Лекция № 5 «Использование материалов инвентаризации в оперативно-следственной практике»

План:

1. Понятие и виды инвентаризации;

2. Порядок проведения инвентаризации;

3. Типичные подлоги в материалах инвентаризации. Способы их распознавания и предупреждения.

1 вопрос

Инвентаризация – проверка наличия имущества организации на определённый момент времени путём пересчёта, обмера, взвешивания ценностей, сверки расчётов с дебиторами и кредиторами и последующего сопоставления фактического наличия имущества с данными БУ.

ЦЕЛИ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ

• Выявление полноты отражения в БУ обязательств;

• Сопоставление фактического наличия имущества с данными БУ.

ЗАДАЧИ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ

• Контроль за сохранностью ТМЦ и ДС путём сопоставления фактического наличия с данными БУ;

• Выявление ТМЦ, частично потерявших свое первоначальное качество;

• Выявление сверхнормативных и неиспользуемых ТМЦ с целью последующей реализации;

• Проверка соблюдения правил и условий хранения ТМЦ и ДС;

• Проверка учтённых на балансе ТМЦ, ДС и НЗП (незавершённое производство – сырьё и материалы, переданные в цех).

В ч. 2 ст. 12 ФЗ «О БУ» предусмотрены случаи обязательного проведения инвентаризации:

• При передаче имущества в аренду, выкупе, преобразовании ГУП, МУП;

• При смене МОЛ;

• Перед составлением годовой БО (не ранее 01.10 отчётного года);

• При выявлении фактов хищения, злоупотребления, порчи имущества;

• При реорганизации или ликвидации предприятия;

• В случаях стихийного бедствия и других ЧП, вызванных экстремальными условиями;

• И др.

ФУНКЦИИ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ

• Проверка правильности и полноты данных, отражённых в БУ;

• Выявление реальных объектов некоторых хозяйственных операций.

ВИДЫ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ

1. По основаниям проведения:

• Плановые (инвентаризация кассы 1 раз в месяц);

• Внеплановые (смена МОЛ).

2. По объёму проверки:

• Полные (всё имущество подвергается проверке);

• Неполные (отдельные виды имущества).

3. По полноте охвата материальных ценностей:

• Сплошные (конкретный вид имущества подвергается проверке, весь без исключения – инвентаризация кассы);

• Выборочные (выборка имущества).

4. По объекту проверки:

• Инвентаризация основных средств;

• Инвентаризация ДС;

• ТМЦ;

• НЗП.

ТРЕБОВАНИЯ К ПРОВЕДЕНИЮ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ

• Внезапность. Является основным требованием при проведении инвентаризации. МОЛ может восполнить недостачу, избавиться от излишков, составить документы на недостачу и излишки;

• Комиссионность. Комиссия утверждается приказом работодателя, состав определяется в зависимости от вида инвентаризации;

• Действительность. При проведении инвентаризации должны непосредственно проверять фактическое наличие ценностей. Не допускается заполнение инвентаризационной описи на основании книжных остатков или со слов МОЛ;

• Непрерывность. Инвентаризация проводится непрерывно в 1 рабочий приём. Если такое невозможно, применяется правило «ключа и пломбира». Помещение опечатывается (пломбируется). Пломбир остаётся у председателя комиссии, ключ передаётся МОЛ;

• Участие МОЛ. Обязательно присутствует при инвентаризации даже в случаях ареста. Если МОЛ несколько, достаточно присутствие одного из них по письменному поручению остальных.

2 вопрос

Инвентаризацию ТМЦ можно разделить на 3 этапа:

• Подготовительный. На данном этапе при проведении инвентаризации приказом руководителя создаётся инвентаризационная комиссия. При большом объёме рабочие комиссии. В состав комиссии не менее 3 человек. Если инвентаризация проводится по требованию правоохранительных органов, то представители этих органов могут присутствовать при проведении инвентаризации, но не могут являться членами комиссии. Инвентаризация начинается с опломбирования всех мест ценностей. Если инвентаризация проводится по требованию ПО, то места хранения опечатываются представителями этих органов до того момента, как станет известно о проведении инвентаризации. При проведении инвентаризации помимо комиссии в ней должны участвовать МОЛ. С этой целью в ИО предусмотрена расписка МОЛ о том, что на момент проведения инвентаризации все поступившие ценности оприходованы, выбывшие списаны в расход, а приходно-расходные документы сданы в бухгалтерию Комиссия получает данные о ТМЦ на момент проведения инвентаризации бухгалтерией и приступает к проведению инвентаризации. До начала проведения инвентаризации осуществляется проверка контрольно-измерительных приборов и выявляются фактические настройки приборов на обвес, обмер, обсчёт. Если выявлены нарушения, составляется акт, осуществляется замена приборов на исправные и после этого проводится инвентаризация.

• Основной (рабочий). При проведении плановой инвентаризации данные по фактическим остаткам ценностей, подсчёт которых производится слева направо, по кругу без исключений заносятся в черновую тетрадь. Она должна быть пронумерована, прошнурована и зарегистрирована печатью предприятия. Подсчёт ценностей осуществляется путём обмера, взвешивания, пересчёта со вскрытием коробок и упаковок, в т.ч. и банковские. Что касается ДС, банковские упаковки вскрываются и полистный пересчёт ДС. Допускается пересчёт навалочных материалов (щебень, керамзит) с привлечением специалиста без прямого взвешивания. Все остальные ТМЦ подлежат поштучному пересчёту. На время инвентаризации все операции с проверяемыми ТМЦ прекращаются, посторонние лица в помещение не допускаются. Вновь поступившие материалы складируются отдельно (лучше отдельное помещение, если невозможно – отдельное место) и на данные ценности составляется отдельная опись. Если при проведении инвентаризации обнаружены испорченные и непригодные ТМЦ, они в ИО не включаются. На них составляется отдельный акт, в котором указывается наименование испорченных ТМЦ, причины порчи, сумма ущерба и виновное лицо. Все остальные ТМЦ (записи), отражённые в черновой тетради, должны быть ещё раз (таксировка) проверены и в ней расписываются члены комиссии и МОЛ. После подписания никаких данных в тетрадь вносить (вычёркивать) нельзя;

• Заключительный (выявление результатов инвентаризации). На основании данных черновой тетради, которая передаётся в бухгалтерию, составляется ИО и сличительная ведомость. В ИО указываются:

• Дата инвентаризации;

• Место инвентаризации;

• Наименование ценностей;

• МОЛ.

Достоверность сведений, отражённых в ИО, подтверждают члены инвентаризационной комиссии. В сличительной ведомости осуществляется сопоставление данных БУ с фактическими данными, выявленными при инвентаризации (ИО). По результатам сопоставления может быть выявлено:

• Совпадение данных БУ и фактических ценностей – «соответствие»;

• Превышение данных БУ над фактическими данными – «недостача»;

• Превышение фактических данных над данными БУ – «излишки»;

• Как частный случай для предприятий, на которых количественно-сортовой учёт: излишки и недостачи по одному и тому же наименованию продукции (пересортица). Хлеб 1 и 2 сорта – излишки и недостачи соответственно.

Если обнаружены расхождения фактических данных с данными БУ, МОЛ дают письменные объяснения о причинах их возникновения. Окончательный результат несоответствия при обычном порядке проведения инвентаризации утверждается руководителем. При проведении инвентаризации ПО – в судебном порядке.

ПРИЧИНЫ ОБРАЗОВАНИЯ ПЕРЕСОРТИЦЫ

• Ошибки МОЛ при приёмке и отпуске ценностей;

• Злоупотребление МОЛ;

• Ошибочные записи в БУ;

• Умышленное внесение неверных записей в первичные документы.

Причинами образования излишков и недостач могут быть:

• Ошибочные записи в БУ;

• Ошибки при приёмке и отпуске;

• Злоупотребление со стороны МОЛ;

• Реализация неучтённой продукции.

В случае обнаружения пересортицы руководитель имеет право утвердить взаимозачёт (перекрытие суммы недостачи суммой излишков). При этом должны соблюдаться следующие условия:

• Данный факт (пересортица) не носит регулярный характер у конкретного МОЛ;

• Наименование ценностей должно быть одно и тоже;

• Пересортица возникла в одном и том же отчётном периоде.

В случае обнаружения излишков они приходуются (приход), т.е. оформляются документально и включаются в доход предприятия (счёт 91) в случае обнаружения недостач они возмещаются засчёт средств МОЛ, если иное не предусмотрено законодательством (нарушение целостности помещения, стихийные бедствия – МОЛ нести ответственность не будет за недостачи).

ОСНОВАНИЯ ПРОВЕДЕНИЯ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ ПО ИНИЦИАТИВЕ ПРАВООХРАНИТЕЛЬНЫХ ОРГАНОВ

• Наличие фактических данных о присвоении и растрате ценностей;

• Факты обмана потребителей;

• Умышленное уничтожение имущества;

• Наличие информации об изготовлении неучтённой продукции;

• Данные о наличии документально не оформленных ценностей;

• Наличие информации о пересортице, приписках и т.д.

3 вопрос

Наиболее распространёнными способами сокрытия недостач являются:

• Внесение в опись несуществующих товаров - для распознания данного подлога можно использовать следующие приёмы:

• Восстановление количественного учёта;

• Контрольное сличение остатков (при невозможности первого метода);

• Допрос участвующих лиц в инвентаризации.

• Последующие дописки количества товаров в инвентаризационных описях – помимо вышеперечисленных можно обнаружить путём сопоставления различных экземпляров ИО (встречная проверка);

• Составление бестоварных расходных документов на другую организацию – проведение инвентаризации одновременно в двух организациях;

• Несвоевременное оприходование ТМЦ - сопоставление первичных документов с товарным отчётом МОЛ (взаимный контроль).

СПОСОБЫ СОКРЫТИЯ ИЗЛИШКОВ ПРИ ПРОВЕДЕНИИ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ

• Не включение в опись фактически имевшихся ценностей – восстановление количественно-суммового учёта, контрольное сличение остатков, допросы лиц;

• Составление бестоварных приходных документов на другую организацию – инвентаризация одновременно в двух организациях;

• Последующие дописки прочерков в инвентаризационную опись (там дописывали цифры, здесь прочерки) – сопоставление экземпляров, встречная проверка одного и того же документа;

• Несвоевременное проведение по отчётности расходных документов.