La информатика / Лаб_раб_3

Лабораторная работа № 3

Тема: Составление отчетов.

Цель работы: 1) Научиться получать промежуточные результаты данных, 2) структурировать данные итогового отчета, 3) объединять несколько рабочих листов с однотипными данными в итоговый отчет.

В сфере бизнеса или учета часто приходится обмениваться информацией с другими подразделениями, сотрудниками и т.п. Представление данных обычно подразумевает подведение некоторых итогов по наиболее важным показателям. Microsoft Excel позволяет быстро создавать грамотные отчеты с помощью нескольких способов подытоживания и соединения данных. Обычно отчеты составляются не для отдельных показателей, а включают общий обзор, тенденцию или прогноз на фоне общей картины данных.

I. Промежуточные итоги данных. В процессе подготовки отчета часто требуется подводить итоги. Значит, в-первую очередь, необходимо определить место на рабочем листе, куда будут заноситься промежуточные расчеты, а затем составить формулу вычисления общего итога. С помощью Microsoft Excel можно автоматически вносить промежуточные итоги в таблицы, не задавая вручную пространства или формул для них. Для этого используется команда ИТОГИ. Подведение промежуточных итогов можно осуществлять по нескольким показателям: 1) определению количества элементов списка, 2) суммированию величин, 3) нахождению максимального, минимального или среднего значения, 4) использованию более сложных статистических функций, таких как поиск стандартного отклонения или дисперсии.

Примечание: перед использованием команды ИТОГИ следует провести сортировку данных, чтобы сведения о промежуточных итогах появились в соответствующих местах рабочего листа.

Задание 1: Укажите значение суммарной стоимости для каждого типа ксерокса.

Для этого выполните следующее:

1. Откройте рабочую книгу «Оргтехника» на рабочем листе «Ксероксы» и отсортируйте по полю «Название».

2. Активизируйте любую ячейку таблицы «Ксероксы» с содержанием данных.

3. В меню ДАННЫЕ выберите команду ИТОГИ. Откроется диалоговое окно Промежуточные итоги.

4. Щелкните на стрелке текстового поля При каждом изменении в и в появившемся окне списка выделите строку Название.

5. В поле Операция выберите слово Сумма.

6. В поле Добавить итоги по установите флажок только напротив строки Сумма. Для этого, если потребуется прокрутите весь список.

7. Установите флажки напротив строк Заменить текущие итоги и Итоги под данными и щелкните по кнопке ОК.

Задание 2: Укажите значение суммарной стоимости для каждого типа факса.

Задание 3: Удалите введенные промежуточные итоги на листе «Ксероксы».

Для этого выполните следующее:

1. Выделите одну из ячеек подытоженных данных.

2. В меню ДАННЫЕ выберите команду ИТОГИ.

3. В диалоговом окне Промежуточные итоги щелкните на кнопке Убрать все.

Таблица данных вернется к прежнему виду.

При составлении многоплановых отчетов, использующих большое количество информации, для подведения итогов можно применять вложенные промежуточные итоги. Создание произвольного количества вложенных итогов допускается при снятом флажке поля Заменить текущие итоги в диалоговом окне Промежуточные итоги.

Задание 4: Выполните сортировку таблицы «Полный ассортимент» по полям «Товар» и «Название» с ключом По возрастанию.

Задание 5: Усредните сумму и цену по видам товаров.

Для этого выполните следующее:

1. Выделите любую ячейку, содержащую данные таблицы, и выберите команду ИТОГИ из меню ДАННЫЕ.

2. В диалоговом окне Промежуточные итоги в списке При каждом изменении в выделите Товар.

3. В окне списка Операция выделите функцию Среднее.

4. Установите в окне списка Добавить итоги по флажки напротив строк Цена и Сумма.

5. Удалите флажок в поле Заменить текущие итоги и щелкните на кнопке ОК.

Просмотрите результат выполнения и сделайте выводы из проделанной работы.

Задание 6: Усредните стоимость и цену по каждому названию товаров.

Для этого продолжайте работу в листе «Полный ассортимент» с созданными промежуточными итогами в задании 5. Просмотрите результат выполнения и сформулируйте выводы.

II. Структурирование рабочих листов. При составлении отчетов не всегда требуются все данные рабочего листа, а только результаты промежуточных итогов. С помощью структурирования рабочего листа можно отобразить широкий круг информации, не вникая при этом в детали. В процессе подведения промежуточных итогов Microsoft Excel автоматически структурирует рабочий лист. При этом взаимосвязанные данные группируются вместе, как это видно на предыдущих примерах. Вертикальные линии слева на полях рабочего листа заканчиваются вверху рядом кнопок, называемых кнопками уровня. Эти кнопки позволяют контролировать количество уровней деталей, попадающих в отчет.

Сейчас на рабочем листе «Полный ассортимент» имеется четыре структурных уровня. На одном рабочем листе можно открыть до восьми вертикальных и восьми горизонтальных структурных уровней. Первый уровень состоит только из одной позиции, определяющей средние значения цены и суммы всех товаров. Уровень два разбивает все товары на большие группы по видам товаров и усредняет по каждому из них. Уровень три добавляет промежуточные итоги усреднения по названиям товаров, а четвертый уровень показывает все элементы базы данных.

Детали структурирования листов можно скрыть, щелкая на пронумерованных кнопках уровней структуры, соответствующих линиям областей структуры и отвечающих за характер детализации рабочего листа. Чтобы увидеть только общий итог по всем данным, следует щелкнуть на кнопке только первого уровня, а для получения детальной картины всех элементов нужно воспользоваться кнопкой четвертого уровня.

Задание 7: Скройте, а затем покажите детали структуры второго и третьего уровней.

Задание 8: Покажите детали списка персональных ксероксов.

Примечание: Для выполнения заданий 7 и 8 можно воспользоваться командой ГРУППА И СТРУКТУРА из меню ДАННЫЕ.

III. Составление консолидированных отчетов. Способ составления отчетов по нескольким листам – это консолидация данных. Консолидация собирает воедино данные отдельных листов или отдельных блоков, суммирует их и помещает в указанный рабочий лист. Итоговый консолидированный отчет можно разместить на одном листе с исходными данными, на другом отдельном листе той же книги или вообще в другом файле. Для консолидации данных необходимо: 1) выбрать место для размещения итогового отчета; 2) функцию (выбор функции зависит от типа данных и вида составляемого отчета); 3) источник данных (источниками данных могут служить листы одной рабочей книги или нескольких рабочих книг).

Примечание: при консолидации необходимо следить за тем, чтобы данные каждого листа имели одни и те же заголовки строк и столбцов.

Задание 9: Создайте отчет консолидации данных по названию оргтехники. Для этого выполните следующее:

1. Перейдите на лист «Факсы» и удалите промежуточные итоги.

2. Перейдите на лист «Ксероксы» и проверьте отсутствие промежуточных итогов.

3. Добавьте лист с названием «Консолидация».

4. На листе сформируйте таблицу с полями «Название», «Цена», «Количество», «Сумма».

5. Выделите первую ячейку данных сформированной таблицы (ячейка пока должна быть пустой).

6. В меню ДАННЫЕ выберите команду КОНСОЛИДАЦИЯ. Откроется диалоговое окно Консолидация.

7. В поле Функция выберите функцию Сумма.

8. Щелкните в текстовом поле Ссылка, а затем переместитесь на лист «Факсы» и выделите блок ячеек с поля «Название» до конца таблицы, включая данные полей (если необходимо переместите диалоговое окно Консолидация в сторону).

9. Название листа «Факсы» и адрес блока ячеек автоматически заносятся в поле Ссылка.

10. Щелкните на кнопке Добавить. Содержимое поля Ссылка внесено в окно Список диапазонов.

11. Перейдите на лист «Ксероксы» и выделите аналогичный диапазон ячеек как описано в пункте 8.

12. Щелкните на кнопке Добавить. Обе таблицы консолидации занесены в Список диапазонов.

13. Добавьте метки: в группе Использовать в качестве установите флажки напротив Подписи верхней строки и Значения левого столбца.

14. Щелкните на кнопке ОК.

Диалоговое окно Консолидация закроется. Теперь все данные по факсам и ксероксам сведены в единую таблицу, и можно сравнить суммарную цену, объем продаж и полный доход от сбыта персональной, профессиональной и деловой оргтехники (возможно потребуется изменить ширину столбцов, чтобы увидеть все данные).

Задание 10: Создайте отчет консолидации данных по видам оргтехники: факсы, ксероксы, принтеры и сканеры.

3