания поставляет нам, и рассчитываю на Ваши действия, направленные на скорейшее изменение ситуации к лучшему и возмещение причинённых нам убытков.
Далее следует основной текст письма (2-4 абзаца), где должна быть изложена ситуация, выражены ваши личные мысли и чувства по этому поводу и озвучена просьба о конкретных действиях либо предложен ваш вариант разрешения вопроса.
В заключении вы кратко подводите итоги всего написанного.
Пример: Уверен, что Вы сможете разобраться в данной ситуации, и в ближайшем будущем наше сотрудничество войдёт в привычное русло.
Письмо заканчивается стандартными формулировками: «С уважением», «Искренне Ваш», «С надеждой на продуктивное сотрудничество», «С благодарностью за сотрудничество» плюс подпись (должность, ФИО) адресанта.
Постскриптум (P.S.) редко используется в деловой переписке и служит для сообщения о важном событии, произошедшем после написания письма, или для информации, имеющей лишь косвенное отношение к основному содержанию.
Приложения – необязательное дополнение. Они оформляются на отдельных листах: каждое отдельном листе. Не существует правил их написания.
Немаловажную роль играет и аккуратное оформление письма. Оно должно быть составлено на официальном бланке организации. В колонтитулах бланка должна содержаться следующая информация: название организации; физический адрес организации; телефон и факс; web-сайт и e-mail, а также реквизиты организации и её логотип.
Поля – важный атрибут делового: слева – около трёх сантиметров, справа – около полутора. Поля пригодятся адресату для возможных заметок, а также для подшивки письма в архивную папку.
Шрифт не должен быть слишком мелким или слишком крупным, для легкого восприятия текст должен быть набран одним и тем же шрифтом. Стандартной практикой является использование шрифта Times New Roman с 12-м размером кегля и единичным интервалом между строками.
Кроме того, для вашего же удобства необходим регистрационный номер письма, включающий в себя дату подписания письма руководителем. Регистрационный номер ставится в верхнем левом углу письма. Это поможет отслеживать судьбу вашего послания.
Следование перечисленным правилам гарантирует успешное сотрудничество с адресатом послания и зарекомендует вас как тактичного, вежливого человека. Большинство перечисленных правил подойдет и для электронной переписки.
Шаблоны оформления некоторых типов
делового письма
Благодарственное письмо за сотрудничество
Уважаемый (-ая) [имя получателя], Мы высоко ценим совместную работу с Вашей компанией, стремимся к удовлетворению потребностей гостей. Мы хорошо осознаем, что своими успехами обязаны, прежде всего, компаниям, предлагающим наши услуги, и, в частности, успешному сотрудничеству с Вами. Выражаем надежду на продолжение успешного сотрудничества на благо наших общих интересов, а также на дальнейшее увеличение достигнутых показателей совместной работы. Желаем Вам и Вашей компании успехов и процветания! С уважением, [Ваше имя]
Письмо-просьба о срочном заказе
Уважаемый [имя получателя], Спасибо за то, что помогли мне сегодня утром разместить заказ по телефону. Я очень признателен, что вы можете предоставить эти товары за такой короткий промежуток времени. Я понимаю, что за срочный заказ будет взята дополнительная плата. С уважением, [Ваше имя]
Письмо предложение о сотрудничестве
Уважаемый (-ая) [имя получателя], Мы с радостью предложим Вам выгодные условия сотрудничества и поможем организовать эффективную торговую деятельность в Вашем регионе. Наши специалисты готовы организовать обучение технического и коммерческого персонала Вашей компании и осуществлять любого рода поддержку, связанную с реализацией оборудования, поставляемого нашей компанией. В свою очередь, мы ожидаем от наших региональных партнеров активной деятельности, направленной на продвижение торговой марки [название]. Существует возможность предоставления эксклюзивных прав, на территории региона, представляемого Вашей компанией, в реализации всего спектра оборудования, поставляемого в Россию. Для осуществления выше описанного - требуется отправить в наш адрес краткое описание рода деятельности и реквизиты Вашей компании. В ответ Вы получите более полное предложение от нашей компании, которое будет содержать информацию о предоставляемых льготах и скидках. Также, Вам будет представлен к рассмотрению проект договора о сотрудничестве, заключаемый сроком на три месяца, в течение которых выносится решение о заключении дилерского договора. Надеемся на развитие взаимовыгодного сотрудничества. С уважением, [Ваше имя]
Поздравительное письмо партнеру
Уважаемый (-ая) [имя получателя], Мы очень ценим сложившиеся партнерские отношения, как в деле, так и в нашей дружбе с вами. Мы не скрываем своей заинтересованности на продолжения дальнейших отношений в следующем году. Желаем дальнейшего процветания и новых идей. С уважением, [Ваше имя]
Заключение
Итак, вы ознакомились с основными нормами ведения деловой переписки посредством изучения правил и шаблонов. Однако помните, что последние не являются точным примером ведения деловой переписки -они могут поддаваться корректировке. Но не забудьте, что лучше всего предоставить это профессионалу. Только специалист может гарантировать абсолютную грамотность текста. Одна ошибка может навсегда испортить впечатление – не допустите этого!
Список использованной литературы
1.»Правила деловой переписки». Т.Ю. Теплицкая, 2006г.
2. М. В. Кирсанова, Н.Н. Анодина, Ю. М. Аксенов
«Деловая переписка: учебное пособие», 2008г.
3. Красивова А.» Деловой русский язык: Учебно- практическое пособие», 2009г.