Делопроизводственное обеспечение системы управления персоналом

Делопроизводственное обеспечение системы управления персоналом организации представляет собой обеспечение кадровых служб всеми документами, составленными в соответствии с требованиями утвержденных стандартов и инструкций, создание и направление документов структурным подразделениям компаний и прочим субъектам за пределами организации.

Основными делопроизводственными функциями суп являются:

своевременная обработка поступающей и передаваемой документации

доведение документации до соответствующих исполнителей в системе управления персоналом

печать документов по кадровым вопросам; регистрация, учет и хранение документов по персоналу

формирование дел в соответствии с номенклатурой, утвержденной для данной организации

копирование и размножение документов по кадровым вопросам; контроль за исполнением документов

передача документации по горизонтальным и вертикальным связям.

Требования к оформлению документов базируются на государственных стандартах унифицированных систем документации.

В системе управления персоналом внедрены и ведутся следующие унифицированные системы документации:

- плановая (плановые задания по кадровым вопросам, заявки на молодых специалистов, плановые расчеты по численности персонала, оплата труда и т.д.);

- первичная учетная (по учету труда и заработной платы);

- отчетно-статистическая (по численности, заработной плате, производительности труда, высвобождению работников и т.д.);

- по социальному обеспечению (по пенсиям, пособиям, льготам и т.д.);

- организационно-распорядительная (письма, докладные записки, заявления, инструкции, анкеты, постановления, приказы, распоряжения и т.д.).

Кадровая служба в обязательном порядке ведет следующие документы, которые соответствуют ее функциональному назначению: личные дела работников организации, включающие личный листок, анкету, автобиографию, копии документов об образовании, рекомендации; личные карточки; трудовые книжки, пенсионные дела и т.д. Порядок работы с этими документами регламентирован, как правило, отраслевыми и ведомственными нормативно-методическими материалами.

Исполняется ряд документов в соответствии с вышеприведенной классификацией: проекты приказов по кадровым вопросам (о приеме на работу и об увольнении, о переводе, перемещении и т.д.), план по подготовке и повышению квалификации персонала, данные по текучести кадров, график отпусков, штатное расписание, предложения по формированию резерва кадров на выдвижение и т.д.

Большая часть документации носит внутренний для организации характер. Порядок работы с ней регулируется внутренними правилами и положениями. Особое внимание уделяется контролю за исполнением кадровых документов, который осуществляет руководитель системы управления персоналом.

Основными действующими государственными стандартами в области документов и делопроизводства являются:

* ГОСТ 16487-83 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»;

* ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» и др.