3.3. Лента инструментов
Лента инструментов содержит в себе следующие вкладки:
Главная ‑ данная вкладка доступна по умолчанию и содержит команды, позволяющие выбрать режим представления данных (режим таблицы или конструктора), вырезать/вставить/скопировать данные с одного места в другое, задать шрифтовое оформление, произвести некоторые основные операции с записями в базе данных, выполнить фильтрацию и сортировку данных, а также осуществить поиск некоторых данных в базе (рисунок 16).
Рисунок 16 ‑ Вкладка Главная
Создание – на этой вкладке размещены команды создания всевозможных элементов/ объектов баз данных – таблиц, форм, отчетов и т.п. (рисунок 17).
Рисунок 17 - Вкладка Создание
Внешние данные – команды данной вкладки призваны обеспечить преобразование данных из базы данных в, например Excel, и наоборот – импорта данных из источников различного происхождения (рисунок 18).
Рисунок 18 - Вкладка Внешние данные
Работа с базами данных – здесь расположены команды производства различного рода общих работ с объектами баз данных, такие как запуск макросов на выполнение, отображение схемы данных, показ зависимостей между объектами, анализ данных и т.п. (рисунок 19).
Рисунок 19 - Вкладка Работа с базами данных
3.4.Область переходов
В окне Access 2007 имеется один специфический элемент, называемый Область переходов и расположенный по левому краю окна программы. По умолчанию область перехода находится в свернутом виде – видно одно ее название. Чтобы раскрыть область – нужно щелкнуть мышкой по двойной стрелочке вверху. В результате станет доступен список объектов текущей базы данных, перейти к каждому из которых Вы сможете просто щелкнув мышкой по нему в области переходов (рисунок 20).
Рисунок 20 - Область переходов
3.5.Строка состояния
Строка состояния в Access 2007 является достаточно скудной по сравнению со строкой состояния, например, все того же Word-а. Стоит лишь отметить наличие кнопок перехода между режимами отображения базы данных с правого края строки состояния. Полный список того, что можно разместить в строке состояния Access 2007 доступен по двойному щелчку по этой самой строке состояния (рисунок 21).
Рисунок 21 – Настройка Строки состояния
Структура окна Базы Данных
В MS Access каждую базу данных строят на основе некоторого набора задач или функций. Например, база данных Борей_2007 помогает организовать сбор, хранение и обработку данных о поставщиках, клиентах и товарах некоторой коммерческой фирмы. Таким образом, в любой базе данных должны находиться взаимосвязанные данные, относящиеся к одной или нескольким взаимосвязанным областям деятельности человека.
Особым окном в MS Access является окно БД, которое позволяет получить доступ ко всем ее объектам и выбрать режим такой работы. В левой части окна находится Панель компонентов, которая содержит ярлыки для каждого из объектов MS Access – Таблицы, Запросы, Формы, Отчеты, Макросы, Модули (Рисунок 22).
Рисунок 22 – Окно баз данных Access 2007
Таблицы содержат информацию об объектах реального мира (например, информацию о запасах, клиентах, поставщиках и др.). Запросы позволяют пользователю получить данные из одной или нескольких таблиц, удовлетворяющих некоторым условиям. Формы предназначены в основном для ввода данных, отображения их на экране. Формы часто используют для более наглядного представления данных таблиц или результатов запросов. Отчеты используют для форматирования, вычисления итогов и печати выбранных данных.
В MS Access макросы не похожи на макросы в других программах MS Office. Их нельзя записать вручную, как в MS Word или в MS Excel. Кроме того, в MS Access они не хранятся как коды VBA (Visual Basic for Applications). Объекты Макросы в MS Access позволяют автоматизировать многие задачи, которые обычно выполняются с помощью клавиатуры, меню и панелей инструментов.
Объекты Модули позволяют решать многочисленные задачи, связанные с разработкой приложений. Перечислим лишь некоторые из них:
обработка ошибок ввода данных;
объявление и применение переменных;
обработка записей таблицы;
создание и модифицирование объектов, таких как таблицы и запросы;
выполнение многих задач, недоступных макросам и многие другие.
Для перемещения к каким-либо объектам базы данных достаточно щелкнуть левой клавишей мыши по ярлыку с соответствующим названием. Например, для просмотра списка всех созданных в базе данных запросов нужно щелкнуть по ярлыку Запросы, а для просмотра списка всех форм – по ярлыку Формы. Если полный список созданных таблиц запросов или других объектов не помещается на экране, MS Access автоматически добавит горизонтальную линейку прокрутки.
Таблица
В MS Access 2007 в таблицах осуществляется хранение информации. Таблица – это основа любой реляционной базы данных. Примерами табличной организации базы данных является картотека, записная книжка и т.д.
Таблица – это основной объект базы данных, который предназначен для хранения информации. Она состоит из столбцов и строк.