47. Электронный документооборот

Под документооборотом будет пониматься движение бумажных и электронных документов от аппарата управления до объекта управления, а также из внешней среды. Документооборот строго регламентируется путем указания места обработки документов, момента их получения или передачи на другое место или сдачи в архив. Различают обычный (бумажный) и электронный документооборот. Электронный документ – это бумажный документ, введенный в память компьютера в соответствии с установленными правилами или полученный по каналам передачи данных из внешней среды. Документы различаются по типам носителей информации. Существуют три типа носителей:

-бумага; -микрофиши: с точки зрения поиска мало, чем отличаются от бумаги, но занимают меньше места; электронные носители: жесткие диски, оптические диски, магнитооптические диски. Хранение электронных документов в архиве.2. Организация поиска документов. Поддержка защиты документов от несанкционированного доступа. Маршрутизация и передача документов. Известны следующие системы маршрутизации:

1.Свободная маршрутизация: последовательная или параллельная. При последовательной маршрутизации документ проходит от одного пользователя к другому, а при параллельной - он одновременно поступает к нескольким пользователям.

2. Свободная маршрутизация с контролем исполнения. Под контролем понимается: -контроль доставки документа; -контроль исполнения (выдача извещения, что задание выполнено);-мониторинг задания (кто и что сейчас делает с заданием).

3. Маршрутизация по заранее определенным маршрутам с контролем исполнения.4. Система электронной почты.

4. Информационный бизнес (инфобизнес) — это вид бизнеса, предполагающий продажу собственных знаний по какой либо теме, упакованных в какой либо формат.

Как и любой бизнес, данный вид также имеет свои преимущества и недостатки. Но все же преимущества намного больше, чем недостатков.

Основные преимущества информационного бизнеса (инфобизнеса):

1. Минимум средств, необходимых для вхождения в бизнес. Вам не нужно искать и снимать собственный офис,

2. Создание бизнеса требует малых вложений времени и сил.

3. Нет абсолютно никакой необходимости бросать предыдущую сферу заработка.

4. Практически отсутствуют разнообразные риски.

5. Совершенно не нужно собирать большое количество документов и оббегать разнообразные инстанции для создания бизнеса.

6. Для того чтобы создать продукт нужно минимум технических знаний и умений.

Недостатками информационного бизнеса (инфобизнеса) является следующее:

1.Необходимо время для создания своего продукта; Для экономии времени Вы можете пойти другим путем — создать информационный бизнес не на товарах собственного изготовления, а на товарах, которые автор разрешил перепродавать. 2. Для достижения хорошей прибыли необходимо грамотный маркетинг.

Информационный бизнес в современных условиях имеет большие перспективы. Так как за информацией будущее бизнеса. Возрастающая доступность Интернета дает возможность создавать рекламу информационного продукта по более доступным ценам. К тому же появилось много простых удобных и доступных программ и рекомендаций для создания продукта.

Помимо перспектив для предпринимателя этот бизнес имеет и перспективы для клиентов. Информационные продукты по

какой-либо тематике позволяют людям решить проблему получения знаний по этой теме по более выгодной цене, т.е. без необходимости переплаты учителям и репетиторам.

5. Информационный рынок - система экономических, правовых и организационных отношений по торговле продуктами интеллектуального труда на коммерческой основе. Так же как и обычный рынок, информационный рынок характеризуется наличием спроса и предложения, определенной номенклатурой продуктов и услуг и ценами, а также поставщиками и потребителями; спецификой данного рынка является то, что информационные ресурсы, продукты и услуги могут копироваться в неограниченном количестве.

Составляющие информационного рынка:

• Информационные продукты и услуги, а также аппаратно-программные средства и соответствующие технологии переработки информации.

• Нормативно-правовые документы: Федеральный закон "Об информации, информатизации и защите информации" 1995, Федеральный закон "О правовой охране программ для ЭВМ и баз данных", Закон об авторском праве и подзаконные акты.

• Справочные средства, обобщающие информацию о поставщиках информационных продуктов и услуг.

6. Информационный менеджмент - это технология, компонентами которой являются документная информация, персонал, технические и программные средства обеспечения информационных процессов, а также нормативно установленные процедуры формирования и использования информационных ресурсов.

Информационный менеджмент - управление деятельностью по созданию и использованию информации в интересах организации.

Цель информационного менеджмента: обеспечение эффективного развития организации посредством регулирования различных видов её информационной деятельности.

Задачи информационного менеджмента:1. качественно информационное обеспечение процессов управления в организации;2. осуществление управления информационными ресурсами;3. обеспечение управления обработки информации на всех уровнях;4. обеспечение управления коммуникациями (общение - передача информации от человека к человеку).Информация имеется в виду в различном представлении:- в виде массива документов;- в виде документной информации; - в виде средства общения.

8. Информационная инфраструктура — система организационных структур, подсистем, обеспечивающих функционирование и развитие информационного пространства страны и средств информационного взаимодействия.

Включает в себя:

совокупность информационных центров, подсистем, банков данных и знаний, систем связи, центров управления, аппаратно-программных средств и технологий обеспечения сбора, хранения, обработки и передачи информации. Обеспечивает доступ потребителей к информационным ресурсам. Глобальная информационная инфраструктура - это информационное образование, которое начало формироваться в 1995 году группой развитых стран. Глобальная информационная инфраструктура разрабатывается как общемировая информационная сеть массового обслуживания населения планеты на основе интеграции глобальных и региональных информационно-телекоммуникационных систем, а также систем цифрового телевидения и радиовещания, спутниковых систем и подвижной связи.

В качестве примеров информационной инфраструктуры можно привести такие общеизвестные сферы нашей жизни как:

• Интернет

• Дистанционное образование

• Сетевые СМИ

• Реклама, пиар

9. Государственные информационные ресурсы-это ресурсы, которые как элемент имущества находятся в собственности государства. Государственные ресурсы делятся на следующие группы:

• федеральные ресурсы;

• информационные ресурсы, находящиеся в совместном ведении Российской Федерации и субъектов РФ;

• информационные ресурсы субъектов РФ.

Государственные информационные ресурсы, являясь важнейшим фактором, влияющим на выполнение всех функций государства, обеспечивают выполнение следующих основных задач:

• государственного управления;

• обеспечения прав и безопасности граждан;

• поддержки социально-экономического развития страны, разви­тия культуры, науки, образования и т. д.

Ряд федеральных органов управления можно назвать чисто «ин­формационными», поскольку их главной задачей или, по крайней мере, одной из главных задач является формирование государственных информационных ресурсов. В число этих органов входят: Министерство культуры РФ, Государственный комитет РФ по статистике (Госкомстат), Государственный комитет РФ но стандартизации, мет­рологии и сертификации (Госстандарт), Министерство природных ресурсов РФ, Федеральная служба по гидрометеорологии и монито­рингу окружающей среды (Росгидромет) и др.

Особое место среди универсальных «информационных» ведомств занимает Федеральное агентство правительственной связи и инфор­мации при Президенте РФ (ФАПСИ), формирующее информацион­ные ресурсы для высших органов власти. ФАПСИ генерирует более 40 баз данных по очень широкому тематическому спектру и на осно­ве самых разнообразных источников, включая данные Госкомстата, СМИ, ведомственных и региональных источников, а также на основе деятельности собственных информационных служб.

Государственные информационные ресурсы могут быть разделены на две группы

1) информационные ресурсы, предназначенные для решения задач конкретного органа управления определенного звена;

2) информационные ресурсы, ориентированные на внешнего пользо­вателя.

Ресурсы второй группы формируются, как правило, информаци­онными или информационно-аналитическими структурами. Если они имеют общее методическое руководство, схожие задачи, решаемые на основе единых нормативных документов, то они могут быть названы государственными информационными системами.

К таким системам, имеющим межведомственный, универсальный характер, могут быть отнесены:

• библиотечная сеть Российской Федерации;

• архивный фонд Российской Федерации;

• государственная система статистики;

• государственная система научно-технической информации.