2.3. Информационные характеристики документов и дел.

Информационными характеристиками каждого дела являются :

- название учреждения с указанием вышестоящего ведомства ;

- название структурной части (функции, отрасли);

- индекс дела по номенклатуре ;

- заголовок дела ;

- крайние даты ;

- количество листов ;

- архивный шифр.

Название учреждения, как Вы знаете, является в тоже время и названием фонда. Дается полное наименование учреждения с указанием ведомства, в систему которого оно входит. Обычно, если есть официально принятое сокращенное наименование, то оно дается в скобках после полного наименования учреждения.

Имейте в виду, если название учреждения менялось или дело из одного учреждения передавалось в другое, то на обложке указывается последние название.

Название структурной части помогает быстро и правильно провести классификацию дел внутри архивного фонда.

Если учреждение не имело структуры, то указываются функции или отрасли деятельности этого учреждения, например, “руководство” и т.д.

Индекс дела по номенклатуре облегчает систематизацию дел внутри архивного фонда, показывает степень сохранности и полноты материалов.

Заголовок дела является важнейшей характеристикой описания дела, которая раскрывает состав и содержание его документов. Составление заголовка является самым трудным и важным при описании.

Крайние даты определяются по датам заведения и окончания дела в делопроизводстве. Следует учитывать, что дела могут начинаться или заканчиваться документами входящими, исходящими или внутренними. На каждом документе, как правило, бывает несколько дат : составления, подписания, исходящей или входящей регистрации.

Помните : в качестве крайних дат для документов входящих приняты даты  входящей регистрации, для исходящих и внутренних - даты составления или подписания документов.

Будьте осторожны : документы могут быть подшиты не в хронологической последовательности.

Особое внимание следует уделить на датировку декретов и законов, планов и отчетов, книг и копий документов.

Знайте :

Декреты, законы, указы, постановления, приказы - для них крайними датами являются даты подписания или утверждения. Если они не датированы, то дата определяется моментом опубликования или вступления документа в силу.

Планы, отчеты, сметы - крайними датами являются даты, на которые или за которые они составлены, а не даты составления или подписания. Такие даты достаточно указать только в заголовке, не указывая крайних дат.

Книги (кассовая , учета, регистрации) - крайние даты определяются первой и последней записями.

Копии документов - крайними датами являются даты их изготовления, а не даты оригиналов.

Помните : на практике встречаются случаи, когда дело было начато в одном учреждении, а затем передано в другое. Особенно это типично для судебных дел. В этих случаях указываются 3 даты :

	- дата заведения в первом учреждении;
	- дата поступления в другое учреждение;
	- дата окончания дела во втором учреждении.

Количество листов проставляется с целью сохранности документов дела.

Архивный шифр - это условное обозначение места хранения дела: название архива, № фонда, № описи, № дела по описи.