Лабораторная работа №2 Учет расходов на оплату труда

1. Использование системы "1С:Предприятие"для расчета заработной платы.

2. Заполнение справочника "Сотрудники", проверка заполнения констант. Организация справочников.

3. Заполнение справочника "Счета нашей фирмы". Ввод остатков по счетам 30 "Касса", 311 "Расчетный счет".

4. Начисление заработной платы

5. Выплата заработной платы

6. Анализ информации об оплате труда

1. Использование системы 1:С Предприятие для расчета заработной платы

Для расчета заработной платы на предприятиях со сложной системой оплаты труда обычно используются специализированные программы, например "1С:Зарплата и Кадры для Украины". Для организаций с небольшой численностью работающих, где используется повременная оплата (должностные оклады), для учета заработной платы можно использовать возможности типовой конфигурации "1С:Бухгалтерия для Украины".

Учет расходов по оплате труда ведется на счете 66, по кредиту которого отражаются начисления заработной платы; а по дебету - выплаты, а также суммы удержанных налогов, сборов и других удержаний. Аналитический учет на счете 66 ведется в разрезе персонала ("Сотрудники") и периодов ("Месяц начисления").

2. Заполнение справочника "Сотрудники", проверка констант. Организация справочников.

На предприятии есть пять сотрудников, которым начисляется и выплачивается заработная плата. Исходные данные приведены в таблице 2.1.

Таблица 2.1.

Исходные данные для заполнения справочника "Сотрудники"

Сотрудник	Должность	Оклад, грн
Адасюк В. С.	директор	800
Флерко Г. П.	гл. бухг.	550
Бабич А. В.	рабочий	360
Сергеева М. Н.	экономист	1100
Швейко Л. И.	рабочий	360

• Открыть справочник "Сотрудники". В справочнике уже существует строка (или строки) с данными о сотрудниках. Отредактировать данные об этом сотруднике можно выбрав кнопку "Изменить" () на панели инструментов окна справочника "Сотрудники".

• Для внесения данных о других сотрудниках предприятия необходимо выбрать кнопку "Новая строка" (). Откроется окно элемента справочника "Сотрудники", который имеет 4 закладки:Общие, Данные по ЗП, Паспортные данные, Налоговые данные:

На предприятии учет организован с использованием 8-го и 9-го класса счетов, поэтому реквизит Счет затрат не заполняется.³

• В константах проверить, какие используются классы счетов расходов (использовать Помощник заполнения констант или команду "Список констант" из пункта меню "Действия")

• Чтобы в дальнейшем документ "Выплата заработной платы" формировал бухгалтерские проводки, константа "Проводки по кассе только кассовыми ордерами" должна иметь значение Нет.

Реквизит Вид затрат обязателен - это аналитический объект, на который, в соответствии с П(С)БУ 16 "Расходы" и учетной политикой предприятия, будут отнесены расходы на заработную плату.

• В соответствии с учетной политикой предприятия, зарплата директора, бухгалтера и экономиста будет относиться на административные расходы (зарплата административного аппарата); зарплата остальных сотрудников - это прямые производственные затраты (зарплата производственного персонала).

• В реквизите Вид деятельности указывается вид деятельности, на который будут относиться затраты по зарплате соответствующего сотрудника. Если на предприятии не ведется разграничение видов деятельности, следует выбирать Основная деятельность.

• Внесите в справочник Сотрудники подробную информацию обо всех работниках, в том числе информацию об их паспортных данных и идентификационных номерах.

В многоуровневом справочнике (такое свойство задается справочнику при конфигурировании) элементы объединены в группы. В качестве групп выступают подразделения и отделы, конечные элементы - это собственно сотрудники. Если сотрудников на предприятии немного, удобно использовать одноуровневый справочник. Однако его всегда можно преобразовать в многоуровневый.

• Для того чтобы преобразовать справочник Сотрудники предприятия в многоуровневый, откройте его и добавьте новые группы, например "Цех" и "Администрация", используя кнопку "Новая группа" .

• Перенесите строки с данными директора и бухгалтера в группу "Администрация", остальных сотрудников - в группу "Цех". Для этого выделите в списке справа элемент, который будет переноситься, а слева - группу, куда он должен быть перенесен. После этого нажмите кнопку "Перенести в группу". Теперь справочникСотрудники предприятия имеет иерархическую структуру.

• Откройте справочник Сотрудники. Отключите режим Иерархический список. Выберите в менюДействияСортировка. В открывшемся подменю выберите По наименованию.

• В справочнике возможен "быстрый поиск"⁴ нужного вам объекта. Для этого откройте справочник Сотрудники и отключите режим Иерархический список кнопкой . Установите указатель на любую запись в колонке Наименование. Наберите первые буквы фамилии "Бабич". Курсор будет установлен на нужный объект. Если снова включить режим Иерархический список, отразится та группа, где находится выбранный вами объект.

3. Заполнение справочника "Счета нашей фирмы". Ввод остатков по счетам 30 "Касса", 31 "Счета в банках".

• Предварительно заполнить справочник "Счета нашей фирмы" (рис. 2.1):

Рис. 2.1. Пример заполнения справочника "Счета нашей фирмы"

В группу "Безналичные"(т.е. расчетные счета) входит элемент "Основной счет" (рис. 2.2):

Рис. 2.2. Фрагмент окна элемента "Основной счет" справочника "Счета нашей фирмы"

В группу "Наличные" (кассы) входит элемент "Касса (осн.)" (рис. 2.3):

Рис. 2.2. Фрагмент окна элемента "Касса (осн.)" справочника "Счета нашей фирмы"

• Для выплаты заработной платы должны быть введены входящие остатки по счету 30 "Касса"⁵(на дату, соответствующую концу предыдущего отчетного периода). С этой целью открыть Журнал проводок, используя команду пункта меню "Операции" или кнопку на панели инструментов .

• Ввести новую строку (клавиша [Ins] ,кнопку на панели инструментов или соответствующую команду "Новая проводка" из пункта меню "Действия").

• В открывшемся окне "Операция-Новая()" ввести дату (конец предыдущего отчетного периода)⁶, содержание операции (например: "остатки по кассе"), дебет счета 301 (касса в национальной валюте), субконто (основная касса), кредит вспомогательного счета 00, сумму операции  2680 грн (рис. 2.4).

Рис. 2.4. Фрагмент журнала проводок

• В этой же операции второй проводкой можно ввести остатки по расчетному счету (3000000 грн.)⁷.

4. Начисление заработной платы

Для начисления сотрудникам заработной платы предусмотрен документ Начисление ЗП который можно ввести через меню Документы→Зарплата. Документ может вводиться в нескольких режимах (определяется реквизитом Вид выплаты): Аванс, Ввод начальных остатков и Основная заработная плата.

В режиме Основная заработная плата документ Начисление ЗП (рис. 2.5), который рассчитывает для каждого сотрудника величину заработной платы, сумму налога с доходов физических лиц, удержания в Пенсионный фонд и Фонд обязательного страхования на случай безработицы, Фонд социального страхования на случай временной потери трудоспособности формирует начисления на фонд оплаты труда и рассчитывает коммунальный налог. В этом режиме формируются проводки бухгалтерской операции начисления заработной платы.

Рис. 2.5. Вид окна документа "Начисление з/п"

Форма документа содержит такие кнопки:

• Заполнить - табличная часть заполняется данными о сотрудниках предприятия; в графе Начислено автоматически проставляется сумма оклада, определенная в справочнике Сотрудники пропорционально отработанному времени. Эту сумму также можно корректировать вручную. Сумму дополнительных начислений (отпускные, приходящиеся на месяц расчета, больничные, материальную помощь) вручную вносят в соответствующие графы табличной части документа.

• Печать - можно сформировать и напечатать следующие формы:

• расчетно-платежная ведомость;

• платежная ведомость;

• расчетные листки;

• свод отчислений в фонды.

• Рассчитать - расчет сумм основных удержаний в соответствии с их ставками, указанными в справочнике Налоги и отчисления. После нажатия кнопки в графах "Начислено", "Удержано", "К выплате" отразятся суммы начислений, удержаний и сумма к выплате⁸.

• Провести - генерирует проводки без закрытия документа.

При нажатии экранной кнопки Провести или ОК, созданный нами документ Начисление ЗП сформирует бухгалтерскую операцию начисления заработной платы.

• Проводки, сформированные документом, можно увидеть, нажав кнопку в окне документа. То же можно сделать в журналеЗарплата (Журналы→Зарплата), нажав такую же кнопку или кнопку Печать движений.

5. Выплата заработной платы

Для оформления выплаты сотрудникам заработной платы предусмотрен документ Выплата ЗП, который можно ввести через меню Документы→Зарплата→Выплата ЗП. Он предназначен для оформления выдачи заработной платы. Формируется этот документ за определенный месяц и создает необходимые проводки и печатную форму платежной ведомости.

Документ имеет три режима работы, аналогичных документу Начисление ЗП, которые определяются реквизитом Вид выплаты. При выборе режимов Аванс и Внесение остатков предлагается заполнить табличную часть на основании одного из документов Начисление ЗП, введенных в таком же режиме в выбранном (в реквизите Период) периоде выплаты зарплаты.

• Оформить выплату заработной платы сотрудникам документом Выплата ЗП⁹ (рис. 2.6).

Рис. 2.6. Вид окна документа "Выплата заработной платы"

В режиме Основная з/п при нажатии экранной кнопки Заполнить автоматически в столбце "Сумма" автоматически отобразится сумма конечного сальдо расчетов по каждому сотруднику. При нажатии кнопки Печать будет сформирована платежная ведомость. При проведении данного документа (экранная кнопка ОК) создается бухгалтерская операция выплаты заработной платы из кассы предприятия.

• Кассовая книга формируется автоматически (Пункт меню ЖурналыКасса, в экранной форме выбрать кнопку Кассовая книга ).

6. Анализ информации об оплате труда

• Общую информацию о состоянии расчетов по оплате труда можно увидеть в Оборотно-сальдовой ведомости. Кредитовый оборот счета 661 показывает сумму начисленной заработной платы, дебетовый - суммы выплат и удержаний.

Конкретизировать эту информацию позволяет Анализ счета 661, содержащий синтетическую информацию о состоянии задолженности по расчетам с персоналом за выбранный период.