Теория: Разработка подчиненного отчета
Для вывода в отчет Кафедры списка преподавателей из таблицы ПРЕПОДАВАТЕЛЬ подготовим отдельный отчет, который будет включен в основную часть отчета в качестве подчиненного.
Упражнение 32. Создание автоотчета.
Для автоматического создания отчета в окне Новый отчет выберем Автоотчет: ленточный. В качестве источника данных этого отчета выберем таблицу ПРЕПОДАВАТЕЛЬ. Выбор ленточного отчета позволит получить многозаписевый макет для подчиненного отчета.
Завершается создание автоотчета выводом на экран отчета, в котором в качестве заголовка взято имя таблицы (рис. 21). В отчет включены все поля таблицы и в качестве заголовков столбцов взяты подписи этих полей, заданные в свойствах таблицы.
Рис. 21. Подчиненный отчет, созданный в режиме Автоотчет: ленточный
Упражнение 32. Доработка подчиненного отчета
Для того чтобы подчиненный отчет можно было включить в с новную часть отчета в нужном виде, доработаем его в режиме конструктора.
Верхний и нижний колонтитулы не отображаются при использовании отчета как подчиненного. Для отображения в поле отчете заголовков столбцов из подчиненного отчета перенесем названия столбцов из верхнего колонтитула в заголовок подчиненного отчета. Для этого расширим раздел заголовка отчета, выделим все подписи столбцов в верхнем колонтитуле и перетащим их в заголовок.
Для одновременного выделения всех записей удобно установить курсор на вертикальной линейке колонтитула и протащить его по всей высоте колонтитула, поскольку отчет будет использоваться только как подчиненный, можно удалить оба колонтитула, нажав кнопку Колонтитулы.
Удалим элемент поля ККАФ и его надпись Код кафедры, т. к. в подчиненном отчете значения этого поля будут повторяться во всех строках о преподавателях одной кафедры, а однократное отображение кода кафедры предусмотрено в основной части отчета.
Окончательно доработанный подчиненный отчет приведен на Рис 22. Сохраним подчиненный отчет под именем Преподаватели.
Рис. 22. Подчиненный отчет для включения в отчет Кафедры
Упражнение 33. Включение подчиненного отчета.
Воспользуемся самым простым способом включения подчиненного отчета в основной:
Разместим на экране окно базы данных рядом с окном отчета Кафедры в режиме конструктора.
Перейдем в окно базы данных. Выберем подчиненный отчет Преподаватели и перетащим его в область данных отчета Кафедры.
Удалим подпись подчиненного отчета, выделив ее и нажав <Del>.
Подчиненный отчет отмечен в отчете Кафедры рамкой с его названием Преподаватели. Для включения подчиненного отчета можно также воспользоваться кнопкой панели элементов Подчиненная форма/отчет.
При выключенной кнопке панели элементов в Мастер элементов создается элемент Свободный с надписью Внедренный. В свойствах этого элемента необходимо на закладке Данные в строке Объект-источник выбрать встраиваемый отчет Преподаватели.
Просмотрим содержимое отчета Кафедры (Рис. 24), нажав кнопку Представление отчета, и убедимся, что его вид соответствует макету на Рис. 19.
Для вывода записей отчета в определенном порядке задается критерий сортировки. Для этого в режиме конструктора и нажать кнопку в области выделения отчета (на пересечении линеек) и вызвать контекстно-зависимое меню.
В меню выбрать строку Сортировка и группировка и в открывшемся диалоговом окне выбрать поле сортировки. При необходимости сортировки и группировки записей подчиненного отчета необходимо выполнить такие же действия для подчиненного отчета.
Выведем отчет на печать, нажав кнопку Печать на панели предварительного просмотра.
Отчет Кафедры после внедрения подчиненного отчета показан на Рис. 23.
Рис. 23. Отчет о кафедрах с подчиненным отчетом Преподаватели
Заметим, что Access автоматически устанавливает связь между основным и подчиненным отчетом по полю ККАФ, т. к. она определена в схеме данных. При этом не имеет значения, включено ли поле связи в подчиненный отчет. Access работает со всеми полями таблицы, на базе которой построен отчет.
Рис. 24. Первая страница многотабличного отчета Кафедры в режиме просмотра