Внутреннее окружение проекта.

Анализ внутреннего окружения проекта основывается на основных принципах правильной организации, с помощью которых можно сделать выводы про способность организации реализовать проект. Если эти принципы соблюдены, способность определяется достаточно высоко.

В рамках использования проекта совместная работа отдельных сотрудников, которые осознают необходимость объединения усилий, будет наиболее эффективной лишь при четком понимании каждым из них своей роли в коллективных усилиях. Создание и поддержка системы ролей является административной функцией организации деятельности. Это предусматривает цели, которые предоставляются к проверке, четкое определение основных обязательств или сфер деятельности, определенную свободу действий или полномочий с тем, чтобы индивид, который выступает в данной роли, знал, что лично он может сделать для получения желаемых результатов.

Организационная деятельность – это процесс группировки разных видов деятельности, необходимых для достижения поставленных целей, подчинения каждой группе руководящего (менеджера), наделенного необходимыми для руководства данной группой полномочиями, и обеспечение вертикальной и горизонтальной координации в структуре предприятия. Организационная структура должна обеспечить:

• распределение обязанностей, чтобы каждый знал, кто и что делает и за получение каких результатов отвечает;

• устранения преград для нормальной деятельности, которые возникают из-за нечеткого определение круга обязанностей;

• создание коммуникационной границы для обеспечения процесса принятия решений, которые отвечают целям предприятия.

Согласование целей проекта и целей организации. Цели организации основаны на таких принципах.

Принцип единства цели. Структура организации является эффективной, если она помогает каждому внести свой вклад в достижении целей предприятия.

Использование принципа единства цели предусматривает наличие четко сформулированной цели предприятия, Если целью является получение прибыли в течении первого периода времени, то организационная структура, которая способствует достижению этой цели, соответствует принципу единства целей.

Принцип эффективности. Организация является эффективной, если её построено таким образом, чтоб способствовать достижению целей предприятия с минимальными нежелательными последствиями или затратами.

Принцип эффективности включает в себя показатели финансовых и материальных затрат, а также такие понятия, как индивидуальное и групповое удовлетворение. Эффективная организационная структура для сотрудников – это такая структура, которая не допускает затрат или ошибок и обеспечивает удовлетворение от работы, имеет четкие линии подчиненности распределения ответственности, дает возможность брать участие в решении проблем, добавляет уверенности в будущем, предоставляет определенный статус и возможности для служебного роста, обеспечивает престижный уровень заработной платы.

Выбор желаемого критерия эффективности может вызвать определенные трудности. Так, один менеджер изучает эффективность размерами прибыли, второй – конкурентоспособностью и престижем в деловом свете, третий – низкой текучестью кадров. Впрочем, хоть бы какими критериями измерялась эффективность, этот принцип лежит в основе любой организационной структуры.

Оценка уровня и диапазона управления. Тем временем, как основной причиной организационной деятельности является стремление сделать сотрудничество людей эффективной, причина многоступенчатой организации лежит в ограничении диапазона управления. Наличие организационных уровней вызвано тем, что существует количественная граница числа сотрудников, деятельность которых менеджер может должным образом контролировать. Каждая организация должна определить, какое количество подчиненных должен иметь руководитель.

Принцип диапазона управления. Для каждой управленческой должности существует предельное число сотрудников, которым способен эффективно управлять один человек.

Французский ученый Грайкунас в 1933 году определил принцип диапазона управления в виде математической формулы, которая исходит из того, что сложность управления возрастает в геометрической прогрессии с использованием числа подчиненных. По его теории, существует три вида должностных связей «подчиненный – руководитель»:

1) прямая одиночная связь;

2) прямая групповая связь;

3) перекрестная связь.

Прямая одиночная связь прямо и лично связывает руководителя с его непосредственными подчиненными.

Прямая групповая должностная связь существует между руководителем и каждой возможной комбинацией подчиненных. Например, руководитель может работать с одним из подчиненных в присутствии другого, со всеми подчиненными сразу и т.д.

Перекрестная должностная связь возникает, когда подчиненные работают друг с другом.

Структурное разделение организации. Ограниченность числа подчиненных, которыми можно непосредственно руководить, обуславливает необходимость структурного разделения организации. Группирование видов деятельности и работников в структурных подразделениях дает возможность неограниченного расширения организации. Структурные подразделения различаются в зависимости от используемых для управления видов деятельности базовых схем.

Под функцией предприятия понимается то, чем оно занимается. Основными функциями производственного предприятия, является производство, сбыт и финансирование, торговая закупка, продажа, и финансирование, транспортная эксплуатация, движение и т.д.

Главные преимущества функционального группирования видов деятельности заключаются в логичности данного способа, учете фактора профессиональной специализации сотрудников и повышение ответственности высшего управленческого персонала за конечные результаты использования той или другой функции.

Основой организационной структуры есть полномочия. Полномочия – это способ, с помощью которого группы, устроенные по видам деятельности, могут быть подчинены одному менеджеру, благодаря чему осуществляется координация организационных подразделений. Полномочия обеспечивают наличие определенной коммуникации на предприятии, так как связаны с теми сообщениями, которые касаются утверждения решений.

С полномочиями связаны такие принципы функционирования структуры организации.

Скалярный принцип. Чем четче линия полномочий от высшего руководства предприятия к каждому подчиненному, тем эффективней будут приняты решения и система организационной коммуникации.

Ясное понимание скалярного принципа является необходимым условием для нормального функционирования организации. Подчиненные должны знать, кто делегирует им полномочия и на чьё рассмотрение они должны передавать решение проблем, которые возникают за рамками их полномочий. Отказ от командной цепочки приводит к нарушению системы принятия решений и подрыву самой системы управления.

Принцип делегирования. Полномочия, делегированные отдельным руководителем, должны быть достаточными для того, чтобы обеспечить возможность получения ожидаемых результатов.

Менеджер должен сначала понять, какие результаты он хочет получить от деятельности подчиненного, и только тогда определить необходимую для него свободу действий. Только так менеджер может делегировать полномочия в четком соответствии с требованиями, которые он ставит подчиненному. Часто руководитель имеет представление о том, что необходимо сделать, но не задумывается над тем, имеет ли подчиненный необходимые для этого полномочия. Делегирование в соответствии с ожидаемыми результатами должно означать, что цели установленные, планы разработаны, доведены для ознакомления подчиненным и понятны им.

Принцип абсолютной ответственности. Ответственность подчиненных перед начальником по результатам своей деятельности является абсолютной, а начальник не может уклоняться от ответственности за организацию деятельности своих подчиненных.

Так как ответственность не может быть делегирована, то ни один руководитель не может делегированием избежать ответственности за деятельность подчиненных, поэтому именно он делегирует полномочия и распределяет обязанности.

Принцип паритета полномочий и ответственности. Ответственность за действия не может быть больше той, которая вытекает из делегированных полномочий, но не должен бить меньшей.

Так как полномочия являются правом выполнять порученную работу, а ответственность – это обязательства ее выполнить, поэтому полномочия должны согласовываться с ответственностью.

Принцип единоначалия. Чем полней подотчетность подчиненного одному начальнику, тем меньше вероятность разногласий и тем больше ощущение личной ответственности за результаты. В общем, подчиненный может получать полномочия от двух и больше руководителей и соответственно быть подотчетным им всем, но это приводит к путанице и понижает эффективность работы. Поэтому подчинение только одному начальнику является одним из основных принципов управления.

Принцип уровня полномочий. Оберегание полученных полномочий требует, чтобы решения, которые входят в служебную компетенцию отдельных руководителей, принимались им, а не направлялись выше по организационной структуре.

На каждом уровне менеджеры должны принимать все те решения, на которые у них хватает полномочий, а на рассмотрение своего руководства передавать решение только тех вопросов, которые выходят за рамки их компетенции.

Оценка распределения видов деятельности по подразделениям. Распределение видов деятельности в пределах проекта по подразделения осуществляется по следующим принципам.

Принцип разделения труда. Чем в большей степени, какая либо организационная структура отражает классификацию видов деятельности, необходимых для достижения целей, и способствует их координации и чем больше эти роли соответствуют способностям и мотивам тех сотрудников, которые их выполняют, тем эффективней и результативней окажется организационная структура.

Принцип разделения труда нужно отличить от профессиональной специализации. Разделение означает, что предприятие выигрывает от специализации. Эта специализация может распространиться на сбыт или бухгалтерский учет, а то и приобретать формы проекта. Сущность этого принципа заключается в том, что все виды деятельности на предприятие должны быть так определены и сгруппированы, чтобы максимально помогать достижению поставленных целей.

Принцип функционального определения. Чем полней определяют ожидаемые результаты, выполняемые виды деятельности, делегированные организационные полномочия определенной должности, тем лучше лица на этих должностях смогут способствовать достижению цели предприятия.

Несоблюдение этого принципа может стать причиной путаницы в вопросах, чего и от кого следует ждать. Это достаточно простой принцип часто трудно использовать на практике. Четкое определение содержания роботы и делегирования необходимо для этого полномочий требует терпения, высокого интеллекта и ясного представления про цели и планы. Конечно, непросто дать определение содержанию роботы, если у руководителя нет четкого представления о том, какие результаты он хочет получить.

Принцип распределения. Если определенные виды деятельности осуществляются с целью контроля за другими то лица, на которых возложено это задание, не могут должным образом выполнять свои обязанности в случае подчинения тому самому подразделения, роботу которого они должны оценивать.

Функции контроля на предприятии выполняет одел кадров и финансов. Поэтому они должны подчиняться совету директоров или президентов фирмы. Сотрудники этих отделов не должны подчиняться вице-президентам по производству или маркетингу, так как деятельность руководимых ними подразделений контролируется. С другой стороны, на предприятии организовывается ревизионная служба, которая контролирует отдел финансов. В неё могут входить сотрудники отдела финансов и других подразделений, деятельность которых ревизуется. Поэтому предприятиям и рекомендуется пользоваться услугами независимых аудиторских фирм.

Кадровое обеспечение проекта. Институциональный анализ проекта направлен на оценку способности организации его выполнения. Для обеспечения нормального функционирования организации структура должна придерживаться определенных принципов подбора кадров.

Принцип цели подбора кадров. Конечная цель подбора кадров заключается в том, чтоб гарантировать, что все должности занимают способные люди, которые хотят на них работать. Этот принцип имеет в основе фундаментальную важность желания и возможности взять на себя обязательства по управлению.

Принцип подбора кадров. Чем лучше определено организационные роли, требования к ним и методы оценки менеджеров, тем полней можно гарантировать качество управления.

Этот принцип касается практики управления. Те фирмы, которые не удалось установить требования к лицам, которые занимают управленческие должности, к их обучению и оценки, должны надеяться на случайное стечение обстоятельств или на внешние источники привлечения опытных руководителей. С другой стороны, наследственность в назначениях на управленческие должности не будет проблемой для тех фирм, которые используют принцип подбора кадров.

Принцип определения рамок работы. Чем известней мотивация менеджера, тем легче определить рамки, в которых менеджеры могут действовать.

Принцип определения рамок роботы подобен принципу функционального определения – принципу правильной организации. Чтобы организационные роли выполнялись, нужно учитывать такие стимулы, как оплата, статус, власть, полномочия, возможности что-то достичь, что побуждает людей работать.

Принцип оценки менеджеров. Чем больше менеджер объединяет в себе качества специалиста и руководителя, тем точней можно его оценить.

Принцип оценки менеджеров выдвигает на первый план тот факт, что предприятие едва ли стремится иметь менеджеров, которые умеют руководить, но не умеют работать. Лучшей гарантией будущего есть наличие людей, которые объединяют в себе качества опытных работников и компетентных руководителей.

Принцип открытого соревнования. Чем больше предприятие надеется на качество управления, тем больше оно будет поощрять открытые соревнования между кандидатами на управленческие должности.

Нарушение принципа открытого соревнования при выдвижении на должность приводит к тому, что много фирм назначают руководителей с меньшими, чем у других способностями. Хотя общественность и совершает давление на пользу продвижения людей внутри фирмы, нужно избегать этого, если со стороны можно пригласить лучших кандидатов. Одновременно использование этого принципа вынуждает предприятие лучше оценивать способность людей и давать им возможность для роста.

Принцип обучения менеджеров. Чем эффективней программы обучения обеспечивают менеджеров информацией, которая им необходима на данный момент, обеспечивают возможности для их продвижения, тем лучше.

Повышение уровня управления означает усовершенствование умения менеджеров осуществлять свои функции. Отсюда вытекает, что процесс обучения должен быть направлен на получение необходимых знаний и преодоление недостатков, выявленных с помощью программы оценки руководителей.

Институциональный анализ есть частью проектного анализа, который призван дать оценку влияния окружения на проект и способность организации реализовать проект.

Оценка внешнего окружения проекта заключается в анализе и прогнозе политической ситуации, анализе и прогнозировании структуры ВВП, уровня инфляции, бюджетного дефицита и стоимости кредитов, отслеживании установленного законодательством режима инвестирования, налогового окружения, валютного режима и режима внешней торговли.

Способность организации реализовать проект оценивается проверкой на правильность принципов организации – единства цели, эффективности, диапазона управления, скалярного принципа, принципов делегирования, абсолютной ответственности, паритета полномочий и ответственностей, уровня полномочий, разделения труда, функционального определения и принципа разделения.

Кадровое обеспечение проекта как условие способности организации до реализации проекта должно быть осуществлено согласно с принципами цели подбора кадров, определения рамок работы, оценки менеджеров, открыто соревнования и обучения менеджеров.

Задача 1

Используя данные ниже приведенной таблицы, определите прибыль предприятия в плановом периоде с применением метода непосредственного экстраполирования.

Годы	1	2	3	4	5	6	7	8	9	10
Прибыль, тыс. грн.	9	12	12	14	15	18	18	19	20	21

Решение.

Для осуществления прогноза на основе среднего абсолютного прироста определим средний абсолютный прирост:

Исходя из найденного значения среднего абсолютного прироста, можно рассчитать прогнозную величину прибыли, в плановом периоде используя формулу:

начальный уровень ряда;

средний абсолютный прирост;

порядковый номер даты (года, квартала, месяца и т.д.).

тыс. грн.

Для осуществления прогноза на основе среднего темпа роста необходимо вначале определить средний темп роста, используя формулу:

n – количество показателей;

- значение показателя на определенный период времени и предшествующий ему.

Исходя из найденного значения среднего темпа роста можно рассчитать прогнозную величину прибыли в плановом периоде используя формулу:

тыс. грн.

Вывод: в качестве планируемого показателя прибыли может быть выбран показатель с меньшим абсолютным значением (23,63 тыс.грн.) исходя из позиции минимизации коммерческого риска.