2.4. Досвід впровадження автоматизації обліку формування та використання прибутку підприємства

Відповідно до Закону України «Про бухгалтерський облік і фінансову звітність в Україні» питання організації обліку відноситься до компетенції його власника (власників) або уповноваженого органу (посадової особи) відповідно до законодавства й установчих документів. Відповідальність за організацію бухгалтерського обліку і забезпечення відображення фактів здійснення всіх господарських операцій в первинних документах, зберігання й обробки документів, регістрів і звітності протягом встановленого строку (але не менше 3-х років) несе власник або уповноважений орган (посадова особа), який здійснює керівництво підприємством згідно з чинним законодавством і установчими документами [27].

Важливою передумовою раціональної організації обліку на підприємстві є правильна розстановка кадрів на окремих ділянках облікового процесу, встановлення такої структури апарату бухгалтерії, яка якнайбільше відповідала б конкретним умовам роботи підприємства. Чисельність облікового апарату і його структура значною мірою залежать від обсягу облікових і контрольних робіт, від форми організації й автоматизації обліку, а також від таких факторів, як масштаби виробництва і структура управління ним [37].

На підприємстві ДПДГ «Степне» ведення обліку покладено на бухгалтерську службу підприємства на чолі з головним бухгалтером.

Застосовується План рахунків бухгалтерського обліку активів, капіталу, зобов’язань і господарських операцій підприємств і організацій. З метою забезпечення необхідної деталізації обліково-економічної інформації головному бухгалтеру дозволяється своїм розпорядженням вводити додаткову систему субрахунків.

Застосовується автоматизована система обліку за допомогою програмного забезпечення 1С: «Підприємство».

Застосування автоматизованої форми бухгалтерського обліку дозволяє прискорити обробку облікової інформації та передачу її за всіма напрямками. Уявити сучасного бухгалтера, що веде облік тільки вручну дедалі досить складно, зважаючи хоча б на державні вимоги до подання звітності електронною поштою.

Оскільки, однією з вирішальних складових матеріально-технічного забезпечення бухгалтерського обліку є його комп’ютеризація, зупинимося на питаннях програмного забезпечення обліку підприємства. Зазначимо також – на законодавчому рівні способи автоматизації бухгалтерського обліку суб’єктів господарської діяльності поки що не регулюються і належать до компетенції підприємства.

По суті, вибір автоматизованої форми бухгалтерського обліку для підприємства зводиться до вибору зручної комп’ютерної програми, що відповідає завданням обліку, оподаткування та звітності і може бути використана для ведення практично будь-яких розділів бухгалтерського обліку на підприємстві.

1С: «Підприємство» являється системою програм для автоматизації різних областей економічної діяльності підприємств. Ця система програм умовно поділяється на «Технологічну платформу» і «Конфігурації».

«Технологічна платформа» являє собою різні механізми, які використовуються для автоматизації економічної діяльності і не залежать від конкретного законодавства і методології обліку.

Крім механізмів, вона включає в себе 3 основних функціональних компоненти: бухгалтерський облік, оперативний облік та розрахунки.

«Конфігурації» являють собою саме прикладні рішення. Кожна конфігурація зорієнтована на автоматизацію відповідної сфери економічної діяльності і відповідає прийнятому законодавству [12, с. 18-22].

Існують конфігурації типові – це «1С:Бухгалтерський облік», «1С:Зарплата і кадри», «1С:Торгівля і склад», «1С:Комплексна конфігурація», – і додаткові, що розроблені окремо іншими фірмами чи самою «1С», безпосередньо для певної організації.

Версії продуктів системи програм 1С: «Підприємство» можуть використовуватись в організаціях з різними об’ємами інформації, різною кількістю користувачів і різною інтенсивністю їх роботи.

Така сукупність масивів даних, що використовують для рішення задач обліку за допомогою конкретної конфігурації будь-якого компоненту «1С: Підприємства» називається інформаційною базою (ІБ). В звʼязку з цим програми системи 1С: «Підприємство» можуть працювати в кількох режимах:

«Однокористувацькі» версії програм забезпечують роботу з інформаційною базою тільки одного користувача (в один момент часу). Їх використовують в основному на невеличких підприємствах.

Мережеві версії дозволяють працювати з однією інформаційною базою одночасно кільком користувачам. Є версії з обмеженим числом користувачів і без обмеження [19, с. 12-14].

Застосування комп’ютерної техніки вносить значні зміни до організації бухгалтерського обліку, причому з допоміжного засобу обчислювальна техніка перетворюється на визначний фактор організації обліку . Ці зміни зумовлені тим, що змінюються способи обробки даних, при яких забезпечується різна швидкість надання звітної інформації. В різних системах бухгалтерського обліку вона досягається, як правило, раціональною організацією облікових даних, одноразовим їх отриманням та передачею за всіма напрямами [12].

Ведення автоматизованого обліку дає можливість господарству найкращим чином організувати бухгалтерський облік. При порівнянні нормативних показників з фактичними даними можна вчасно виявити перевитрати продукції, матеріалів, палива, кормів, проте працівники господарства мають бути зацікавленні у економії ресурсів підприємства. Інша перевага використання автоматизованого обліку– це скорочення чисельності працівників бухгалтерії. Це також дозволяє використовувати систему електронних платежів, глобальні мережі для реалізації продукції підприємства.

Створення та використання комп’ютерної системи бухгалтерського обліку сприяє не тільки прискоренню процесу обробки інформації на підприємствах, але й суттєвому покращенню його організації. Такі можливості зумовлені тим, що комп’ютерний спосіб обробки інформації вимагає формального та чіткого опису облікових процедур у вигляді алгоритмів, що призводить до впорядкування порядку виконання обов’язків працівників бухгалтерської служби. Впровадження інформаційної системи дозволяє переходити на нові методи управління, на якісно новий рівень ведення бухгалтерського обліку та є стратегічно важливим для будь-якого підприємства. Спочатку розглянемо позитивний результат впровадження інформаційної системи на підприємстві:

- впорядкування бухгалтерського обліку; - збільшення кількості інформації, що надходить з даних 

бухгалтерського обліку; - зниженння кількості бухгалтерських помилок; підвищення оперативності обліку. Таким чином до переваг, які отримує підприємство від впровадження облікових систем можна віднести: - економію оборотних засобів; - зниження виробничого браку; - скорочення витрат на адміністративно-управлінський апарат; - зростання ефективності виробничих потужностей; - зниження транспортних витрат; - зменшення витрат часу на здійснення господарських операцій [12]. На сучасному етапі розвитку економіки користь від інформаційних технологій є очевидною, проте незважаючи на це існує ще досить багато проблем щодо автоматизації діяльності підприємств та їх облікових підрозділів. Впровадження інформаційної системи передбачає серйозну попередню роботу з реорганізації та відмову від застарілих стереотипів. Причинами невдалого впровадження інформаційної системи бухгалтерського обліку можуть бути: відсутністть чітких цілей проекту, неформалізованість бізнес-процесів, неготовність підприємства до змін, неприділення належної уваги керівництва проекту. До негативних факторів, що роблять використання інформаційних систем бухгалтерського обліку нераціональним слід віднести: - використання багаторівневої технологи проектування, кожна стадія якої виконується спеціалістами різної спеціальності та кваліфікації; - тривале проектування систем і планова довготривала експлуатація з мінімальними змінами; - домінування не комп’ютеризованих функцій інформаційних систем 

через технічну неможливість або економічну неефективність комп’ютеризації функцій управління, що не забезпечують прямого доступу працівників до інформації; - надмірно централізована обробка інформації; - роздільне функціонування систем інформаційного забезпечення в галузях виробничої, маркетингової, організаційної, фінансової, кадрової, бухгалтерської діяльності підприємства [35, с. 828-853]. При вирішенні поетапного переходу до створення інформаційної системи потрібний цілеспрямований вибір програмного забезпечення, який повинен спиратися на системну комплексну оцінку. Проблема полягає в тому, що система має задовольняти кілька вимог: бути достатньо функціональною, завершеною з точки зору обліку (автоматизації обліку), універсальною, тобто враховувати специфіку галузевих особливостей підприємства. Має бути продумана проблема інтенсифікації автоматизації цілісного управлінського обліку фінансово-економічних служб. При впровадження нових інформаційних систем на підприємстві обов’язково потрібно оцінювати ризик відставання від конкурентів через їх моральне зношування. Після закінчення заходів щодо постачання й установки програмного забезпечення необхідно узгодити ступінь потреби в адаптації типової конфігурації ПЗ та особливості ведення обліку на підприємстві. Серед пакетів прикладним програм найбільшої популярності у користувачів набула програма «1С: Підприємство». Програма побудована з урахуванням особливостей обліку в Україні на базі Національний Положень (стандартів) бухгалтерського обліку і має всі характеристики для того, щоб забезпечити автоматизацію обліку на підприємствах різних галузей.

Набір програм «1С: Підприємство7.7» що застосовується на досліджуваному підприємстві, є універсальною програмою автоматизації діяльності господарства, яка використовується для будь-яких розрізів економічної діяльності підприємства, в тому числі й різних ділянок бухгалтерського обліку. Програма «1С: Підприємство» 7.7 має компонентну структуру.

«1С: Бухгалтерія 7.7» є складовою частиною системи програм «1С: Підприємство 7.7» - її компонентою. Всього існує три основні компоненти:

1) «1С: Бухгалтерія 7.7»;

2) «1С: Оперативний облік 7.7»;

3) «1С: Розрахунок 7. 7».

Проведемо розрахунок економічної ефективності впровадження комп’ютерної системи БО для нашого підприємства. На підприємстві ДПДГ «Степне» встановлено програмне забезпечення 1С: «Бухгалтерія 7.7» на 5 комп’ютерів для рядових бухгалтерів і на комп’ютер головного бухгалтера для проведення розрахунків. До автоматизації у бухгалтерії працювало 10 обліковців, а після її впровадження 2 працівників звільнено.

Зробимо розрахунки для визначення економічної ефективності впровадження КСБО:

Зменшення трудомісткості робіт

Т_ек= ( 22 × 8 × 8) - (22 × 8 × 6) = 352 год/міс.

Чисельність облікових працівників, що підлягають звільненню

Ч = 352 / (22 × 8) = 2 чол.

Вартість розробки КСБО

В = 4540 + 1990 + 5600 + 5250 = 17380 грн

Термін окупності витрат на розробку комп’ютерної системи БО

С = 17380 / 300000 = 0,0579 (23 дні)

Економія при застосуванні вартості комп’ютерної техніки

ΔВ = 14800 - 6700 = 8100

Найважливішим показником економічної ефективності компʼютеризації обліку є зменшення трудомісткості. Після проведення автоматизації на підприємстві зменшена трудомісткість роботи на 352 годин щомісяця, відповідно було звільнено 2 працівники, що значно зменшило витрати підприємства на оплату праці; загальна вартість автоматизації з урахуванням вартості комп’ютерної техніки та відповідного програмного забезпечення складе 17380 грн, але при очікуваному річному прибутку підприємства – 300 тис. грн. вона окупиться протягом 23 календарних днів.

Таким чином створення та використання комп’ютерної системи бухгалтерського обліку сприяє не тільки прискоренню процесу обробки інформації на підприємствах, але й суттєвому покращенню його організації. Ефективність роботи бухгалтера на підприємстві суттєво підвищується завдяки засобам інформатизації та автоматизації документообігу. Саме тому на сьогоднішній день дуже важливо при розробці інформаційних систем мінімізувати вплив розглянутих негативних факторів, що дозволить розвивати і вдосконалювати сучасні комп’ютерні системи бухгалтерського обліку.