La информатика / Лаб_раб_5

3

Лабораторная работа 4: Построение сводных таблиц.

Создание сводной таблицы. Для того чтобы создать сводную таблицу, сначала надо выбрать ячейку, принадлежащую базе данных, а затем выбрать команду Сводная таблица в меню ДАННЫЕ. Далее нужно решить, какие столбцы списка будут включены в сводную таблицу и в каком месте рабочей книги будет находится сводная таблица. Целесообразно строить сводную таблицу на отдельном листе рабочей книги, чтобы избежать перекрывания данных и их случайное удаление.

Задание 1. Составьте сводную таблицу полного ассортимента оргтехники.

Для этого выполните следующее:

1. На листе Полный ассортимент выделите любую ячейку базы данных и вменю ДАННЫЕ выберите команду Сводная таблица.

2. Откроется диалоговое окно Мастер сводных таблиц. Так как сводная таблица создается на базе данных Excel, то включите опцию «в списке или базе данных Microsoft Excel».

3. Щелкните на кнопке Далее. Появится диалоговое окно Мастер сводных таблиц – шаг 2 из 3, в поле Диапазон укажите адрес вышей базы данных (если адрес не указан автоматически).

4. Щелкните на кнопке Далее. Появляется диалоговое окно Мастер сводных таблиц – шаг 3, в котором вы будете создавать таблицу. Укажите опцию На новом листе.

5. Перетащите мышью кнопку поля Название, внутрь области Строка. (Каждая кнопка в правой части диалогового окна соответствует определенному полю базы данных. Перемещение кнопки Название означает, что название ксероксов, факсов, сканеров и принтеров будут находится в сводной таблице в отдельных строках).

6. Перетащите кнопку поля Товар в область Столбец.

7. Перетащите кнопку поля Сумма в область Данные. На этой кнопке написано «Сумма по полю Сумма». Внутри каждого вида оргтехники с помощью функции СУММ будет просуммирована выручка от продажи единиц с одинаковым названием.

8. Сводная таблица готова. Нажмите кнопку Сводная таблица, на панели инструментов Сводные таблицы, и выберите команду Параметры таблицы. Поставьте флажки в группе Формат у пунктов Общая сумма по столбцам, Общая сумма по строка и Автоформат. В группе Данные-Источник – установите флажок Сохранить данные вместе с таблицей щелкните на кнопке ОК.

Сводная таблица связана со своими источниками данных, данные сводной таблицы можно обновлять с помощью команды Обновить данные из меню ДАННЫЕ.

Изменение сводной таблицы. С помощью Мастера сводных таблиц и команд контекстного меню можно быстро добавлять и удалять данные из сводной таблицы. Мастер сводных таблиц и кнопки полей списка позволяют менять как всю таблицу целиком, так и отдельные ее области.

Задание 2. Добавьте количество проданных товаров каждого вида.

Для этого выполните следующее:

1. Перейдите к любой ячейке сводной таблицы и щелкните по ней правой клавишей мыши. В контекстном меню выберите пункт Мастер. Откроется диалоговое окно Мастер сводных таблиц.

2. Перетащите кнопку поля Количество внутрь области Данные и разместите ее над кнопкой с надписью Сумма по полю Сумма. В области Данные появиться новая кнопка с надписью Сумма по полю Количество.

3. Дважды щелкните на этой кнопке. Откроется диалоговое окно Вычисление поля сводной таблицы. В поле Имя наберите «Продано всего» и нажмите ОК.

4. Таким же образом измените надпись на кнопке Сумма по полю Сумма на надпись «Выручка».

5. В диалоговом окне Мастер сводных таблиц нажмите кнопку Готово.

В сводных таблицах можно легко перетаскивать данные и добавлять новые. Если таблица оказалась слишком велика, можно поделить ее на части, используя область СТРАНИЦА в Мастере сводных таблиц. СТРАНИЦА сводной таблицы не является листом рабочей книги в полном смысле слова, а лишь один из вариантов отображения информации.

Задание 3. Поместите поле на отдельной странице.

Выполните следующее:

1. Выделите ячейку сводной таблицы, затем на панели инструментов Сводные таблицы щелкните на кнопке Мастер сводных таблиц (для этой цели можно воспользоваться контекстным меню).

2. Перетащите кнопку поля Товар внутрь области Страницы. Таким образом, сводная таблица разделится на условные страницы: (Все), (Ксероксы), (Факсы), … На странице Ксероксы, Факсы,.. расположены сведения о количестве и выручке продаж соответствующего вида оргтехники, а на странице Все собраны суммарные сведения о продаже персональной, деловой, и профессиональной оргтехники. Чтобы вывести на экран нужную страницу сводной таблицы, нужно щелкнуть на кнопке Область страниц и в появившемся списке названий выделить нужное.

3. В диалоговом окне Мастер сводных таблиц щелкните на кнопке Готово.

Задание 4. Перелистайте страницы по товарам базы данных. Обратите внимание на изменения в области Данные сводной таблицы.

Задание 5. Перенесите кнопку Товар из области страниц в область строк. (Задание выполняется в Мастере сводных таблиц аналогично заданию 3). Скройте, а затем покажите данные сводной таблицы (В столбце Товар дважды щелкнуть на заголовке Ксерокс, …)

Задание 6. Удалите данные о количестве проданных товаров. (В Мастере сводных таблиц перетащите мышкой кнопку поля Продано Всего за пределы области таблицы).

Задание 7. Измените функцию нахождения суммы на количество проданных товаров.

Для этого выполните следующее:

1. Перетащите кнопку поля Товар на область Столбец.

2. В контекстном меню укажите команду Мастер. Перенесите поле Количество в область Данных и разместите над кнопкой Выручка.

3. Дважды щелкните на этой кнопке. Откроется диалоговое окно Вычисление поля сводной таблицы.

4. В окне списка Операция выделите функцию Минимум и щелкните по кнопке ОК. В диалоговом окне Мастер сводных таблиц щелкните по кнопке Готово.

Задание 8. Измените функцию на максимум.

При создании сводных таблиц включены опции отображение итоговых значений по строкам и столбцам. Удаление общего итога возможно с помощью Мастера. Для этого выбирается кнопка Параметры, в группе Формат снимаются флажки «общая сумма по столбцам» и «общая сумма по строкам».

Форматирование сводной таблицы. Формат сводной таблицы можно поменять в диалоговом окне команды Поле сводной таблицы или автоматически с помощью команды Автоформат.

Задание 9. Отформатируйте сводную таблицу.

Для этого выполните следующее:

1. Выделите любую ячейку сводной таблицы.

2. В меню ФОРМАТ выберите команду Автоформат. Откроется диалоговое окно Автоформат.

3. В окне списка форматов выделите строку Классический 2 и щелкните на кнопке ОК.

Задание 10*. Обновите сводную таблицу, изменив значения таблицы Полный ассортимент.