1.3. Регистрация налоговых накладных

При поступлении ТМЦ, одним из документов, которые предоставляются поставщиком, является налоговая накладная

Для регистрации входящей налоговой накладной необходимо ввести его в документ "Запись книги приобретения"(рис. 5.3) (Журналы→Книга приобретения→Новая запись) или воспользовавшись функцией "Ввестина основании".

• По условию удобнее воспользоваться функцией "Ввести на основании", т.к. уже созданы документы "Счет входящий" и они подтверждены документом "Банковская выписка".

Рис. 5.3. Вид окна документа "Запись книги приобретения"

При открытии документа "Запись книги приобретения", все поля уже заполнены на основании счета.

• Аналогичным образом внести запись в "Книгу приобретения" на основании счета от АТП 14220 на перевозку материалов.

После регистрации налоговых накладных документы "Запись книги приобретения" хранятся в соответствующих журналах ("Полный журнал" и "Книга приобретения"). Книга приобретения также имеет и печатную форму.

2. Операции по удалению информации из информационной базы

Удаление – ответственная операция, часто приводящая к потере нужной информации. Поэтому, по умолчанию, в программе используется такая настройка параметров, при которой информация не удаляется сразу, а лишь помечается на удаление.

 Пример 5.2. В справочник "Контрагенты" ввести, а затем удалить две записи: санаторий "Дружба" и Пансионат "Встреча".

• Для удаления, предварительно выбранного в журнале курсором, объекта (операции, документы, элементы справочников и др.) применяется команда "Пометить на удаление" (которой соответствует клавиша [Delete] на клавиатуре и кнопка на панелях инструментов в окнах).

После выполнения действия "Пометить на удаление" объекты не исчезают, однако пиктограммы состояния у этих элементов теперь¹⁶ будут перечеркнуты косым крестом. Это значит, что данные элементы помечены на удаление. Т.е. фактически они присутствуют в системе, но система их "не видит", считая их удаленными.

Объекты, помеченные на удаление в любой момент времени могут быть восстановлены. Для этого достаточно к элементам, помеченным на удаление повторно выполнить действие, используемое для пометки на удаление. В этом случае пометка на удаление исчезнет, и элемент вновь станет активным.

Объекты, помеченные на удаление, могут быть сразу удалены из системы физически (если это не предусмотрено конфигурацией).

• Прежде чем выполнить процедуру удаления, необходимо закрыть, все открытые в программе, окна. Затем выполнить команду "Удаление помеченных объектов" (пункт меню "Операции").

На первом этапе программа сформирует список всех помеченных объектов. Из этого списка можно исключить объекты, которые пока не будут удаляться (щелчком мыши снять галочку слева от наименования элемента). На втором этапе выполняется контроль допустимости удаления информации (экранная кнопка Контроль) без ущерба для функционирования системы. Если какие-либо элементы удалить нельзя, то программа сама исключит их из списка удаляемых объектов. На третьем этапе производится непосредственное удаление (экранная кнопка Удалить). После этого удаленные объекты уже нельзя будет восстановить.

На этапе контроля допустимости удаления помеченных объектов происходит полный анализ всех ссылок на помеченные объекты (т.е используется механизм контроля ссылочной целостности). Т.к. пользователем могут быть помечены элементы, которые участвовали в формировании проводок, документов, бухгалтерских итогов, то их удаление по цепочке приведет к нарушению целостности информационной базы. Поэтому, если после проведения контроля допустимости удаления информации какие-либо объекты были исключены из списка удаляемых, возможно, что на них имеются ссылки в других документах, операциях, проводках.

• Для поиска ссылок в программе имеется режим, автоматизирующий поиск информационных ссылок (пункт меню Операции→ Поиск ссылок на объекты) (рис. 5.4). В открывшемся окне выполнить команду "Добавить объект" (на панели инструментов в окне "поиск ссылок"). Выбрать вид объекта в верхнем поле и конкретный объект в нижнем. Нажать экранную кнопку Найти

Рис. 5.4. Фрагмент окна "Поиск ссылок"

 Проверить информационную базу на наличие ненужных объектов. Удалить эти объекты.