БД / Базы данных / Лабораторные работы / Лабораторная №15(Разработка отчетов)

Лабораторная работа № 15.

Тема: Разработка отчетов.

Важным элементом программ работы с базами данных является механизм "отчетов", так как конечным продуктом большинства приложений баз данных является подготовка документов. Отчет является эффективным средством представления данных в печатном формате. Имея возможность управлять размером и внешним видом всех элементов отчета, пользователь может отобразить сведения желаемым образом. В Access отчет представляет собой специальный тип непрерывных форм, предназначенных для печати.

Типы отчетов Access

Создаваемые Access отчеты делятся на шесть основных типов, так называемых макетов. Они подробно описаны в следующем списке.

1. Отчеты в столбец представляют собой один длинный столбец текста, содержащий значения всех полей каждой записи таблицы или запроса. Надпись указывает имя поля, а справа от надписи указывается значение поля. Возможность Автоформата в Access позволяет создать отчет в одну колонку щелчком по кнопке панели инструментов Автоформат. Отчеты в одну колонку используются редко, поскольку такой формат представления данных приводит к лишней трате бумаги.

2. В ленточных отчетах для каждого поля таблицы или запроса выделяется столбец, а значения всех полей каждой записи выводятся по строчкам, каждое в своем столбце. Если в записи больше полей, чем может поместиться на странице, то дополнительные страницы будут печататься до тех пор, пока не будут выведены все данные; затем начинается печать следующей группы записей.

3. Многоколоночные отчеты создаются из отчетов в одну колонку при использовании колонок "газетного" типа или колонок "змейкой", как это делается в настольных издательских системах и текстовых процессорах. Информация, которая не помещается в первом столбце, переносится в начало второго столбца, и так далее. Формат многоколоночных таблиц позволяет сэкономить часть бумаги, но применим не во всех случаях, поскольку выравнивание столбцов едва ли соответствует ожиданиям пользователя.

4. Групповые/итоговые отчеты представляют собой самый распространенный тип отчетов. Групповые/итоговые отчеты Access сходны с отчетами, создаваемыми другими системами управления базами данных. В них объединяются данные для групп записей, а в конце отчета указываются итоговые значения.

5. Почтовые наклейки представляют собой специальный тип многоколоночного отчета, предназначенного для печати имен и адресов (или других данных из нескольких полей) в группах. Каждая группа полей образует клетку в сетке. Структура клейкой бумаги для почтовых наклеек, на которой печатаются такие отчеты, определяет количество строк и столбцов на странице.

6. В несвязанных отчетах содержатся подчиненные отчеты, основанные на несвязанных источниках данных, например таблицах или запросах.

В отчетах первых пяти типов, как и в формах, в качестве источника данных используется таблица или запрос. Отчеты этих типов называют связанными с источником данных. Основной отчет несвязанного отчета не использует в качестве источника данных таблицу или запрос. Тем не менее, содержащиеся в несвязанном отчете подчиненные отчеты должны опираться на источник данных. Несвязанные отчеты позволяют объединять подчиненные отчеты, связанные с независимыми таблицами или запросами.

Присоединенный отчет получает данные из базового источника записей, а другие данные такие как, заголовок, дата и номера страниц, сохраняются в макете отчета.

Задание 1.

1. Сделайте текущим вкладку Таблицы и с помощью инструмента Новый объект Автоотчет на вкладке Таблицы сделайте отчет для таблицы Продукты. Для этого выделите таблицу и выберите инструмент Новый объект Автоотчет. Полученный отчет сохраните и посмотрите его. Он получился очень неприглядным.

2. Далее будем работать на вкладке Отчеты.

С помощью кнопки создать вызывается следующее окно:

В окне показаны возможности создания отчетов. В режиме конструктора достаточно сложно создавать отчеты. Этот режим используется, в основном для доводки отчетов. Будем пользоваться мастерами и если будет необходимо, будем что-то менять в режиме отчетов.

Создайте с помощью автоотчетов в столбец и ленточный создайте отчеты для таблицы Продукты.

Чем отличаются эти отчеты? Какой из отчетов вам больше понравился?

1. Создайте еще один отчет для таблицы Продукты с помощью мастера отчетов. Для этого отчета создайте запрос, в котором были все поля из таблицы Продукты и поле НазваниеТипаПРодукта из таблицы ТипыПродуктов. В первом окне снесите в правое окно поля Название, Белки,Жиры, Углеводы, Калории, НазваниеТипаПродукта. (Мы пропустили только кодовые поля КодПродукта ТипПродукта, для отчета они нам не пригодятся).

В следующем окне вы можете выбрать вид представления данных, такой, что данные будут сгруппированы по названиям типов продуктов:

Далее мы просто пропускаем задание дополнительных уровней группировки

Выбираем поле для сортировки

Выбираем тип представления отчета Структура 1 и

стиль Деловой

Ваш отчет готов.

Он будет выглядеть следующим образом:

Если внимательно посмотреть, то вы увидите недостатки, которые необходимо исправить. Перейдите в режим конструктора, найдите соответствующие элементы, внесите исправления, в результате получится следующий отчет:

Отчет готов.

В процессе конструирования формируется состав и содержание разделов отчета, а также размещение в нем значений, выводимых из полей таблиц базы данных. Кроме того, оформляются заголовки, подписи реквизитов отчета, размещаются вычисляемые реквизиты.

Средства конструирования отчета позволяют группировать данные по нескольким уровням. Для каждого уровня могут производиться вычисления итогов, определяться заголовки и примечания по каждой группировке. При формировании отчета могут производиться разнообразные вычисления.

При необходимости вывода в отчете данных из многих таблиц в качестве основы для отчета может быть использован многотабличный запрос. На запрос могут быть возложены наиболее сложные виды выборки и предварительной обработки данных.

Отчет может создаваться с помощью мастера или в режиме конструктора отчетов, как вы это сделали в предыдущем задании.

Достаточно часто сначала используется мастер отчетов, который позволяет быстро создать заготовку отчета, а затем заготовка дорабатывается в режиме конструктора.

В режиме конструктора пустой отчет имеет следующие разделы:

Наличие этих разделов, а также их добавление или удаление определяется командами меню Вид/Колонтитулы и Вид/3аголовок/Примечание отчета. Кроме этих разделов, если вы будете выделять группы данных, то можно добавлять разделы 3аголовок группы/Примечание группы.

Откройте построенный в первом задании отчет и найдите эти разделы. Далее мы доработаем наш каталог. В заголовок отчета вставим рекламную информацию и он у нас будет занимать две страницы.

В область заголовка отчета добавьте рисунок марка.jpg, который находится в каталоге с заданиями. Сделать это надо также как вставляли рисунок в форму, настраивая свойства рисунка, чтобы он был изображен целиком.

Расширьте область заголовка до 22 см. Для этого установите курсор на область линию разделяющую два радела, когда курсор примет вид двунаправленной стрелки, нажмите левую кнопку мыши и не отпуская растяните область заголовка. Разместите по центру страницы надпись “Каталог фирмы Здоровье”, а ниже на странице еще следующий текст:

Гарантия качества

и

Компания «Здоровье» гарантирует

доставку товаров наивысшего

качества со всего мира. Если вас не

полностью удовлетворяет какой-либо товар,

вы можете вернуть его нам за полную стоимость.

Для размещения текста на нескольких строках, для перехода на новую строку в конце строки нажмите комбинацию клавиш CTRL + ENTER

Текст разместите в двух надписях, задайте формат шрифта и добавьте рамку для всего текста. Первую надпись оформите жирным шрифтом. Текст разместите на странице так, чтобы он хорошо смотрелся.

Перейдите в режим просмотра отчета, и вы увидите, что заголовок и отчет печатается на одной странице. Для того, чтобы избежать этого внизу слева добавьте элемент управления Разрыв страницы. Этот элемент выглядит так - .

Перейдите режим просмотра отчета и посмотрите, что получилось. Если у вас появились в отчете пустые страницы, через меню Файл -> Параметры страницы настройте поля документа – сделайте их меньше (например, по 10 мм).

Примечание отчета оформите следующим образом:

Эмблему торговой фирмы можете взять здесь:

Задание 2. Создайте отчет для таблицы Магазины. Выберите все поля, кроме КодМагазина, добавьте 2 уровня группировки – по полю РайоныГорода и Названию магазина. Сортировку задайте по адресу. Выберите макет Структура 2 и стиль Спокойный. Если у вас есть замечания, то доработайте отчет.

Задание 3. Создайте отчет по таблицам – Продукты, ТипыПродуктов и ПродуктыЗаказа. Для этого сделайте текущей первую таблицу и снесите поле Название, далее сделайте текущей вторую таблицу и снесите поле НазваниеТипаПродукта, для третьей таблицы снесите все поля, кроме КодПродукта –

Далее выберите следующий вид представления:

Задайте следующие уровни группировки:

Далее, определите сортировку по полю Название продукта и в этом же окне задайте вывод Итогов:

Задайте остальные параметры отчета и проанализируйте построенный отчет.

Задание 4. Создайте отчет Почтовые наклейки для таблицы Магазины

Мастер почтовых наклеек позволяет создавать отчеты в виде визитных карточек.

Выберите следующий тип наклейки

Задайте шрифт:

Задайте следующий прототип:

Ответьте далее на вопросы мастера и сохраните отчет. Он будет выглядеть так –

Перейдите в режим конструктора и добавьте эмблему. Расположите элемента отчета так, чтобы все уместилось –