1.2 Засоби виготовлення, зберігання, транспортування і обробки документів

1.2.1 Засоби складання і виготовлення документів

Друкарські машинки

Цей нещодавно ще незамінний вид конторського обладнання все більш витісняється персональними комп'ютерами (рис. 2), оснащеними принтерами. Однак вони ще широко застосовуються для виготовлення документів через істотно меншою вартості в порівнянні з комп'ютерами

Рис. 2 Персьнальний комп’ютер

Друкарські машинки повинні забезпечувати:

• високу продуктивність праці при мінімальних витратах;

• висока якість друку;

• простоту управління;

• максимальна кількість одночасно одержуваних копій;

• надійність роботи.

Рис. 3 Друкарська машина

Механічні друкарські машинки найпростіші й дешеві, але і самі не зручні в роботі.

Електричні друкарські машинки вимагають від друкарки мінімальних зусиль при натисканні клавіш, забезпечують в той же час велика кількість копій (до 12) Стомлюваність друкарки на електричній друкарській машинці знижується, а продуктивність праці значно збільшується.

Електронні друкарські машинки, володіючи всіма достоїнствами електричних, мають ще й пам'ять (наприклад, Роботрон С6130 має пам'ять ємністю 6500 ДТ., Евмолпа - 402000 зн.), Що наближає їх по ефективності до організаційним автоматам. Пам'ять електронних пишучих машинок може бути як внутрішня (електронна, магнітна), так і зовнішня (магнітні карти, стрічки, дискети). У цій пам'яті зберігається різноманітна інформація: стандартні текстишаблони, адреси, форматні документи. Друкується інформація також може записуватися в пам'ять для подальшого аналізу і використання. Природно, видобуту з пам'яті інформацію можна безпосередньо для друку редагувати: змінювати адреси, прізвища та будь-які інші фрагменти текстів. Електронні друкарські машинки можуть мати дисплей для попереднього виведення екран і редагування друкованої інформації; можуть бути підключені до комп'ютера для вводавивода необхідної інформації та редагування текстів за допомогою більш досконалих комп'ютерних редакторів.

Канцелярські друкарські машинки настільні, важче переносяться; серед них є і механічні, і електричні, і електронні.

Портативні або дорожні друкарські машинки найчастіше бувають механічними.

До спеціалізованим пишуть машинкам залежно від призначення ставляться: друкарські машинки з шрифтом для сліпих, наборнопишущие машини і автомати (Веритайпер, Джексорайтер) для підготовки форм для подальшого тиражування, стенографічні машини (Стеноки) і приставки для формування стенографічних звітів про наради, плоскопечатающіе друкарські машинки для вдруковування текстів у паспорти і бланки (Еріка 70) і нанесення написів на креслення (МПК1, Ротрінг) та ін

Крім того, друкарські машинки розрізняються по конструкції друкуючих механізмів і шрифтоносителей. Наприклад: шрифтоносителями вони можуть бути: літерні гарчали, сферичні (кульові) головки, літерні диски ("ромашки"). Важільні машинки вельми інерційні, швидкість друку у них не перевищує 1015 зн, / с. "Кулі" і "ромашки" забезпечують швидкість до 40 зн. / С, у них простіше зміна шрифтів, вони більш безшумні.

Організаційні автомати

Це агрегований комплекс електромеханічних і електронних пристроїв, призначених для автоматизації процесу складання, редагування і виготовлення текстоих і табличних документів. Оргавтоматов включають в себе швидкодіючі друкуючі пристрої, різні запам'ятовувальні пристрої, мікропроцесори або інші пристрої керування, дисплеї та ін

Функціональні можливості оргавтоматів ширше, ніж у електронних друкарських машинок:

• великі обсяги оперативної пам'яті (до 1000 сторінок тексту);

• ємна зовнішня пам'ять (мегабайти);

• більш зручне редагування, дедалі ближчий та можливостей компьююрних редакторів.

• Широко використовуються такі оргавтоматов: Оргтекст Д, Оптіма 528, Роботрон 6908, Флексорайтер 2201 і 2301.

Диктофонна техніка

Слід особливо відзначити доцільність застосування диктофонної техніки як проміжної ланки реєстрації інформації при створенні машинописних документів.

Рис. 4 Диктофонна техніка

Статистика показує, що витрати праці на складання документу з проміжної задіктовкой тексту на диктофон і наступним друком з диктофона в 2 3 рази менше, ніж при рукописної підготовки і подальшого друку з чернетки. При великих обсягах регулярних машинописних робіт у організаціях доцільно створювати діктофонномашінопісние бюро.