Типы данных в Access:

Текстовый – буквы или цифры. Максимальный размер поля - 255. Максимальное число символов, которое можно ввести в поле указывается в свойстве Размер поля.

Memo – некоторое описание или примечание, размер до 65535 символов

Числовой - числовые данные. В свойстве Размер поля задается тип поля (которому соответствует соответствующий способ хранения и размер поля). Возможные типы – байт, целое, длинное целое, одинарное с плавающей, двойное с плавающей, код репликации, действительное).

Денежный – числовые данные, длиной 8 байт, в операциях предотвращается округление.

Дата/время – значения даты/времени. Длина поля 8 байт.

Счетчик – тип данных, значения которого формируются программой автоматически.

Логический – данные, которые могут иметь одно из возможных значений – Да/Нет, Истина/Ложь.

Поле объекта OLE – объект, подготовленный другим приложением – графический рисунок, документ Word или таблица Excel.

Гиперссылка – адрес гиперссылки, включающий путь к файлу на жестком диске в локальной сети или глобальной.

Последний элемент меню - “Мастер подстановок” используется для связывания таблиц (указания, что значения данного столбца будут браться из столбца другой таблицы).

Выбор типа данных.

При выборе типа данных, используемых в поле, необходимо учитывать следующее:

• Какие значения должны отображаться в поле. Например, нельзя хранить текст в поле, имеющем числовой тип данных.

• Сколько места необходимо для хранения значений в поле.

• Какие операции должны производиться со значениями в поле. Например, суммировать значения можно в числовых полях и в полях, имеющих денежный формат, а значения в текстовых полях и полях объектов OLE нельзя.

• Нужна ли сортировка или индексирование поля. Сортировать и индексировать поля объектов OLE невозможно.

• Необходимо ли использование полей в группировке записей в запросах или отчетах. Поля объектов OLE использовать для группировки записей нельзя.

• Каким образом должны быть отсортированы значения в поле. Числа в текстовых полях сортируются как строки цифр (1, 10, 100, 2, 20, 200 и т. д.), а не как числовые значения. Для сортировки чисел как числовых значений используйте числовые поля или поля, имеющие денежный формат. Также многие форматы дат невозможно отсортировать надлежащим образом, если они были введены в текстовое поле. Для обеспечения сортировки дат используйте поле типа «Дата/время».

• Необходимо ли хранение таких данных, как документы Microsoft Word и Microsoft Excel, рисунки, звуковые объекты и другие виды двоичных объектов, созданных в других программах. Объекты OLE могут быть связаны или внедрены в поле объекта OLE таблицы Microsoft Access. Для отображения на экране объекта OLE используйте элементы управления в форме или отчете.

• Для хранения данных в виде текста или комбинации текста и цифр в Microsoft Access существует два типа данных для полей: текстовые и поля МЕМО.

Выбор между типом данных Текстовый и Memo.

• Текстовый тип данных используется для хранения таких данных, как имена, адреса, а также чисел, не требующих вычислений, например номеров телефонов, инвентарных номеров или почтовых индексов. В текстовом поле может находиться до 255 знаков. По умолчанию устанавливается размер поля 50 знаков. Свойство Размер поля (FieldSize) определяет максимальное количество знаков, которые можно ввести в текстовое поле.

• Тип данных «Поле MЕМО» используется для хранения более 255 знаков. В поле MЕМО может находится до 65 536 знаков. Для хранения форматированного текста или длинных документов вместо поля MЕМО создайте поле объекта OLE.

• В текстовых полях и полях MЕМО могут храниться только введенные знаки, знаки пробелов для неиспользованных позиций в поле храниться не будут.

• Можно отсортировать или сгруппировать текстовые поля и поля типа MEMO, но Microsoft Access использует только первые 255 знаков при сортировке и группировке поля MEMO.