Bikmeev - Информатика для гуманитариев

альных бухгалтерских книг (разлинованных особым образом), и данные, которые необходимо было заносить в них, часто вычислялись вручную. По аналогии с этими большими книгами и файл электронной таблицы Excel называется Книгой. Любая книга состоит из листов, а лист, в свою очередь, разбивается на ячейки, то есть клетки таблицы. Основные технические па- раметры Excel’2003 приведены в Табл.6.1.

Табл.6.1. Технические параметры электронной таблицы Excel.

Рис.6.1. Окно электронной таблицы Excel.

Итак, как видно из Рис.6.1, вся рабочая область разбита на ячейки. Все ячейки пронумерованы почти так же, как нумеруются клетки при игре в морской бой: сверху листа стоят буквы, а слева от листа стоят цифры. Та- ким образом, ячейки могут иметь следующие номера C1, B3, D8, A12 и т. д. Но как же тогда можно пронумеровать латинскими буквами 256 столб- цов? Дело в том, что после столбца под буквой Z идут столбцы с обозначе- нием AA, AB,AC,…, AZ, BA, BB, BC,…, ZZ. Этот тип нумерации использует- ся по умолчанию. Существует еще один тип нумерации ячеек, когда и строки, и столбцы пронумерованы числами. Для того чтобы включить дан-

ный режим необходимо в меню Сервис выбрать пункт Параметры и в появившемся окне перейти на вкладку Общие. Затем поставить галочку

напротив пункта Стиль ссылок R1C1. После этого сверху рабочего листа буквы заменятся на цифры. Нумерация задается от английских слов Row (строка) и Column (столбец). Например, ячейка С5 в данной нумерации имеет номер R5C3, а ячейка А12 – R12C1. Очень важно запомнить, что

номера ячеек задаются с использованием только латинских букв. 122

Все что водится в ячейку или содержится в текущей ячейке, отобража- ется в строке формул. Используя данную строку можно редактировать содержимое ячейки. Этот элемент окна Excel очень удобен для работы с формулами (поэтому он так и назван). Во-первых, ссылки на ячейки, ис- пользуемые в формуле, отображаются в строке формул разным цветом; во- вторых, в ней можно вводить дополнительные аргументы функции, если формат функции позволяет это сделать, а в диалоговом окне задания аргу- ментов функции (см. далее) это сделать не возможно.

Каждая ячейка электронной таблицы имеет свое собственное форма- тирование, не зависящее от других ячеек. Текст, вводимый в ячейки элек- тронной таблицы, Excel анализирует и может изменить представление ин- формации. Так если в ячейку вводятся цифры, разделенные только запятой, то Excel воспринимает вводимую информацию как число. Если же вводят- ся цифры, разделенные точкой или символом «/», то Excel может принять такую запись за дату.

Иногда бывает необходимо ввести число, которое должно рассматри- ваться как текст. Однако при вводе Excel автоматически изменит формат ячейки на числовой. В таком случае после ввода информации в ячейку не- обходимо «насильно» указать формат ячейки. Если необходимо изменить формат нескольких ячеек, то их можно выделить и выполнить настройку.

Для того чтобы изменить формат ячейки необходимо последовательно нажать пункты меню Формат à Ячейки. После этого на экране появляет- ся диалоговое окно с несколькими вкладками, изображенное на Рис.6.2. Как видно из рисунка Excel распознает достаточно много различных фор- матов данных. Надпись над списком форматов данных переведена не со- всем верно. Как можно видеть, в списке не все форматы являются число- выми. В английской версии Excel вместо текста Числовые форматы указа- но слово Category (категория, вид), это слово более подходит к описанию элементов списка. При выборе какого-либо типа данных, содержимое пра- вой части окна меняется, позволяя настроить режим отображения данных. Итак, можно выбрать следующие типы данных:

∙Общий. Используется для отображения как текстовых, так и число- вых величин любого типа. Все ячейки, формат которых не изменял- ся, хранят данные типа Общий. Данные этого типа практически все- гда отображаются именно так, как ввел пользователь. Поскольку этот тип данных числовой, то в ячейках не может храниться число вида «0000234,87» или «,27». В первом случае все ведущие нули

будут удалены, а во втором – добавлен ноль перед запятой. Кроме того, очень длинные числа также меняют свой вид. Например, если

Рис.6.2. Выбор числового формата ячейки.

(12345678901234567890), то оно будет представлено в экспо- ненциальном виде (1,23457E+19). Этот тип может измениться в том случае, если при вводе информации в ячейку были использова- ны некоторые специальные символы. Этот режим не предусматрива- ет дополнительных настроек.

∙Числовой. Означает, что ячейка хранит число. Число может быть любым, как целым, так и вещественным. В правой части можно за- дать количество цифр, после запятой. Вне зависимости от того на- сколько велико число, при указании количества цифр после запятой, переход к экспоненциальной записи числа не происходит. Но по- скольку точность представления чисел в Excel не превышает 15 зна- ков, то после пятнадцатого знака вплоть до запятой заполняется ну- лями. Например, если пользователь установил, что после запятой отображается два знака, и ввел число «123456789123456789», то в ячейке будет отображаться число «123456789123456000,00». Отрицательные числа могут отображаться красным цветом со зна- ком минус, красным цветом без знака минус и обычным черным цве- том со знаком минус. Любой из перечисленных способов представ-

124

ления отрицательных чисел можно выбрать в правой части диалого- вого окна. Кроме того, можно включить отображение разделителя разрядов, тогда группы по три цифры в каждом числе будут разде- лены пробелом или символом апострофа.

∙Денежный. Означает, что ячейка используется для хранения денеж- ных величин. В ячейках данного формата отображается символ ва- люты, и все числа выводятся с разделителем разрядов. Также как и для числового формата данных, для денежного можно настроить ко- личество цифр после запятой и выбрать способ отображения отрица- тельных чисел, а также можно указать символ валюты, который сле- дует отображать рядом с числом.

∙Финансовый. Полностью совпадает с Денежным, за тем исключени- ем, что нельзя настроить способ отображения отрицательных чисел, и все числа выровнены по десятичному разделителю (десятичной точке).

∙Дата. Используется для хранения величин, обозначающих даты и время. В правой части окна можно указать, каким способом отобра- жается дата и нужно ли отображать время.

∙Время. Используется для хранения величин, обозначающих время и даты. Отличается от типа даты тем, что в ячейках типа Дата обяза- тельно отображается дата, а в ячейках типа Время обязательно ото- бражается время.

∙Процентный. Используется для отображения величин, выраженных в процентах. В этом режиме число умножается на 100 и справа к не- му добавляется символ «процент». Ячейка автоматически меняет свой формат на процентный, если при вводе числа, пользователь ис- пользовал знак процента. В правой части окна можно настроить ко- личество знаков после запятой.

∙Дробный. Используется для приблизительного представления дроб- ной части числа в виде обыкновенной, а не десятичной дроби. В

правой части окна можно выбрать при помощи каких долей записать дробную часть. Например, пользователь ввел число «34,53478», затем изменил формат ячейки на дробный и выбрал тип шестнадца- тыми долями, в этом случае в ячейке будет отображено «34 9/16» (9/16 = 0,5625). Если же выбрать тип дробями до трех цифр, то в ячейке будет отображаться «34 123/230» (123/230 ≈ 0,5347826).

∙Экспоненциальный. Представление числа в виде двух частей: до бук- вы «Е» указывается число, а после буквы «Е» показатель степени числа 10. Например, число «0,000123» будет заменено на

125

Рис.6.3. Установка выравнивания в ячейке.

«1,23Е-04», а число «123453836» на число «1,23453836Е+08».

∙Текстовый. Используется для хранения текстовых данных. В ячей- ках формата текстовый можно хранить и числа вида «0012».

∙Дополнительный. Дополнительные форматы используются при ра- боте с базами данных и списками адресов. В правой части окна мож-

но выбрать один из перечисленных дополнительных типов данных. Итак, с форматами данных все должно быть ясно. Однако задание фор-

мата типа ячейки формат ячейки не ограничивается. Как видно из Рис.6.2, окно задания формата содержит 6 вкладок.

На вкладке Выравнивание (см. Рис.6.3) можно задать выравнивание текста в ячейке. Текст можно выровнять как по горизонтали (аналогично обычному выравниванию текста в абзаце), так и по вертикали. Можно за- дать отступ текста от границ ячейки, ориентацию текста при помощи угла

наклона от горизонтали или расположить символы текста вертикально (аналогично японскому письму), направление чтения текста (справа налево или слева направо). Можно также настроить режим отображения текста в ячейке. Переносить по словам – ширина ячейки остается постоянной, а высота увеличивается до тех пор, пока не уместится весь текст ячейки. Ав-

126

топодбор ширины - уменьшение визуального размера знаков шрифта, что- бы все данные в выбранной ячейке поместились в столбце. Также визуаль-

ный размер знаков автоматически настраивается при изменении ширины столбца. Размер шрифта при этом не меняется.

На вкладке Шрифт, можно выбрать шрифт, начертание размер и т.д. Эта вкладка очень похожа на окно задания параметров шрифта в Word. На вкладке Граница можно выбрать линии, которыми будут проведены грани- цы выбранной ячейки или ячеек выбранного диапазона. На вкладке Вид (что не совсем правильно переведено, в английской версии Excel эта вкладка называется Pattern – шаблон закрашивания) можно задать цвет или узор заливки для выделенной ячейки или группы ячеек. На вкладке Защи- та можно защитить содержимое ячеек от изменения и скрыть формулу.

Мы рассмотрели, как вводить текст и числа в ячейки, а также задавать форматирование ячеек. Все это можно с тем же успехом производить в редакторе Word. Однако Excel создан для проведения вычислений. Рас- смотрим как можно ввести формулу для расчета.

Любая формула начинается со знака " = " (равно)! Предположим, что необходимо решить квадратное уравнение. Пусть коэффициенты уравне- ния a, b, c находятся в ячейках A1, B1, C1 соответственно. Для простоты считаем, что дискриминант не может быть отрицательным и корни уравне- ния должны размещаться в ячейках B3 и B4. Для выполнения этого зада- ния сначала переходим в ячейки В3 и B4 и вводим следующие формулы:

B3: =(-B1+КОРЕНЬ(B1*B1-4*C1*A1))/(2*A1) B4: =(-B1-КОРЕНЬ(B1*B1-4*C1*A1))/(2*A1)

После ввода формулы в каждой ячейке нажимаем клавишу <ENTER> и в вышеозначенных ячейках автоматически вычисляются корни квадратно- го уравнения.

Таким образом, можно ввести любую математическую формулу. Если формула введена правильно, то в ячейке отображается вычисленное значе- ние. Причем при любом изменении значений ячеек, участвующих в фор- муле (для вышеприведенного примера это ячейки A1, B1, C1) происходит автоматический пересчет значения по введенной формуле.

Иногда при вычислениях вместо чисел в ячейках появляются специ- альные символы или сообщения об ошибках. Например, если при вычис- лении корней квадратного уравнения дискриминант будет меньше нуля. Рассмотрим наиболее распространенные из них.

##### – выводится в случае, если ячейка содержит число, дату или время, число знаков которого больше ширины ячейки. Увидеть число в та- кой ячейке можно, увеличив ширину столбца. Для того чтобы уве-

личить ширину столбца нужно поднести курсор мыши к границе

127

столбца в верхней строке, где отображаются буквы столбцов. Курсор

примет вид . Затем нажать левую кнопку мыши и, не отпуская ее, перенести границу столбца вправо или влево для изменения его ши- рины. Точно также происходит изменение высоты строк, только кур-

сор принимает вид .

#ЗНАЧ! – появляется, когда используется недопустимый тип аргумента или операнда. Например, если при решении квадратного уравнения вместо числа в ячейку, что хранит коэффициенты уравнения, ввести текст, то возникнет данная ошибка. В расчетах должны использо- ваться числа, а в ячейке будет находиться текст, т. е. операнд не чи- слового типа, а текстового, что не допустимо. Для исправления оши- бок данного типа необходимо просмотреть все ячейки, участвующие в формуле и исправить неточности.

#ДЕЛ/0! – появляется, когда в формуле делается попытка деления на ноль. Проверьте, правильно ли записана формула и не происходит ли деление на ячейку, которая не заполнена.

#ИМЯ? – появляется, когда Microsoft Excel не может распознать имя, ис- пользуемое в формуле. Например, когда имя функции набрано с ошибками или вместо латинских букв, при записи номера ячейки, были использованы русские.

#ССЫЛКА! – появляется, когда используется недопустимая ссылка на ячейку. Например, после записи формулы ячейка была объединена с другой или удалена. Таким образом, ячейки нет, а формула на нее ссылается.

#ЧИСЛО! – появляется, когда возникают проблемы при использовании чисел в формуле или функции. Введена формула, возвращающая чи- словое значение, которое слишком велико или слишком мало, чтобы его можно было представить в Microsoft Excel. Иногда появляется при ошибках в расчетах, например, когда вычисляется квадратный корень от отрицательного числа.

И в заключение данного пункта главы рассмотрим значение кнопок панелей инструментов. Многие из кнопок аналогичны кнопкам из других приложений пакета Microsoft Office, поэтому рассмотрим только кнопки специфичные для Excel.

128

Панель инструментов Стандартная

– Команда «Автосумма». Автоматическое добавление функции сум- мирования СУММ в Microsoft Excel. Диапазон суммируемых ячеек будет выбран автоматически. Можно самостоятельно выделить несколько ячеек, содержимое которых необходимо просуммировать. По левой границе этой кнопки находится кнопка вывода списка действий, добавленная в новой версии Excel. В выводимом списке присутствуют другие групповые функ- ции, то есть кроме суммирования содержимого ячеек можно найти сред- нее, максимальное значение, минимальное значение и т. д.

– Команда «Вставить функцию». Вывод списка функций и их прото- типов с возможностью задавать значения аргументов. Эту же команду можно выполнить, выбрав последовательно пункты меню Вставка à Функция.

– Команда «Сортировка по возрастанию». Сортировка выделенных элементов в возрастающем порядке, начиная с первых букв алфавита, меньших чисел и более ранних дат. Сортировка выполняется по текущему столбцу или в соответствии с предварительно заданными параметрами.

– Команда «Сортировка по убыванию». Сортировка выделенных эле- ментов в убывающем порядке, начиная с последних букв алфавита, боль- ших чисел и более поздних дат. Сортировка выполняется по текущему столбцу или в соответствии с предварительно заданными параметрами.

– Команда «Мастер диаграмм». Запуск мастера диаграмм, позволяю- щего по шагам создать встроенную диаграмму на листе или изменить су- ществующую диаграмму.

Панель инструментов Форматирование:

Команда «Объединить и поместить в центре». Объединение несколь- ких выделенных ячеек в одну. Эта ячейка будет содержать данные только из левой верхней ячейки, которые будут расположены по центру объеди- ненной ячейки. Ссылаться на такую ячейку следует по адресу левой верх- ней ячейки группы.

– Команда «Международный денежный формат». Форматирование выделенных ячеек в международном денежном формате. В зависимости от установок в диалоговом окне Язык и стандарты, эта кнопка может поя- виться вместо кнопки “Денежный формат”. То есть число в ячейке рас-

129

сматривается как денежная сумма и справа добавляется символ основной денежной единицы.

– Команда «Процентный формат». Установка процентного формата для выделенных ячеек. Для изменения представления величин в процентах следует использовать команду Стиль в меню Формат. Действие сводится к умножению числа в ячейке на 100 и добавлению знака % справа от числа.

– Команда «Формат с разделителями». Установка формата с раздели- телями для выделенных ячеек. То есть число будет представлено в более удобном для восприятия виде (вместо 123456789 вы получите 123 456 789).

– Команда «Увеличить разрядность». Увеличение числа дробных зна- ков для выделенных ячеек.

– Команда «Уменьшить разрядность». Уменьшение числа дробных знаков для выделенных ячеек.

– Команда «Границы». Добавление границ для выделенной ячейки или диапазона. Для форматирования ячейки или диапазона с помощью предыдущего сочетания границ следует нажать эту кнопку. Для задания

другого типа границ следует нажать стрелку рядом с кнопкой и выбрать тип границ из палитры.

– Команда «Цвет заливки». Добавление, изменение или удаление цвета заливки или самой заливки для выделенного объекта. Цвет отобра- жается в прямоугольнике под ведерком с краской. Цвет заливки можно выбрать из списка, если нажать кнопочку с маленьким черным треуголь- ником Заливка может быть градиентной, текстурной, узорной или состоять из рисунков.

6.2. Автозаполнение. Работа с функциями. Абсолютные и относительные ссылки.

Если бы Excel позволял производить расчеты только с помощью арифметических действий, то пользы от такого приложения было бы не много. Любая электронная таблица имеет в своем арсенале несколько де- сятков общеизвестных функций. В Excel набор встроенных функций может расширяться за счет подключения надстроек. Для того чтобы подключить

надстройку необходимо нажать последовательно пункты меню Сервис à Надстройки. После этого станут доступны функции «зашитые» в над-

130

стройку. Вместе с Excel поставляется несколько дополнительных надстро- ек. Две из них используются достаточно часто.

Пакет анализа содержит функции для анализа научных и финансовых данных. При помощи этой надстройки можно рассчитать значение некото- рых специальных функций, перевести числа из одной системы счисления в другую и так далее. Кроме того, в этот пакет входят средства анализа дан- ных (в пункте меню Сервис появляется новый пункт Анализ данных) та- кие как: дисперсионный, корреляционный, ковариационный, регрессион- ный и Фурье-анализ. Обычно анализа данных такого рода используются специальные программы (например, Statistica), которые стоят достаточно дорого. Таким образом, Excel избавляет от необходимости покупать эти программы.

Вторая надстройка (Поиск решения) позволяет решать алгебраические нелинейные уравнения. После подключения данной надстройки в пункте меню Сервис появляется пункт меню Поиск решения. При выборе данно- го пункта меню появляется диалоговое окно позволяющее настроить пара- метры поиска решения, то есть указать, где располагается уравнение, по какому алгоритму искать решение и так далее.

В настоящем пособии дополнительные надстройки и их функции раз- бираться не будут. Мы рассмотрим работу с некоторыми основными функ- циями, входящими в стандартный пакет Microsoft Excel 2003.

Пусть требуется составить таблицу функции SIN и COS для чисел от 0 до 3 радиан с шагом 0,2. Процедура построения таблицы какой-либо функ- ции называется табулированием. Таким образом, необходимо протабули- ровать две тригонометрические функции.

Первое что нужно сделать – это построить первый столбец таблицы с числами от 0 до 3, причем каждое последующее число больше предыдуще- го на 0,2. Сделать это можно вручную, благо чисел не так много (16 чисел). Но не всегда столбец чисел бывает таким небольшим. Если необходимо заполнить столбец числами от 1 до 10000 с шагом 1, то вручную делать это очень трудно. Для таких ситуаций в Excel предусмотрены механизмы авто- заполнения.

Одним из таких механизмов является Прогрессия. Для того чтобы вы- вести диалоговое окно, изображенное на Рис.6.4, необходимо последова-

тельно выбрать пункты меню Правка à Заполнить à Прогрессия. В

этом окне можно настроить параметры заполнения. Перед тем как выво-

дить диалоговое окно Прогрессия необходимо ввести в стартовую ячейку стартовое значение (в рассматриваемом случае это «0»), затем нажать кла- вишу <ENTER> и вновь щелкнуть один раз левой кнопкой мыши в старто- вой ячейке.

131

Рассмотрим элементы диалого- вого окна Прогрес- сия. В начале необ-

ходимо выбрать

Расположение чи-

слового ряда, то

есть будет ли он располагаться в строках или в

Рис.6.4. Диалоговое окно Прогрессия. столбцах. Как пра- вило, при табули-

ровании функций числовые ряды располагаются в столбцах (что и выбрано на Рис.6.4). При нумерации столбцов большой таблицы последова- тельность чисел располагается в строках.

Далее необходимо выбрать тип прогрессии, определить шаг прогрес- сии и ввести максимальное значение. Как известно, числа, составляющие арифметическую прогрессию, отличаются от соседних на одно и то же число, называемое шагом прогрессии (в рассматриваемом случае это 0,2). Члены геометрической прогрессии отличаются от соседних во столько раз, каков шаг прогрессии (например: 1,3,9,27,81,… – шаг геометрической про- грессии = 3). Пункт даты позволяет получить последовательность из чи- сел, означающих какую-либо дату, при этом единицы измерения даты вы- бираются в последнем блоке Единицы.

Пункт автоматическое определение шага имеет смысл включать в том случае, если выделено несколько ячеек. Например, пользователь ввел не одно стартовое значение, а два и обе ячейки выделил. В этом случае он может не вводить шаг прогрессии, а заставить Excel определить его авто- матически исходя из значений выделенных двух ячеек.

Определив все параметры прогрессии, необходимо нажать кнопку <Ok>, и столбец или строка (в зависимости от выбора пользователя) за- полнятся числами. Так если, находясь в ячейке A1 в которой введено зна- чение 0, вывести диалоговое окно Прогрессия и заполнить его в соответст- вии с Рис.6.4, то после нажатия кнопки <Ok>, в ячейку A2 будет записано число 0,2; в ячейку A3 – 0,4 … в ячейку A16 – 3.

Можно выполнить автозаполнение и другим способом (при помощи мыши), но он работает только для арифмети- ческой прогрессии. Для этого необходимо ввести первые два значения, затем выделить эти ячейки, поднести курсор

мыши к правому нижнему углу выделения (в нем находится маленький

132

Рис.6.5. Диалоговое окно выбора функции.

черный квадрат) до тех пор, пока курсор мыши не примет вид, изображен- ный на рисунке справа (маленький черный крестик), нажать левую кнопку мыши, и, не отпуская ее, растянуть пунктирный прямоугольник. При этом под черным крестиком появляется небольшой прямоугольник, в котором отображается максимальное число. Растягивать пунктирный прямоуголь- ник необходимо до тех пор, пока в прямоугольнике под крестиком не поя- вится предельное число. Если же выделить только одну ячейку с числом, то при автоматическом заполнении при помощи мыши, все ячейки, попав- ший в пунктирный прямоугольник, получат одно и то же значение – значе- ние первой ячейки. Это удобно если необходимо заполнить несколько яче- ек одинаковым содержимым.

Итак, столбец чисел, от которых необходимо вычислить функции, по- строен и располагается в ячейках с A1 по A16. Теперь необходимо вычис- лить сами функции. Условимся, что значения функций для чисел будут располагаться в соответствующих строках столбцов B и С. Таким образом, выделяем ячейку B1, щелкнув на ней, и вставляем функцию. Для того что-

бы вставить функцию в ячейку необходимо либо последовательно выбрать

пункты меню Вставка à Функция, либо нажать кнопку на панели инструментов. После этого на экране появляется диалоговое окно выбора функции (см. Рис.6.5).

133

Рис.6.6. Окно задания аргументов функции.

Вверхней части этого диалогового окна располагается строка поиска,

вкоторую можно ввести краткое описание того, что должна функция де- лать. Например, если необходимо рассчитать факториал, то в строке поис- ка вводим текст «факториал» и в окне, под заголовком Выберите функцию, появляются две функции ФАКТР и ДВФАКТР. В версиях MS Office 2000 и более ранних не было строки поиска, поэтому функцию приходилось ис- кать самостоятельно. Так же приходится поступать, если поиск функции не дал результатов.

Как указывалось ранее, все функции в Excel разбиты на несколько ка- тегорий. Выбрать категорию функций можно в выпадающем списке, рас- положенном под строкой поиска. Среди стандартных категорий функций есть и одна любопытная – Определенные пользователем. В этой категории располагаются функции, созданные пользователем с использованием встроенного языка программирования Visual Basic for Applications. Этот язык программирования рассматривается во второй части настоящего по- собия. Таким образом, даже если среди стандартных функций Excel нет той, что отвечает требованиям пользователя, то пользователь всегда смо- жет создать ее самостоятельно.

При выборе какой-либо категории в окне под заголовком Выберите функцию, отображается список функций, входящих в данную категорию. При выборе любой из них под окном со списком функций появляется крат- кая подсказка, в которой дается краткое описание выбранной функции, а также формат записи этой функции.

Для выполнения рассматриваемого задания необходимо найти функ- ции SIN и COS. Это математические функции, поэтому в выпадающем списке необходимо выбрать категорию Математические, а также можно просто воспользоваться поиском.

134

После того как функция найдена, необходимо ее выбрать и затем на- жать кнопку <Ok>. На экране появится окно задания аргументов функции (см. Рис.6.6). В этом окне необходимо ввести число, от которого необхо- димо рассчитать значение функции. Краткая подсказка говорит о том, что число есть мера угла, выраженная в радианах. Конечно, в рассматриваемом случае можно ввести значение вручную, но построение всей таблицы та- ким способом займет уже достаточно много времени. Поэтому поступим следующим образом: укажем, что число для расчета необходимо взять из ячейки A1 (если вы помните, в этой ячейке у нас хранится число 0, то есть стартовое значение прогрессии). Для этого в строке Число можно набрать латинскими буквами «A1» или щелкнуть на кнопке в конце этой строки

(). В последнем случае окно задания аргументов функции свернется до одной строки и откроется рабочий лист. Затем необходимо щелкнуть в ячейке, из которой следует брать число для расчета (в нашем случае это

A1) и вновь нажать кнопку .

После заполнения аргумента функции, нажимаем кнопку <Ok> и зна- чение функции будет рассчитано и помещено в текущую ячейку B1. Далее

можно перейти к ячейке B2 и повторить процедуру вставки функции в ячейку B2 с расчетом значения функции от числа, расположенного в ячей- ке A2 и так далее. Но тогда использование ссылок на ячейки не имеет смысла. Лучше в такой ситуации воспользоваться автозаполнением.

Для того чтобы получить столбец значений функции COS (именно ее мы вставили в ячейку B1), необходимо поднести курсор мыши к правому нижнему углу ячейки B1 до тех пор, пока он не примет вид маленького черного крестика (то есть не перейдет в режим автозаполнения) и, нажав левую кнопку мыши, растянуть пунктирный прямоугольник до ячейки B16 включительно. Мы получим столбец значений функции COS, то есть эта функция у нас протабулирована. Точно также можно в столбце C получить протабулированную функцию SIN. Конечно же, порядок вычисления функ- ций не имеет значения, можно поместить COS в столбец C, а SIN в столбец B вычисления от этого не пострадают.

Кроме того, можно не использовать окна выбора функции и задания ее аргументов. Если пользователь точно знает название функции и количест- во ее аргументов, то он вполне может использовать функцию, набрав ее имя после символа равенства или внутри формулы и указав верное количе- ство аргументов. Следует помнить, что при записи функции вручную ее ар-

гументы разделяются символом «;» (точка с запятой).

Почему же при автозаполнении столбцов с функциями значения счи- таются от соответствующих ячеек, в то время как первая ячейка столбца

135

ссылается на первую ячейку столбца A? Дело в том, что при задании ссы- лок на ячейки мы использовали относительные ссылки. То есть при ссыл- ке на ячейку, задаваемую только буквой столбца и номером строки, Excel запоминает не обозначение ячейки, а ее положение относительно текущей. Так при вставке формулы в ячейку B1 и ссылке на ячейку A1, Excel запом- нил, что необходимо брать число из той же строки и предыдущего столбца. Таким образом, при переносе формулы в ячейку B2, формула ссылается на ячейку предыдущего столбца, той же строки, то есть на ячейку A2.

Относительные ссылки очень удобны, но бывают случаи, когда необ- ходимо сослаться на какую-то конкретную ячейку так, чтобы при переносе формулы в любую другую ячейку рабочего листа ссылка не изменялась. Например, создается прайс-лист, и курс условной единицы помещается в ячейку E1. Все цены в рублях должны быть рассчитаны именно при помо- щи значения ячейки E1. Для этого необходимо задать абсолютную ссылку при помощи знака доллара «$». Выглядит это так: $E$1.

Excel распознает также и смешанные ссылки. Они имеют вид: $E1 или E$1. В первом случае при переносе формулы не может меняться буква столбца (ссылка абсолютна по столбцу), а во втором номер строки (ссылка абсолютна по строке).

Использование математических и функций вполне понятно и привыч- но еще со школы. Они, как правило, имеют всего один аргумент, реже два. Однако в Excel встроены и другие функции, для работы которых необхо- димо указать диапазон ячеек (часто диапазон ячеек называют массивом чисел или массивом ячеек), то есть не одну, а несколько ячеек сразу. Диа- пазоны ячеек могут быть как одномерными (линейными), так и двумерны- ми. Одномерный диапазон, это несколько ячеек одной строки или одного столбца, то есть через все ячейки можно провести прямую линию. Любой диапазон ячеек указывается в формуле при помощи символа «:» (двоето- чие). Для диапазона-строки сначала указывается ячейка, расположенная в самом левом столбце диапазона, затем двоеточие и далее ячейка, располо- женная в самом правом столбце диапазона. Для диапазона-столбца сначала указывается ячейка с наименьшим номером строки, затем двоеточие и ячейка с наибольшим номером строки. Например, диапазон ячеек, в кото- рых находятся числа от 0 до 3 с шагом 0,2 (см. выше) можно указать сле- дующим образом: A1:A16 (см. Рис.6.7). А диапазон ячеек, в которых на- ходятся стартовые значения: A1:C1 (см. Рис.6.7). В первом случае мы имеем одномерный диапазон-столбец, а во втором одномерный диапазон- строку.

Одномерные диапазоны могут использоваться в таких функциях, как МИН (минимальное значение диапазона), МАКС (максимальное значение

136

Рис.6.7. Иллюстрация задания диапазонов ячеек.

диапазона), СРЗНАЧ (среднее значение диапазона), СУММ (сумма всех чисел диапазона) и так далее.

Однако иногда используются и двумерные массивы. Если вы знакомы с высшей математикой, то знаете, что двумерный массив чисел называется матрицей. В Excel есть функции в категории математические, выпол- няющие основные операции с квадратными матрицами: МОПРЕД (вычис- ление определителя матрицы), МУМНОЖ (умножение двух матриц), МОБР (вычисление обратной матрицы), ТРАНСП (транспонирование мат- рицы). Поскольку определитель матрицы это одно число, то использование этой функции ничем не отличается от обычных математических функций. Использование функции, результатом действия которых является массив чисел, несколько отличается от других. Во-первых, прежде чем использо- вать такие функции необходимо выделить диапазон пустых ячеек, в кото- рые будет помещен результат. Во-вторых, для получения результата необ- ходимо использовать не кнопку <Ok>, а комбинацию клавиш <Ctrl>+<Shift>+<ENTER>. Напоминаю, что для использования ком-

бинации клавиш сначала нажимаются и удерживаются функциональные клавиши (в данном случае это <Ctrl> и <Shift>), затем нажимается и

137

отпускается алфавитно-цифровая клавиша (в данном случае это <ENTER>) и только после этого отпускаются функциональные клавиши.

Для функций работы с матрицами необходимо указать двумерный диапазон ячеек. Это делается также, как и в случае одномерного диапазона, то есть при помощи символа «:» (двоеточие). Но в случае двумерного мас- сива сначала указывается ячейка с наименьшим номером строки и распо- ложенная в самом левом столбце диапазона, затем двоеточие и ячейка с

наибольшим номером строки и расположенная в самом правом столбце диапазона. Если рассматривать диапазон как прямоугольник, то сначала указывается ячейка, расположенная в левом верхнем углу, затем двоеточие и ячейка, расположенная в правом нижнем углу (см. Рис.6.7).

Пусть квадратная матрица ранга 3 располагается в ячейках так, как указано на Рис.6.7, тогда запись диапазона будет выглядеть следующим образом: E1:G3. Найдем обратную ей матрицу и поместим ее в ячейки E5:G7. Для этого выделяем указанные ячейки, выбираем последовательно пункты меню Вставка à Функция. В появившемся диалоговом окне вы- бираем категорию математические, в списке функций находим функцию МОБР и дважды щелкаем на ней. В появившемся окне в строке Массив вводим E1:G3, то есть указываем где располагается исходная матрица, и нажимаем комбинацию клавиш <Ctrl>+<Shift>+<ENTER>. После это- го в выбранных ячейках появляются числа, составляющие матрицу обрат- ную исходной.

Проверим, является ли полученная матрица обратной. Для этого пере- множим исходную и обратную матрицы. Выделяем ячейки E9:G11, выби- раем последовательно пункты меню Вставка à Функция. В появившемся диалоговом окне выбираем категорию математические. В списке функций находим функцию МУМНОЖ и дважды щелкаем на ней. В появившемся окне в строке Массив1 вводим E1:G3, в строке Массив1 вводим E5:G7 и нажимаем комбинацию клавиш <Ctrl>+<Shift>+<ENTER>. После это- го в выбранных ячейках появляются числа. Как известно результатом ум- ножения обратной и исходной матриц является единичная матрица, то есть матрица, у которой элементы главной диагонали равны 1, а все остальные элементы нулевые. В результате вычисления на главной диагонали будут располагаться единицы, а остальные элементы могут и не равняться нулю. Это связано с погрешность машинного счета. Не равные нулю числа очень малы порядка 10-17 – 10-18, поэтому их можно считать нулями.

Финансовые функции позволяют рассчитать амортизацию имущества, сложные проценты по вкладам и другие финансовые величины. Для того чтобы работать с этими функциями, необходимо разбираться в экономиче- ских терминах и алгоритмах.

138

Функции категории Дата и время позволяют вести расчет с использо- ванием дат. Например, подсчитать количество дней между датами, количе- ство рабочих дней между датами, номер недели в году, текущее время и текущую дату и так далее.

Функции категории Текстовые позволяют работать с текстом, а имен- но искать последовательность символов в строке, заменять одну последо- вательность символов на другую, вырезать определенное количество сим- волов справа или слева от строки, прообразовывать число в текстовую за- пись и так далее.

Остальные категории: Статистические, Ссылки и массивы, Работа с базой данных – могут использоваться только после изучения соответст- вующих областей знания, потому что даже подсказки ко многим функциям ничего не скажут человеку, не знакомому с областью их применения.

Рассмотрим функции еще одной категории более подробно. Это функ- ции категории Логические. Их не так много – всего шесть. Результатом пяти из шести логических функций (И, ИЛИ, НЕ, ЛОЖЬ, ИСТИНА) может быть только одно из двух логических значений: ЛОЖЬ или ИСТИНА. Функции ЛОЖЬ и ИСТИНА просто выдают логическое значение, соответ- ствующее названию функции; функция НЕ меняет логическое значение или значение логического выражения на противоположное. Например, ре- зультатом выполнения НЕ(ИСТИНА) будет ЛОЖЬ, и обратно в результате вычисления НЕ(ЛОЖЬ) получится ИСТИНА.

Функции И и ИЛИ работают с логическими выражениями. Логическим выражением называется некоторая последовательность чисел и/или ячеек, символов сравнения и логических функций, в результате выполнения ко- торой получается одно из логических значений. Например: A1>10. Если число в ячейке A1 меньше или равно десяти, то результатом указанного логического выражения будет ЛОЖЬ, если же число в ячейке A1 больше десяти, то результатом логического выражения будет ИСТИНА. Для текста используется сравнение на равенство: B2 = «ветеран». Если в ячейке B2 находится слово «ветеран», то результатом такого логического выраже- ния будет ИСТИНА, в противном случае – ЛОЖЬ.

Символы сравнения могут быть простыми: > (больше), < (меньше), = (равно) – и составными: >= (больше или равно), <= (меньше или равно), <> (не равно). В составных символах сравнения между двумя знаками не должно быть пробела, так как это единый, по смыслу, знак. При помощи символов сравнения записываются простые логические выражения, похо- жие на приведенные в предыдущем абзаце. Однако часто приходится иметь дело со сложными условиями, то есть со сложными логическими выражениями. Например, в ячейке B2 записан возраст человека, необхо-

139

димо проверить является ли он работоспособного возраста (от 14 до 65). Мы не можем записать логическое выражение таким образом: 14<=B2<=65. В таких случаях необходимо использовать функцию И, так как нам необходимо выполнение одновременно двух условий: 14<=B2 и B2<=65. Следовательно, необходимо записать такую формулу: =И(B2>=14; B2<=65). Результат записанного выражения будет равен ИСТИНА только в том случае, если выполняются и первое, и второе усло- вия. В противном случае результат всегда будет ЛОЖЬ.

Если же необходимо выделить людей не работоспособного возраста, то использовать функцию И нельзя. Так как два получающихся условия: B2<14 и B2>65 - не могут выполняться одновременно, они противо- речат друг другу. В таких ситуациях используется функция ИЛИ. Эта функция возвращает результат ИСТИНА, если хотя бы одно условие вы- полняется. То есть если выполняется или первое условие, или второе.

При проведении вычислений часто возникает ситуации, когда в зави- симости от какого-либо условия необходимо провести расчет по одной или другой формуле. В информатике это называется ветвлением вычислитель- ного процесса. Для осуществления ветвления используется шестая логиче- ская функция ЕСЛИ. Функция ЕСЛИ имеет три аргумента. Первый аргу- мент это логическое выражение, второй аргумент это значение или мате- матическое выражение которое будет вычисляться, если результатом логи- ческого выражения будет ИСТИНА, третий аргумент это значение или ма- тематическое выражение которое будет вычисляться, если результатом логического выражения будет ЛОЖЬ.

Например, если дискриминант квадратного уравнения больше нуля, то корни вычислить можно, в противном случае следует выдать сообщение «нет корней». Вернемся к примеру, рассмотренному в первом пункте дан- ной главы, и изменим формулы:

B3: =ЕСЛИ((B1*B1-4*C1*A1)>=0; (-B1+КОРЕНЬ(B1*B1-4*C1*A1))/(2*A1);"Нет корней")

B4: =ЕСЛИ((B1*B1-4*C1*A1)>=0; (B1+КОРЕНЬ(B1*B1-4*C1*A1))/(2*A1);"Нет корней")

После ввода приведенных формул в ячейках B3 и B4 не будет появляться сообщение об ошибке. Если уравнение не имеет действительных корней, то об этом будет говорить сообщение «Нет корней». Такая формула более информативна для пользователя.

Функции могут быть вложенными, то есть функция может считать значение от числа, являющегося результатом другой функции. Например, десятичный логарифм от синуса 0,5: LOG10(SIN(10)). В приведенном

140