Теория: Создание и использование отчетов в базах данных .

Разработка многотабличных отчетов

Наряду с однотабличными отчетами Access позволяет создавать ее сложные отчеты, обеспечивающие вывод данных из нескольких взаимосвязанных таблиц базы данных. Для вывода взаимосвязанных данных в многотабличный отчет необходимые связи устанавливаются автоматически в соответствии со схемой данных.

Многотабличные отчеты могут содержать основную часть и включаемую часть, т. е. подчиненный отчет. Каждая из этих час­тей при этом строится на своей таблице.

Многотабличные отчеты могут также, имея поля из разных таб­лиц, не требовать при этом включения подчиненных отчетов.

Рассмотрим построение отчета для таблиц, находящихся в одно-многозначных отношениях. В этих отношениях одна таблица является главной, а другая подчиненной. Построение такого от­чета имеет свои особенности в зависимости от выбора главной или подчиненной таблицы в качестве основы отчета.

Упражнение 31. Многотабличный отчет с основной частью на базе главной таблицы

Рис. 19. Макет отчета о кафедрах

Рассмотрим технологию создания многотабличного отчета на примере таблиц КАФЕДРА и ПРЕПОДАВАТЕЛЬ. Пусть не­обходимо подготовить отчет, содержащий сведения о кафед­рах, включая списки преподавателей.

.

1. Макет отчета. Предположим, что макет для отчета со списками преподавателей по кафедрам должен иметь вид, представленный на рис. 19. В соответствии с проектом макета в отчет предполагается выво­дить данные по каждой кафедре, включая название, код и телефон, а также фамилию и фотографию заведующего. Эти данные содержатся в таблице КАФЕДРА.

2. В табличной части по каждой кафедре необходимо вывести список преподавателей. Такие данные могут быть получены из таблицы Преподаватель. Предложенный макет дает основание выбрать в качестве основной таблицы отчета таблицу КАФЕДРА, а таблицу ПРЕПОДАВАТЕЛЬ — в качестве источника данных для подчиненной формы со списком преподавателей.

Упражнение 31. Создание основной части отчета

1. В окне базы данных выберем закладку Отчеты и на­жмем кнопку Создать. В окне Новый отчет выберем таблицу КАФЕДРА, которая будет источником данных для основной части отчета. Выберем Конструктор для построения отчета в режиме конструктора.

2. В окне конструктора отчетов (рис. 20) добавим раздел Заголовок отчета с помощью кнопки Заголо­вок/Примечание отчета. Запишем в нем текст "КАФЕДРА", воспользовавшись кнопкой панели элементов Надпись.

3. В область данных перетащим поля таблицы КАФЕДРА - НКАФ, ККАФ, ТЕЛ, ЗАВ и ФОТО из списка, который откроем кнопкой Список полей. Разместим поля и подписи, а также отредактируем их в соответствии с макетом на рис. 19.

4. Включим в Заголовок отчета текущую дату, воспользовавшись командой ВставкаДата и время, а в Нижний колонтитул номер страницы.

5. Сохраним отчет под именем Кафедры.

Рис. 20. Заполнение основной части отчета о кафедрах в режиме

конструктора