Методические указания для самоподготовки студентов к практическому занятию №5 по информатике.

(1 курс, 1 семестр, Лечебный факультет)

«Ms Access. Создание базы данных. Ввод и просмотр данных посредством форм. Мастер форм»

Мотивация цели:

• Обобщение, систематизация знаний по разделу MS Access.

• Понимание особенностей использования баз данных для правильного хранения данных.

Цель самоподготовки:

После самостоятельной подготовки к занятию студент должен знать:

• Способы создания таблиц и форм;

• Методы ввода данных в таблицы ;

После самостоятельной подготовки к занятию студент должен уметь:

• Пользоваться системой управления базой данных;

• Создавать таблицы и формы.

План систематизации по разделу:

1. Создание базы данных «Больница»

2. Редактирование данных

3. Сортировка и фильтрация данных

4. Создание форм

Методические рекомендации по усвоению материала (схема ООД):

1. Прочитайте краткие теоретические сведения по данной теме.

2. Ответьте на вопросы для самоконтроля.

3. Сделайте основные задания для самоподготовки.

Литература.

Основная:

1. Информатика. Под редакцией Н.В. Макарова. М., «Финансы и статистика», 2011г.

Дополнительная:

1. Информатика. Под редакцией С.В. Симоновича. СПб, Питер, 2005.

Вопросы для самоконтроля:

1. Что такое информация?

2. Что такое база данных?

3. Что такое поле?

4. Что такое запись?

5. Что такое СУБД?

6. Для чего используется СУБД?

7. Из каких объектов состоит БД Access?

8. Какие типы полей используются в Access?

Задания для самоподготовки:

1. Откройте программу Access.

2. Создайте новую базу данных.

3. Создайте таблицу «Пациенты» базы данных.

4. Определите поля таблицы в соответствии с табл. 1.

5. Сохраните созданную таблицу.

6. Введите ограничения на данные, вводимые в поле Пол; должны вводиться только М или Ж.

7. Задайте значение по умолчанию для поля Пол в виде слова М.

8. Заполните таблицу данными в соответствии с рисунком и проверьте реакцию системы на ввод неправильных данных в поле Пол.

9. Измените ширину каждого поля таблицы в соответствии с шириной данных.

10. Произведите поиск в таблице пенсионера Сергеева.

11. Произведите сортировку данных в поле Фамилия по убыванию.

12. Произведите фильтрацию данных по полю Пол.

Таблица 1. Таблица данных Пациенты

13. Создайте еще таблицу «Врачи» с данными из следующей таблицы

Таблица 2. Таблица данных Врачи

13. Создайте дополнительную таблицу с именем «Отделение», которая будет содержать следующие поля: Отделение (текстовый), № уд (числовой), Телефон отделения (текстовый).

14. Создайте дополнительную таблицу с именем «Лечение», которая будет содержать следующие поля: № п/п (числовой), Отделение (текстовый).

15. Заполните таблицу Отделение и Лечение данными.

16. Создайте формы для просмотра таблиц.

ТЕХНОЛОГИЯ РАБОТЫ

1. Откройте программу Microsoft Access любым известным способом.

2. Для создания новой базы данных:

• выберите пункт Создать;

• потом щелкните по опции Новая база данных.

3. Для создания таблицы базы данных:

• в окне базы данных выберите вкладку Создание, а затем щелкните по кнопке Конструктор таблиц;

• в результате проделанных операций открывается окно таблицы в режиме конструктора, в котором следует определить поля таблицы.

4. Для определения полей таблицы:

• введите в строку столбца «Имя поля» имя первого поля - № п/п;

• в строке столбца «Тип данных» щелкните по кнопке списка и выберите тип данных – Числовой;

• на вкладке Общие установите размер поля Целое;

• на вкладке Общие в поле Индексированное поле установите Да (Совпадения не допускаются). Это нужно для того, чтобы значения в этом поле не совпадали, хотя Индексированное поле (ключевое поле) в однотабличной базе данных не обязательно;

• остальные поля вкладки Общие оставьте такими, как предлагает Access;

Примечание. Заполнение строки столбца «Описание» необязательно и обычно используется для внесения дополнительных сведений о поле.

Внимание! Обратите внимание на вкладку Общие в нижней час­ти экрана. Советуем изменить данные в пункте Размер поля, а остальные пункты оставить по умолчанию (их функции рассмотрим далее) Например, для текстового типа данных Access предлагает по умолчанию длину 50 символов. Но вряд ли поле «Фамилия» будет содержать более 15 символов, хотя лучше точно подсчитать, сколько символов в самой длинной фамилии. Не бойтесь ошибиться — в дальнейшем можно скорректировать длину поля. Для числового типа Access предлагает Длинное целое, но ваши данные могут быть либо небольшие целые числа (в диапазоне от -32768 до 32767) — тогда надо выбрать Целое, либо дробные числа — тогда надо выбрать С плавающей точкой. Для выбора необходимого параметра надо щелкнуть по полю, а затем нажать появившуюся кнопку списка и выбрать необходимые данные. В результате ваша таблица будет иметь более компактный вид, а объем базы данных уменьшится.

5. Заполните таблицу в соответствии с таблицей 1.

Для установки Размера поля используйте вкладку Общие и соответствующее поле

6. Для задания условия на значение для вводимых данных необходимо:

• в верхней части окна щелкните по полю Пол;

• в нижней части окна щелкните по строке параметра Условие на значение;

• щелкните по кнопке для определения условий на значение при помощи построителя выражений;

• в появившемся окне напишите слово М, затем щелкните по кнопке (OR) (эта кнопка выполняет функцию ИЛИ), напишите Ж,. Таким образом вы ввели условие, при котором в поле Пол могут вводиться только указанные значения.

• в строке Сообщение об ошибке введите предложение "Такой пол не существует, правильно введите данные''.

• в строке Значение по умолчанию введите букву М;

7. Сохраните таблицу под именем «Пациенты»:

• выберите пункт меню Файл, Сохранить;

• в диалоговом окне «Сохранение» введите имя таблицы Пациенты,

• щелкните по кнопке <ОК>.

Примечание. Если в таблице не было задано ключевое поле (поле первичного ключа) то в результате щелчка по кнопке <ОК> Access предложит вам задать ключевое поле, т е поле, однозначно идентифицирующее каждую запись. Для однотабличной базы данных это не столь актуально, как для много табличной, поэтому щелкните по кнопке <Нет>, но в нашей таблице мы обозначили поле № п/п, т.к. не хотим повторения значений в данном поле.

Индекс — это средство Access, ускоряющее поиск и сортировку данных а таблице. Ключевое поле (поле первичного ключа) таблицы индекси­руется автоматически. Не допускается создание индексов для полей типа MEMO и Гиперссылка или полей объектов OLE. Свойство Индексированное noле определяет индекс, создаваемый по одному полю. Индексированное поле может содержать как уникальные, так и повторяющиеся значения. Допускает­ся создание произвольного количества индексов.

8. Для заполнения таблицы:

• Не закрывая окна с таблицей «Пациенты» на панели инструментов щелкните по кнопке Режимы, чтобы перейти в режим заполнения таблицы данными

• заполните таблицу с данными в соответствии с рисунком:

9. Для изменения ширины каждого поля таблицы в соответствии с шириной данных:

• сделайте двойной щелчок по границе между названиями столбцов;

• проделайте эту операцию с остальными полями.

10. Для поиска в таблице Сергеева:

• переведите курсор в первую строку поля Фамилия;

• выполните команду Главная/Найти;

• впоявившемся окне, в полеОбразец введите

• п

  Рис 1.5 Поиск и замена.

  олеСовпадение выберите из списка Поля целиком;

• в поле Просмотр выберите из списка ВСЕ (имеется в виду искать по всем записям);

• установите флажок для опции С учетом формата полей;

• щелкните по кнопке Найти далее. Курсор перейдет на четвертую запись и выделит слово Сергеева;

• щелкните по кнопке Найти далее. Если в таблице встретиться еще запись тогда курсор перейдет к этой записи;

• щелкните по кнопке Отмена для выхода из режима поиска.

11. Для сортировки данных в поле Фамилия по убыванию:

• щелкните по любой записи поля Фамилия;

• щелкните по кнопке на вкладке Главная. Все данные в таблице будут отсортированы в соответствии с убыванием значений в поле Фамилия.

12. Для фильтрации данных по полю Пол:

• щелкните по записи М поля Пол;

• щелкните по кнопке Выделение/Равно «М»

В таблице останутся только записи о мужчинах;

• для отмены фильтрации щелкните по кнопке на вкладке Главная. В таблице появятся все данные.

13. Сохраните базу данных:

• выполните команду Файл/Сохранить базу данных как;

• выберите свою папку, в которую сохраните свою базу данных;

• введите название базы – Больница.

14. Для создания таблицы Врачи используйте данные из таблицы 2. При этом нет необходимости создавать новую базу данных!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!! В вашей базе данных «Больница» должны находиться 2 таблицы – Пациенты и Врачи.

15. Содержание этой таблицы приведены на рисунке:

16. Создайте таблицу Отделение в режиме Конструктор:

• введите поля и соответствующие им типы данных;

• введите размер для каждого поля, исходя из следующего:

1. Отделение – 40,

2. № уд – Целое,

3. Телефон отделения – 10;

• для удобства выбора номера удостоверения врача при внесении данных в таблицу Отделение организуем выбор № уд. из ниспадающего списка. Для этого:

1. перейдите на поле № уд.;

2. рядом со вкладкой Общие выберите вкладку Подстановка,

3. а в ней – Поле со списком;

4. тип источника оставьте без изменения;

5. Источник строк – Врачи (главное, чтобы имя поля в таблице Отделение в точности совпадало с именем поля в таблице Врачи!!!!!!!!!!!).