Журналы документов

Журналы документов предназначены для просмотра документов. Каждый вид документа может быть отнесен к определенному журналу. Сам журнал документов не добавляет новых данных в систему, а служит только как средство просмотра списка документов одного или нескольких видов.

Отчеты и обработки

Для описания отчетов и процедур произвольной обработки на этапе конфигурирования может быть создано неограниченное количество форм отчетов. Каждая форма имеет свой диалог настройки, который позволяет определить набор параметров формирования отчетов. Например, для выдачи складской справки — выбрать конкретный склад.

Алгоритм получения отчета описывается с использованием встроенного языка, при этом может быть задействован встроенный язык запросов. Для вывода отчетов может быть использован как текстовый формат, так и специализированный табличный формат отчетов.

Система также поддерживает возможность разработки внешних отчетов (обработок), хранящихся не в самой конфигурации, а в отдельных файлах.

2. Запуск программы "1:С Предприятие"

• Для запуска системы "1С: Предприятие" можно воспользоваться кнопкой ПУСК далее выбрать Программы →1С: Предприятие7.7→1С: Предприятие; либо использовать ярлык 1Sv7 (если такой вынесен на рабочий стол).

После этого на рабочем столе отобразится окно запуска, показанное на рис. 1.1.

Рис. 1.1. Окно запуска системы "1 С:Предприятие"

Режимы использования "1с: Предприятие":

1. Конфигуратор

• Назначение: настройка типовой или создание новой конфигурации, определение пользовательских прав (в этом режиме можно сохранять базу данных в архиве и восстанавливать ее из архива).

• Категория пользователей: проектировщики КСБУ, осуществляющие настройку и внедрение программы.

2. Предприятие

• Назначение: функционирование КСБУ (выполнение учетных функций, расчетов и формирование отчетности).

• Категория пользователей: бухгалтеры, менеджеры, работники отдела кадров и т.д. (то есть те работники, которые непосредственно пользуются программой).

3. Отладчик

• Назначение: отладка программных модулей, написанных на встроенном языке программирования системы 1:С Предприятие (режим в котором можно по шагам проверить функционирование отдельных модулей программы).

• Категория пользователей: программисты, которые модифицируют существующее или создают новые программные модули.

4. Монитор пользователей

• Назначение: оперативный анализ работы отдельных пользователей на рабочих местах в сетевой версии программы.

• Категория пользователей: администраторы системы.

• При запуске нужно выбрать режим работы с программой. Непосредственно для функционирования программы, пользователем выбирается режим "Предприятие".

• Также в окне необходимо выбрать нужную для работы информационную базу, отметив ее щелчком правой кнопки мыши.

• Выбрать режим "Монопольно", установив флажок в окошке рядом со словом щелчком мыши. После этого щелкнуть мышью на экранной кнопке ОК или нажать на клавиатуре клавишу [Enter].

После этого произойдет загрузка информационной базы.

3. Внешний вид программы

После запуска системы на выполнение на экран выводится главное окно программы, которое показано на рис. 1.2.

Рис. 1.2. Общий вид главного окна программы "1С:Предприятие"

Главное окно программы состоит из строки заголовков, строки меню, панелей инструментов, рабочей области и информационной строки.

4. Справочная система, путеводитель по конфигурации

Справочная система программы аналогична всем справочным системам приложений к операционной системе Windows.

Путеводитель по конфигурации, вызываемый из пункта меню Помощь→ Путеводитель по конфигурации, представляет собой краткую справку по основным объектам конфигурации и помогает освоить работу с типовой конфигурацией, применительно к конкретным разделам учета.

5. Заполнение справочников и введение констант

• Во время первого сеанса работы с "1 С: Предприятие" необходимо ввести константы: сведения о предприятии, ф.и.о. директора, гл. бухгалтера, определить правила ведения учета в организации, служебные параметры, параметры определяющие интерфейс пользователя и т.д.

Для работы с постоянной и условно постоянной информацией с некоторым множеством значений в системе используются объекты типа "Справочник".

• В строке главного меню выбрать пункт Справочники→Фирмы.²

В конкретной конфигурации создается необходимое количество справочников, для хранения данных об объектах, используемых при автоматизации данной предметной области. Например, это могут быть справочники "Организации", "Товары", "Сотрудники" и т. д.

Перед началом ведения учета в системе "1:С Предприятие" необходимо заполнить некоторые справочники.

• По умолчанию в конфигурации название фирмы "Наша фирма". Чтобы изменить ее название необходимо в меню Справочники выбрать пункт Фирмы. Двойным щелчком мыши выбрать название. Откроется окно справочника. В соответствующем поле изменить название фирмы. Рядом с некоторыми полями можно увидеть кнопки справочника (рис. 1.3):

Рис. 1.3. Фрагмент окна справочника "Фирмы"

При нажатии на этой кнопке мышью, откроется соответствующий справочник (в данном случае справочник Сотрудники, из которого необходимо выбрать значение (сотрудника), либо ввести новое значение в этот справочник.

• Ввести Ф.И.О. директора - "Адасюк В. С." (или ввести свою фамилию)

Справочники можно постепенно заполнять во время внесения входящих остатков, составления документов, в которых используются данные из этих справочников.

Для заполнения констант необходимо выбрать пункт меню Помощь→Помощник заполнения констант или ОперацииКонстанты.

• Проверить значения констант:

• на предприятии учет организован с использованием 8-го и 9-го класса счетов;

• константа "Проводки по кассе только кассовыми ордерами" должна иметь значение "Нет";

• константа "Вид взаиморасчетов по умолчанию" имеет значение "В разрезе договоров";

• константа "Автоматическое создание НН" - значение "Да" (автоматически генерируются документы "Налоговая накладная" в момент проведения документов, отражающих возникновение налоговых обязательств по НДС);

• константа "Выделять авансы" - установить "Нет". (При значении "Да" в момент проведения расходной накладной будет сформирована дополнительная проводка по зачету предоплаты покупателя);

• Использовать скидку - установить значение Да (включает механизм предоставления скидки в документах "Счет-фактура", "Расходная накладная", "Оказание услуг").

6. План счетов

План счетов типовой конфигурации можно вызвать, используя пункт меню Операции→План счетов или кнопку на панели инструментов.

План счетов типовой конфигурации соответствует Плану счетов бухгалтерского учета финасовохозяйственной деятельности предприятий, утвержденному Минфином Украины, содержит все необходимые счета и субсчета, включает настройку аналитического, количественного и валютного учета.

Одним из отличий от утвержденного плана счетов является существование счета "00", который предназначен для введения остатков (входящий сальдо) по счетам в том случае, когда введение КСБУ происходит на уже существующем предприятии.

Например, дебетовые остатки на счете вводятся по дебету данного счета и кредиту счета "00". Остатки по счетам, для которых в плане счетов установлен режим ведения аналитического учета, вводятся с указанием конкретных объектов аналитического учета (субконто). Если по счету ведется количественный учет, необходимо указывать остаток в количестве.

Программа позволяет организовать многомерный аналитический учет, т. е. информацию по синтетическим счетам можно детализировать в нескольких (до трех в типовой конфигурации) независимых разрезах. Для обозначения любого объекта аналитического учета в "1С:Предприятие" используется специальный термин - субконто Однотипные объекты группируют по видам - такие группы называют "виды субконто". В качестве субконто как объекта аналитического учета может выступать один из типов данных, определенных в программе. В типовой конфигурации используются субконто, построенные на таких типах данных:

• справочники ("Контрагенты", "Нематериальные активы", "Сотрудники" и т. д.);

• дата (субконто "Месяц начисления зарплаты");

• документ (субконто "Заказы").

Для каждого счета может быть задано ведение аналитического учета по нескольким видам субконто. На рисунке 1.4 представлен фрагмент плана счетов типовой конфигурации. Организация аналитического учета для счета 201 позволит получать сведения по ТМЦ в разрезе складов, в разрезе отдельных партий, по складам в разрезе материалов, а также по складам в целом (особенно это полезно, если ТМЦ учитываются при этом на разных счетах) и по всем материалам.

Рис. 1.4. Фрагмент плана счетов

7. Архивирование рабочей базы

Во избежание потери данных производится архивирование рабочих информационных баз.

• Для архивирования базы необходимо выйти из режима "Предприятие", запустить программу в режиме "Конфигуратор", выбрать свою информационную базу. Далее в пункте меню Администрирование выбрать команду Сохранить данные (рис. 1.5).

Рис. 1.5. Вид окна "Сохранение данных"

• В появившемся окне сохранения необходимо нажать кнопку обзора ( ) и выбрать диск и папку, в которой будет сохранен архив Имя файла фамилия студента, работающего с базой и дата архивирования (например: Иванов_170304.zip).

В дальнейшем, при потере данных или другой внештатной ситуации, архив можно будет восстановить, используя в режиме конфигуратора команду "Восстановить данные".