2.3.1. Элементы заголовка дела.

Рассмотрим более подробно важнейшую информационную характеристику дела -заголовок.

Заголовки бывают 3-х типов : простые, обобщенные, сложные.

Простой заголовок складывается из расположенных в определенной последовательности элементов:

- указание вида дела, вида или разновидности документов (вид дела: дело, материалы, переписка и др.; вид документов: протоколы, планы и др.);

- автор (дает возможность уяснить смысл и степень достоверности фактов, определить сущность содержания документов);

- корреспондент (указывает на те учреждения и лица, с которыми был связан в своей деятельности фондообразователь);

- предмет или вопрос (отражает содержание документов дела, имеет большое значение и его надо четко и ясно формулировать);

- территория (географический признак, который указывает на территорию, о которой говорится в документах, или на территорию, на которой были созданы документы, или на территорию, с учреждениями или лицами которой переписывался фондообразователь).

- время (событий или составления документов);

- формальные признаки (подлинность или копийность)

Элементы заголовка одновременно никогда не применяются. Их набор зависит от состава и содержания документов дела.

Если в делопроизводстве правильно были сформированы дела по признакам их заведения, то не представляет труда составить заголовок, с наибольшей полнотой отражающий состав и содержание документов этого дела.

Если дела были сформированы неправильно, они все равно в архиве не расшиваются. В таком случае надо попытаться максимально адекватно описать дело в том виде, в каком оно дошло до нас.

Здесь необходимо остановиться на диалектической взаимосвязи всех процессов работы с документами, которые основываются на природе самого документа.

Ни в документоведении, ни в архивоведении, ни в области информатики не создаются искусственные, формальные признаки (такой подход считается не научным) организации документов и информации из них, а применяется такие признаки, которые логически связаны с формуляром документа - его реквизитами.

Реквизиты документа	Признаки заведения дел	Элементы информации заголовка	Критерии экспертизы ценности	Признаки классификации дел внутри фонда
вид документа	номинальный	вид документа, вид дела	Вид документа	номинальный
автор	авторский	Автор	Фондообразователь, авторство	авторский
адресат	корреспондентский	Корреспондент	корреспондент	корреспондентский
заголовок	предметно-вопросный	Содержание	содержание	предметно-вопросный
место	географический	Территория	место события	географический
дата	хронологический	Время	дата события	хронологический

Как видно из этой схемы, налицо даже терминологическое совпадение в названии отдельных признаков, характеризующих тот или иной этап работы с документами.

Наибольшее совпадение прослеживается между признаками заведения дел и характеристиками описания.

Состав реквизитов документа, критериев экспертизы и признаков классификации дел внутри архивного фонда несколько шире приведенных здесь признаков. Но и они будут основываться на анализе или формализации того или иного реквизита документа.

Так, если дела были сформированы с учетом признаков заведения дел, то на такие дела заголовки составить легко.

Помните : Понятие “материалы” применяется  когда описывается комплекс, состоящий из документов разных видов и не связанных между собой последовательностью делопроизводства. Их, как правило, объединяет вопрос, содержание.

Понятие “дело” применяется при описании личных дел, когда указываются только фамилия, имя и отчество, а также при описании дел, в которых документы разных видов связаны единством вопроса и последовательностью делопроизводственного рассмотрения. Как правило, это судебные, следственные или по рассмотрению споров дела.

Понятие “переписка” применяется к комплексу документов, являющихся запросами и ответами, возникающими в процессе взаимодействия нескольких учреждений. В заголовке указывается лишь корреспондент и содержание.

После того, как определен характер дела, составляется заголовок из определенных элементов, вытекающих из признаков заведения дел.

ПРИМЕРНАЯ СХЕМА

РАСПОЛОЖЕНИЯ ЭЛЕМЕНТОВ ЗАГОЛОВКА

Постановления Приказы *) Протоколы [№-№] - автор - [содержание] - время Решения Подлинность, копийность Циркуляры Планы автор - [содержание] - время Отчеты Сведения Ведомости Сводки [автор] - содержание - [территория] – Время Справки Таблицы Дело автор(имя, отчество, фамилия) содержание - [территория] - [время] Материалы [автор] - содержание - [территория] -[ время] (виды и разновидности документов) Переписка корреспондент - содержание

*) элемент заголовка возможный, но не обязательный.

Простые заголовки наиболее полно отражают порядок формирования документов в дела. Они являются основой составления обобщенных, сложных, и типовых заголовков.