Министерство образования и науки российской федерации

Российский государственный университет инновационных технологий и предпринимательства

А.И. Волков

Е.С. Исакова

Microsoft Office .

Система управления базами данных ACCESS

Практикум по освоению методов и приемов работы

Кафедра прикладной информатики

Москва

2005

УДК 681.3

Волков А.И., Исакова Е.С.

MicrosoftOffice. Система управления базами данныхACCESS. Практикум по освоению методов и приемов работы. – М.: РГУИТП, 2005. – 52 с.

Рассматриваются общие сведения о системе управления базами данных Access, основные приемы и методы разработки и ведения баз данных. Описывается методика выполнения различных операций над базами данных на примере. При этом за основу взяты версииMicrosoftAccess2000/2002, а также обращается внимание на аспекты, связанные с различием этих версий СУБД. Данное пособие носит практический характер и позволяет реализовать индивидуальный принцип обучения. Целью является привитие практических навыков разработки и ведения баз данных.

Для студентов вузов, обучающихся по специальности 351400 "Прикладная информатика (в экономике)", 220100 "Электронные вычислительные машины, комплексы, системы и сети", а также студентов и слушателей других специальностей, начинающих осваивать персональный компьютер и изучающих операционную систему Windowsи пакетMicrosoftOffice.

© Волков А.И., Исакова Е.С., 2005

Основы базы данных и Системы Управления Базами Данных (субд)

БазыДанных (БД) предназначены для хранения на компьютере и эффективного использования больших объемов самой разнообразной информации:

• о книгах, журналах и газетах в библиотеках,

• о товарах в магазинах и продукции на заводах,

• об экспонатах в музеях и разнообразных коллекциях,

• обо всех сотрудниках фирм, предприятий и учреждений,

• о всех рейсах самолетов в аэропортах, о стоимости билетов и наличии мест,

• о расписании всех поездов с вокзалов, о стоимости билетов и наличии мест,

• о всех зарегистрированных в ГИБДД (ГАИ) автомобилях, включая угнанные,

• о всех путевках, в том числе "горящих", в турбюро и турагентствах,

• о погоде в любой точке Земного шара теперь и много лет назад и т.д.

Для работы с Базами Данных используются прикладные программы, называемые СУБД – Системы Управления Базами Данных. Самой популярной СУБД является программа ACCESSфирмыMicrosoft.

Все субд, в том числе и субд access позволяют:

1. Быстро создавать Базы Данных, дополнять и изменять их.

2. Быстро находить определенные, нужные Вам данные в БД.

3. Сортировать данные в БД по разным признакам (например, по алфавиту).

4. Извлекать на экран подмножества данных по Вашим запросам, т.е. удовлетворяющих заданному критерию.

5. Выполнять статистические вычисления над данными БД для анализа и принятия решения.

6. Распечатывать данные, выбранные для определенных целей, т.е. готовить справки, отчеты и т.д.

База Данных в простейшем случае представляет собой электронную таблицу, внешне похожую на электронную таблицу Excel. Пример такой таблицы БД под названием "Студент" Вы видите на следующей странице.

Как и таблицы Excel, таблицы БД состоят их столбцов и строк. При этом столбцы в БД называются "ПОЛЯМИ" и они имеют конкретные имена

(имена "ПОЛЕЙ"), а не буквы латинского алфавита в качестве имени как в таблицах Excel. Таких столбцов, т.е. полей в таблицах БД может быть до 255 (как и вExcel).

Каждая строка в таблицах БД называется "ЗАПИСЬЮ" и имеет свой порядковый номер, такой же, как и строка в электронной таблице Excel. Количество строк, т.е. записей в таблицах БД практически не ограничено.

Все "ЗАПИСИ" (строки) в таблице БД содержат в каждой ячейке обязательно однотипную информацию, соответствующую имени "ПОЛЯ". В этом и состоит основное отличие таблицы БД от электронной таблицы Excel. Например, в столбце с именем поля "ФИО"(смотри таблицу БД " Студент" на следующей странице) во всех записях (т.е. во всех строках), Вы увидите конкретные фамилии людей;

в столбце с именем поля "ГОДР" во всех записях (т.е. во всех строках) Вы увидите конкретные года рождения студентов;

в столбце с именем поля "НГ" во всех записях (т.е. во всех строках) Вы увидите конкретные номера групп студентов.

База Данных может включать не одну, а несколько связанных таблиц. Кроме Таблиц– основного объекта Базы Данных - БД может содержать и другие объекты, а именно:

Форму(одну или несколько). Форма – это способ отображения на экране данных из таблиц БД удобный для ввода данных и для их просмотра.

Запрос(один или несколько). Запрос – это способ выбора ивывода на экранданных из таблиц БД по заданным Вами критериям.

Отчет(один или несколько). Отчет – это способ выбора ивывода на печатьданных из таблиц БД в том виде, в котором они требуются пользователю, т.е. Вам.

Макрос(один или несколько). Макрос – это набор макрокоманд, выполняющих определенные операции с БД, например, печать отчетов.

Модуль(один или несколько). Модуль – это программа на языке программированияAccessBasic, используемая в БД для выполнения нетривиальных задач.

Все перечисленные объекты, если они были созданы, входят в состав файла Базы Данных, имеющего расширение .mdb.

Вы будете изучать Access2000 - последнюю версию программы, но она мало отличается от версииAccess97, поэтому в настоящее время используются обе версии.

Эта практическая работа позволит Вам освоить все основные операции создания, изменения и использования Баз Данных независимо от той версии Access, которую Вы используете.

ТАБЛИЦА БАЗЫ ДАННЫХ: «Студент»

Группа	Номер студента в группе	ФИО	Год рождения	Проходной балл
101	01	Аристов Р.П.	1988	4,22
101	02	Бондаренко С.А.	1988	4,50
101	03	Борисова Е.И.	1989	4,25
101	04	Макова Н.В.	1987	4,75
102	01	Боярская Н.П.	1987	4,50
102	03	Федоров Д.К.	1987	4,45
102	03	Сидоров И.Р.	1988	4,75
103	01	Андреев Г.М.	1989	4,25
103	02	Петров О.К.	1989	4,50
104	01	Иванов К.К.	1987	4,30