2.1.3.3. Сохранение файлов презентации.

Данный вопрос не требовал бы специального рассмотрения, если бы не ряд возможностей, возникающих при сохранении уже созданной и отредактированной презентации. Сохранить файл можно в формате *.ppt. При этом файл будет доступен для дальнейшего редактирования, но в процессе подготовки к выступлению на экране появится рабочее окно программы в режиме редактирования файла. Показ «творческой кухни» вряд ли входит в планы докладчика. Поэтому готовую презентацию желательно сохранить дважды. Первый раз в виде файла презентации с расширением *.ppt. Этот файл необходим для того, чтобы иметь возможность редактирования слайдов в случае возникновения такой необходимости (меньшего времени, отведенного на представление доклада, обнаружения ошибок, и пр.).

Второй раз созданный файл презентации нужно сохранить как «демонстрацию презентации» - файл с расширением *.pps. При запуске этого файла программа PowerPoint сразу приступит к демонстрации первого слайда презентации не выводя на экран окна структуры, заметок и др. служебную информацию. Именно этот файл будет использоваться как рабочий во время презентации.

И еще об одной возможности программы PowerPoint, возникающей в момент сохранения информации необходимо упомянуть. Сохраняя презентацию как Web-страницу пользователь дает команду преобразовать информацию в формат HTML – гипертекста отображаемого в дальнейшем с помощью программ-обозревателей (броузеров). Этот файл пригоден для размещения в сети. Следует создать его и в том случае, если нет уверенности в том, что на компьютере, который предоставят докладчику организаторы презентации или конференции будет установлена программа PowerPoint. Несмотря на популярность этой программы, такое возможно. Тогда во время выступления можно будет воспользоваться программами Microsoft Internet Explorer или Netscape Navigator, хотя, следует отметить, что большая часть анимационных эффектов презентации будет в этом случае утеряна.

В кратком обзоре сложно охватить все возможности рассматриваемой нами программы, да этого и не требуется. Русскоязычный и интуитивно понятный интерфейс и справочная система программы делают самостоятельное знакомство с PowerPoint легким и во многом увлекательным. Поэтому остановимся на традиционных ошибках, которые допускают начинающие пользователи.

2.1.4. Рекомендации по созданию интерактивных презентаций.

Рекомендация первая. Не забывайте, что «пустое место» или как говорят редакторы «осветленное пространство» на слайде не несет никакой информации. Увеличивайте размеры шрифта и графических объектов настолько, насколько это допускают размеры экрана. Ваши слайды будут хорошо смотреться даже с самых дальних рядов зала.

Рекомендация вторая. Информация, выносимая на слайды должна дополнять, а не повторять текст доклада. Любая попытка «читать с экрана» ухудшает отношение аудитории к докладчику, вызывает вопросы по поводу его подготовленности к выступлению и компетентности. Поэтому на слайд нужно выносить только основные положения доклада. Информацию, которая помогает оттенить ключевые моменты выступления.

Рекомендация третья. Не злоупотребляйте анимационными и звуковыми эффектами. Выбрав какой-либо из эффектов, применяйте его к большинству (если не ко всем) объектам презентации. Особенно это касается эффектов звуковых. Не все возможности программы нужно использовать в одной презентации.

Рекомендация четвертая. Не всегда выступления проходят в хорошо затемненных аудиториях. Чаще случается как раз обратное, и солнечный свет мешает работе проектора. В этом случае лучше смотрятся контрастные слайды, в которых информация представлена светлыми буквами на темном фоне. Поэтому, готовясь к презентации, лучше рассмотреть несколько вариантов фона и сделать несколько версий демонстрационных файлов.

Рекомендация пятая. Программа позволяет организовать переходы от одного слайда к другому по гиперссылкам. У вас нет возможности представить одновременно на экране все слайды и этим вы отличаетесь от докладчиков, развешивающих по аудитории бумажные плакаты. Но если есть необходимость в ходе выступления вновь вернуться к какому либо слайду, графику или диаграмме, то сделать это можно не только дублированием слайда в видеоряде презентации, но и размещение гиперссылок на нужных слайдах.

И шестая рекомендация. Вне зависимости от темы выступления рекомендуется начинать презентацию слайдом с информацией о докладчике (указать должность выступающего, его имя), а завершать ее слайдами с контактной информацией и словами благодарности за внимание к докладу. Эти «не относящиеся к теме» слайды позволяют аудитории легче ориентироваться в компетентности докладчика, обращаться к нему во время дискуссии по имени и сокращают время на раздачу визиток и диктовку адресов и телефонов после доклада.