Заполнение пустых таблиц базы данных – 4-й этап

Последний, 4-й этап – заполнение пустых таблиц БД фактическими данными - является самым трудоемким, поскольку реальные таблицы БД - очень большие.

Фактические данные можно вводить непосредственно в таблицу, либо создать специальную Форму, которая отображает на экране только одну запись. Форма не только облегчает ввод данных, но также делает более наглядным просмотр отдельных записей из таблицы БД.

Упражнение 21. Ввод данных непосредственно в таблицы

"Специальность", "Преподаватели" и "Группы"

1. В окне Вашей БД имеются значки 7-ми созданных Вами таблиц. Щелкните по значку таблицы "Группа" и затем по кнопке "Открыть" окна БД. Откроется пустая таблица "Группа".

2. Введите все записи в таблицу "Группа", взяв их из одноименной таблицы в Приложении 1 (в конце пособия). Внимание! Вносить произвольные изменения в данные нельзя, так как на основании именно этих данных будут выполняться последующие упражнения.

3. Закройте таблицу "Группа" щелчком "мыши" по кнопке "Закрыть" в строке заголовка окна таблицы.

4. Щелкните по значку таблицы "Преподаватель" и затем по кнопке "Открыть". Откроется пустая таблица "Преподаватель".

5. Введите все записи в таблицу "Преподаватель", взяв их из одноименной таблицы в Приложении 1 (в конце пособия).

6. Закройте таблицу "Преподаватель" щелчком "мыши" по кнопке "Закрыть" в строке заголовка окна таблицы.

7. Щелкните по значку таблицы "Кафедра" и затем по кнопке "Открыть". Откроется пустая таблица "Кафедра".

8. Введите все записи в таблицу "Кафедра", взяв их из одноименной таблицы в Приложении 1 (в конце пособия).

9. Закройте таблицу "Кафедра" щелчком "мыши" по кнопке "Закрыть" в строке заголовка окна таблицы.

Аналогичные действия произведите с таблицами: «Изучение», «Предмет», «Успеваемость». Таблица «Студент» была заполнена в 1 части пособия.

Использование базы данных путем создания запросов

Запрос— это средство Access для отбора данных из БД по некоторому, заданному Вами критерию. Результатом выполнения запроса является динамический, или временный набор данных, который формируется заново при каждом выполнении запроса. Динамический набор может отображаться в виде таблицы или формы.

Ранее сформированные запросы можно корректировать или использовать как основу для новых запросов.

Упражнение 22. Формирование запроса в режиме "Конструктор"

Формулировка запроса:

Пусть необходимо получить информацию об оценках, полученных студентом по всем предметам. Результат должен содержать фамилию студента, наименование сданных предметов и оценки.

1. В окне БД выберите объект "Запрос"и щелкните мышью по кнопке "Создать". Появится диалоговое окно "Новый запрос".

2. В окне "Новый запрос"выделен фоном режим "Конструктор", он нам и нужен. Щелкните "мышью" по кнопке "ОК". Откроется окно "Запрос1: запрос на выборку"и одновременно диалоговое окно "Добавление таблицы".

3. Добавьте в окно "Запрос1: запрос на выборку" таблицы "Студент", "Успеваемость" и "Предмет", которые содержат нужные данные. Для этого по очереди выберите их "мышью" в окне "Добавление таблицы"и щелкните по кнопке "Добавить". Закройте окно "Добавление таблицы"кнопкой "Закрыть".

4. Отрегулируйте положение и размеры отображения таблиц в верхней части окна "Запрос1: запрос на выборку"так, чтобы были видны названия всех полей. В нижней части окна Вы будете формировать запрос (Рис. 4).

5. Выберите поле "ФИО"из таблицы "Студент" в строку "Поле" первого столбца запроса.

6. В первом столбце в строке "Условие отбора": введите “Боярская Н.П.”Like“ Макова.”

7. Выберите поле “НП” из таблицы "Предмет" в строку "Поле" второго столбца запроса.

8. Выберите поле “Оценка” из таблицы "Успеваемость" в строку "Поле" третьего столбца запроса. Запрос готов.

9. Выполните запрос командой "Запрос - Выполнить"или щелкните мышью по кнопке "Выполнить" панели инструментовAccess— появится таблица динамического набора (результат выполнения запроса).

10. Сохраните запрос командой "Сохранить"меню "Файл" (или щелкните мышью по кнопке "Сохранить"). В ответ на требование ввести имя запроса введите “Оценки студента”.

11. Закройте окно запроса. В окне БД в списке запросов появится значок нового запроса с указанным Вами именем.

Рис. 4.Запрос на получение информации о сдаче экзаменов студентками Боярской Н.П. и Маковой.

Рис. 5. Результат выполнения запроса об оценках заданных студентов.

Таким образом, таблица с результатом запроса будет содержать по одной

записи о каждом предмете, сданном студентом (Рис.5) .

Ана­логично формируются записи для второго заданного в запросе студента — Маковой.