Проектирование подразделений

Наиболее важным документом, регламентирующим распределение прав, обязанностей и ответственности, является положение о подразделенияхидолжностные инструкции. Основа их составления — анализ содержания и объема функций и выполняемых работ.

Положение определяет основные требования ко всем сторонам деятельности конкретного подразделения (структурной единицы) включает следующие разделы:

1. 1. Общие положения:

• правовой статус подразделения;

• место в организационной структуре и подчиненность;

• нормативные правовые акты, которыми подразделение должно руководствоваться в своей деятельности;

• порядок создания, реорганизации,ликвидации;

• численность персонала;

• порядок назначения и освобождения от должности руководителя, замещения его при отсутствии;

• квалификационные требования, предъявляемые к руководству;

• состав подразделения, внутренняя схема подчинения.

1. 2. Основные цели в соответствии с приказом об организационной структуре (перечисляются направления деятельности подразделения).

2. 3. Организационные и производственные функции (отражают все существенные направления деятельности, необходимые для достижения целей, что позволяет формулировать обязанности сотрудников):

• вопросы, в решении которых подразделение принимает участие (функции между подразделениями должны быть четко распределены, чтобы исключить параллельность);

• общий порядок, периодичность и продолжительность выполнения работы;

• функциональные связи;

• контроль;

• технологические задачи.

1. 4. Права и обязанности подразделения, необходимые для выполнения возложенных на него функций.

2. 5. Ответственность (учитывает особенности работы, функции, права), касающаяся:

• своевременного и качественного выполнения задач;

• правильного подбора кадров и их рационального использования в соответствии с должностью.

1. 6. Взаимоотношения, связи (определяются служебные взаимодействия с подразделениями и сторонними организациями по вопросам производственно-хозяйственной деятельности, согласования документов, совместного ведения работ, обмена информацией).

2. 7. Материальная база.

3. 8. Правила поощрения сотрудников.

Проект положения (оно может быть временным, сроком на год) разрабатывается его руководителем, согласовывается с руководителями смежных и утверждается вышестоящим руководителем.

Проектирование управленческих технологий и процедур

Управленческая технология представляет собой оптимальную последовательность составляющих работу процедур (элементов технологии, воплощенных в конкретном самостоятельном результате) и операций, выполняемых рациональными методами с помощью современных средств с учетом требуемой квалификации и научно обоснованных затрат времени.

Проектирование управленческих технологий и процедур основывается на проектах организационных и управленческих структур, рабочих мест, должностных инструкциях и  пр. На практике оно облегчает:

• унификацию выполнения работниками разных подразделений однородных действий и освоение новых;

• контроль над специалистами и техническими исполнителями;

• взаимозаменяемость работников;

• рационализацию процесса управления.

Объектами проектирования управленческих процедур и технологий являются:

• управление организацией в целом;

• отдельные управленческие системы (учет, контроль и  пр.);

• схемы выполнения управленческих операций;

• автоматизированные системы управления (АСУ).

Правила проектирования управленческих технологий предполагают:

• четкое разграничение основных и вспомогательных процедур, недопущение использования квалифицированных специалистов на технических работах;

• разработку унифицированной нормативной и инструктивной документации;

• создание системы внутреннего контроля над использованием документов;

• точный учет качественных и количественных показателей работы исполнителей;

• обеспечение высокой технологической и исполнительской дисциплины;

• своевременный пересмотр устаревших нормативных документов;

• повышение культуры персонала;

• рационализацию технологии создания и обработки документов (один из наиболее существенных моментов организационного проектирования) и создания принципиальной схемы движения входящих документов и документационных потоков.

Технологии и процедуры в сфере управления персоналом могут быть представлены в следующих графических моделях:

1. 1. Схема функциональных взаимосвязей:

Основные функции	Структурные подразделения (должности)
	А	Б	В	Г	Д	Е	Ж
1
2
...

1. 2. Сводная карта процедур:

Перечень процедур	Периодичность выполнения	Трудоемкость	Оценка необходимости выполнения данным работником
А
Б
...

1. 3. Структура трудоемкости процедуры:

Перечень операций	Трудоемкость
	Человеко-часы	% общей трудоемкости
А
Б
...

1. 4. Процедурограммаграфически или в табличной форме (оперограмма) отражает (с указанием трудоемкости и используемых технических средств), кто, в какой последовательности, в какой взаимосвязи выполняет те или иные операции, относящиеся к определенным процедурам.

Операции	Исполнители							Трудоемкость	Используемые технические средства
	А	Б	В	Д	Е	Ж	З
А
Б
...

В столбцах оперограммы отражаются субъекты (подразделения, руководители, исполнители), а в строках — последовательные операции. В ячейках на пересечении строк и столбцов даются описание операции, ее трудоемкость, ответственные за выполнение лица.

Символическая оперограмма составляется в свободной форме.

1. 5. Логико-информационная схемаустанавливает сроки выполнения операции, исполнителей, входящую и выходящую информацию по каждой процедуре.

Перечень операций	Исполнители				Сроки	Входящая информация	Выходящая информация
1	2	3	4
А
Б
...

1. 6. Технологические карты на одну (или группу) операцию, процедурусоставляются в дополнение к процедурограмме и определяют состав исполнителей операции, содержание работ, методы их выполнения, потребности в технических средствах и материалах, примерную трудоемкость, прогрессивные нормы времени. Карты должны быть универсальными и простыми.

2. 7. Матрица связи между подразделениями или отдельными сотрудниками

		Подразделения (должности)
		1	2	3	4
Подразделения (должности)	1		Х
	2			Х
	3		Х		Х
	4	Х

В клетках помещают условные значки, отражающие существующее взаимодействие.

1. 8. Функциональная матрица разделения труда в подразделении

Основные функции	Категории персонала
	руководители	специалисты	служащие
1
2
3

Анализ состава и содержания функций управления проводится на основе следующей таблицы:

Виды функций по положениям и другим материалам	Фактическое выполнение функций	Составляющие процедуры	Основные документы	Исполнители

1. 9. Органиграмма— графическая модель распределенияуправленческих функций в организации (подразделении). Имеет форму таблицы, в столбцах которой отражаются подразделения (должности), в строках — функции. В ячейках на их пересечении отражаются процедуры управленческого процесса с указанием их последовательности. В примечаниях дается описание «входа» и «выхода» каждого процесса.

Функции	Подразделения (должностные лица)
А	Б	В	Г	Д
1	Х
2			Х
3		Х
4					Х
5				Х

1. 10. Функциональная матрица распределения прав и ответственности в подразделении:

Функции	Руководители	Специалисты	Исполнители	Техники
Общие
Конкретные
Специальные
Задачи
Операции

1. 11. Документограмма— график (маршрутная схема) движения документа в организации от момента получения до сдачи в архив через звенья управления с указанием сроков, характера выполняемой работы. Помогает проследить логическую последовательность и связь этапов работы над документом, выявить случаи дублирования, совместить документы, несущие однородную информацию.

Этапы разработки документа	Сроки работ	Ответственные лица (подразделения)
1
2
...

1. 12. Схема документооборота:

Виды документов, поступающих в подразделение	Источник	Виды документов, выходящих из подразделения	Куда	Периодичность
				входа	выхода
А		В
Б		Г
...

Основной принцип организации движения документов (документооборота) — прямоточность, т.е. прохождение ими минимального количества инстанций. Он обеспечивается оптимальным разделением труда между руководителем и исполнителем. Для изучения рациональных маршрутов движения документов используется оперограмма.

1. 13. График работы руководителейустанавливает определенную регламентацию и четкий распорядок их рабочего времени. Это облегчает текущее планирование и организацию труда, вносит ритм в деятельностьколлектива, дисциплинирует, снижает непроизводительные затраты времени у подчиненных, увеличивает оперативное время.

Графики рабочего времени всех руководителей должны быть скоординированы. Руководители низового уровня привязывают графики своей работы к графикам вышестоящих руководителей, прежде всего первого лица.