Документооборот

Поступление запасов в конфигурации оформляется следующим образом:

1. Если существует договор с поставщиком, он регистрируется в конфигурации документом "Договор", который будет в дальнейшем выступать заказом.

2. Счет поставщика или его расходная накладная регистрируются в конфигурации документами "Счет входящий" или "Приходная накладная". Если в поле Заказ такого документа ничего не указывать, он считается первым в операции и сам становится заказом.

3. Если на момент поступления запасов в сопровождении расходных документов поставщика или документов об оказании услуг, стоимость которых включается в первоначальную стоимость запасов, в конфигурации уже зарегистрирован заказ по этой операции, документ, отражающий поступление запасов (работ, услуг), вводят на основании документа-заказа.

4. При проведении документов, отражающих поступление запасов или стоимость работ (услуг) формируются соответствующие проводки.

Документы, которыми в конфигурации может отражаться поступление запасов и формирование их первоначальной стоимости: "Приходная накладная"; "Расходы на приобретение"; "Авансовый отчет" (рис. 4.2).

Рис. 4.2. Схема формирования проводок при различных вариантах поступления запасов

Отношения с поставщиками могут оформляться двумя способами¹¹:

• оплачиваются выставленные поставщиком счета (считается, что договор заключен в устной форме),

• заключается договор купли-продажи (чаще с постоянными поставщиками, при этом по договору могут выписываться счета).

3. Оформление отношений с поставщиками

 Пример 4.1. Наше предприятие принимает решение сшить партию трикотажных джемперов. Для этого заключает договор на поставку тканей с ОАО "Ткани", которое выписывает счет на 100 м белого трикотажа по цене 43,2 грн.(в т.ч. НДС) и 10 м мехового трикотажа "Леопард" по цене 64,8 грн (в т.ч. НДС)

• Ввести новый договор с ОАО "Ткани" (пункт меню ДокументыДоговор или из журнала Договора, где они хранятся). Для того, чтобы Договор являлся заказом необходимо при заполнении справочника "Контрагенты" в поле "Вид взаиморасчетов" выбрать значение "В разрезе договоров".

• Константе "Вид взаиморасчетов по умолчанию" присвоить значение "В разрезе договоров" (однако надо помнить, что в реальных условиях в процессе работы желательно значение констант не изменять).

• На основании этого договора введем "Счет входящий" (рис. 4.3.)(меню ЖурналыДоговора, выбрать договор, введем команду меню ДействияВвести на основании (или кнопка , или [ALT]+[F9]). В открывшемся справочнике "Выбор вида документа" выбрать "Счет входящий (поставщика) в котором заполнить поля "Что приходуем" и "Номер счета поставщика". В поле "Что приходуем" выберем Запасы. Тогда в табличной части значения будут выбираться из справочника "Номенклатура".

• В табличную часть введем сведения о каждом материале. Запасы, которые вносятся в табличную часть, могут учитываться на разных счетах учета запасов. Счет учета указан для каждого элемента справочника в соответствующем поле (закладка Дополнительные в форме редактирования элемента справочника "Номенклатура"). Если такие материалы поступают впервые, то информацию о них в справочник "Номенклатура" можно непосредственно из документа¹²:

Рис. 4.3. Вид окна документа "Счет входящий"

4. Поступление запасов, приобретаемых за денежные средства

 Пример 4.2. После заключения договора на склад нашей фирмы от поставщика ОАО "Ткани", поступили ткани.

• Поскольку договор, по которому поступают ткани, и входящий счет уже зарегистрированы в конфигурации, введем документ "Приходная накладная" на основании, уже зарегистрированного "Счета входящего". Значения соответствующих полей, в том числе табличной части, будут скопированы из счета.

• В поле Место хранения указывается склад, куда поступают запасы

• В поле Вид поставщика укажем Отечественный поставщик (таким образом мы выбираем счет расчетов с поставщиком). На закладке Дополнительные будут скопированы реквизиты Статья валовых расходов и Вид НДС¹³.

После проведения документа будут сформированы проводки

1. По забалансовому счету учета валовых расходов с учетом первого события.

2. Начислена сумма налогового кредита по НДС в дебет счета 6415 с учетом первого события¹⁴.

3. Оприходованы полученные запасы - по дебету счетов учета запасов и кредиту счетов расчетов с поставщиками.

Все зарегистрированные документы хранятся в журналах. Те документы, которые формируют проводки можно увидеть (просмотреть, отредактировать) в журнале "Журнал операций", где в верхней части окна отображены сами документы, а в нижней – проводки, которые эти документы формируют. В этом журнале также отображаются операции, введенные ручным способом. В "Журнале проводок" можно увидеть все проводки, сформированные различными документами. "Полный журнал" отображает документы как формирующие, так и не формирующие проводки. Все эти документы также сгруппированы в специализированных журналах (например, договора в журнале "Договора", приходные накладные – в журнале "Приходные накладные" и т.д.).

5. Учет дополнительных расходов на приобретение

Приобретая запасы, предприятие может нести и дополнительные расходы, которые в соответствии с П(С)БУ 9 "Запасы" включаются в первоначальную стоимость запасов.

Поскольку дополнительные расходы на приобретение, приходящиеся на не использованные в налоговом периоде запасы, будут исключены из валовых в результате пересчета по п. 5.9, важно отнести все необходимые расходы к себестоимости приобретенных запасов. Конфигурация "Бухгалтерский учет для Украины" предусматривает метод непосредственного включения дополнительных затрат на приобретение в себестоимость приобретаемых запасов. Для этого предусмотрен документ "Дополнительные расходы на приобретение". Он позволяет учесть дополнительные расходы в себестоимости, при необходимости распределив их пропорционально стоимости приобретенных запасов.

 Пример 4.3. За перевозку полученных по приходной накладной тканей выставлен счет от АТП 14220. Сумма счета - 120 грн (в т.ч. НДС). Расходы должны быть учтены в себестоимости запасов.

• Ввести документ "Счет входящий" от АТП 14220 на услуги по перевозке. Для операции по перевозке он будет являться заказом.

• Ввести на основании приходной накладной (на ткани) документ "Расходы на приобретение"(рис. 4.4). При этом "шапка" документа заполнится автоматически

Рис. 4.4. Вид окна документа "Расходы на приобретение"

При проведении документа автоматически формируются проводки по дебету тех счетов учета запасов, которые были выбраны в документе, указанном в поле Приходная накладная, и кредиту счета, выбранного в поле Счет табличной части документа: сумма за перевозку (без НДС) относится к валовым расходам; учитывается налоговый кредит по НДС (первое событие); проводки, увеличивающие первоначальную стоимость приобретенных запасов на сумму ТЗР (распределенных пропорционально стоимости).

Документы "Дополнительные расходы на приобретение" сохраняются в журнале "Приходные накладные", также его можно увидеть во всех основных журналах: "Журнале операций", "Полном журнале", "Журнале проводок".

6. Анализ операции приобретения

 Пример 4.4. Необходимо провести анализ операций приобретения запасов (тканей) за денежные средства.

• В меню Сервис выбрать пункт Дерево подчиненных документов. Таким образом, можно просмотреть, какие документы относятся к данной операции, заказом которой является договор.

На рисунке 4.5 отображены все сформированные нами документы. Дерево можно детализировать: по двойному щелчку в поле Журн. будет раскрыт журнал с указанным документом.

Рис. 4.5. Дерево подчиненных документов

Дерево подчиненных документов может быть полезным при анализе отношений с поставщиками и подрядчиками.

• Рассмотрим, как сформирована первоначальная стоимость приобретенных тканей. Для этого удобно использовать стандартный отчет "Анализ счета по субконто" (счет 201"Сырье и материалы"), (рис. 4.6.). Установим для субконто "ТМЦ" режим Отбирать и значение "Трикотаж белый". Дебетовое сальдо покажет себестоимость запасов данного вида. Для того, чтобы проверить, вошли ли в себестоимость дополнительные расходы, можно дважды щелкнуть мышью на сумме. Откроется отчет "Журнал проводок", относящихся к этой операции, в котором можно проверить, из каких сумм состоит первоначальная стоимость выбранных материалов.

Рис. 4.6. Сформированные отчеты о поступивших запасах