gosy / 36. Особенности PR-деятельности на выставках и ярмарках

36. Особенности PR-деятельности на выставках и ярмарках.

В настоящее время весьма эффективным и распространенным средством реализации PR-деятельности являются выставки и ярмарки.

Большинство ярмарок обеспечивают всем желающим весьма широкий доступ к экспозиции. Выставки же, особенно специализированные, нередко ограничивают (или запрещают) вход на свою территорию случайных посетителей и лиц, не имеющих пригласительных билетов.

Что нужно решить:

• в какой конкретной выставке или ярмарке должно участвовать предприятие;

• насколько масштабной и разносторонней должна быть экспозиция;

• что необходимо сделать для подготовки основных экспонатов и сопутствующих информационных материалов;

• как организовать работу персонала во время проведения выставки или ярмарки;

• какие дополнительные PR-мероприятия необходимо спланировать и провести в период работы выставки или ярмарки и особенно после ее окончания.

PR-цели выставок-ярмарок:

1. Создание и поддержание имиджа,

2. Демонстрация размахов деятельности организации,

3. Обеспечение обратной связи,

4. Поддержание контактов с важными общественными группами.

Поскольку выставку от начала и до конца ведет PR-специалист, то ему необходимо полностью владеть ситуацией и контролировать ее.

Основные этапы проведения выставки.

• Составление перечня выставляемой продукции.

• Составление плана выставочного стенда. На стенде необходимо предусмотреть наличие следующих зон: Место для одежды, Место для отдыха, Место для посуды, приготовления напитков, Склад, Место для переговоров, Место для рекламных и информационных материалов.

• Заключение договора с оргкомитетом, передача ему плана выставочного стенда и заказа на оборудование и услуги. Перед подготовкой материалов необходимо знать целевые аудитории, которым будет адресованы материалы. Так, необходимо подготовить пресс-срелизы, если планируется наличие определнных СМИ и письма direct-mail, для категории посетителей. Безусловно важно, что бы все материалы были созданы в едином корпоративном стиле с использованием элементов фирменного стиля.

• Подготовка стендистов и персонала

• Составление сметы затрат. Подсчитываются все затраты, связанные с выставкой, составляется смета.

• Планирование проведения выставки. Составление расписания работы персонала. Стенд должен функционировать бесперебойно и вероятность упустить потенциального партнера в потоке посетителей из-за отсутствия (перегруженности, невнимательности) стендиста велика. Следует обратить особое внимание на одежду. Необходимо ли выделить людей для посещения семинаров или просто соседних стендов для сбора информации. Инструктаж персонала

• Закрепление экспонатов за сотрудниками.

• Организация переговоров или заключения договоров, продажи продукции.

• На стенде организуются элементы других маркетинговых коммуникаций, таких, как личная продажа (предлагаемый продукт можно продавать на стенде со скидкой. Можно предложить бесплатную установку на предприятии заказчика).

• Также на стенде можно проводить лотереи, бесплатные раздачи демо-версий продукта (стимулирование сбыта), ручек с логотипом фирмы, листовок с расценками, контактными телефонами и перечнем предоставляемых услуг.

• Организация учета посетителей, интересующихся продукцией

• Планирование работы после окончания выставки. Регистрация посетителей, покупателей, интересующихся продукцией

• Подведение итогов выставки (затрат, дохода)

Коммерческие успехи можно проанализировать, подсчитав количество заключенных на продажу или поставку договоров, а если такие цели на данной выставке не ставились, то по количеству посетителей, и их категориям. Если все же конечная цель – продажа продукции, то косвенным показателем может служить количество розданных прайс-листов, информационных материалов. Однако следует помнить, что срок действия этой рекламы может растянуться на несколько месяцев.

• Разбор допущенных ошибок при планировании и стенда, анализ оригинальных решений (своих, а также увиденных на стендах других фирм)