Создание итогового запроса

Итоговые запросы позволяют группировать записи по одному или нескольким признакам и вычислять для группы записей сумму полей, среднее арифметическое, минимальное и максимальное значение, количество записей в группе.

Задание 5. (Запрос «Итоги»). Вычислить итоговую сумму за все товары по заказу с номером, вводимым с клавиатуры. Результат должен содержать номер и дату заказа, название фирмы, итоговую сумму по заказу.

В данном случае необходимо отобрать все записи, относящиеся к определенному заказу, сгруппировать записи по полю Код (номер заказа) и найти сумму значений вычисляемого поля Сумма для отобранных записей.

1. Создать новый запрос с помощью конструктора. В схему данных добавить запрос «Заказ любой» и таблицыЗАКАЗиЗАКАЗЧИК. Если связи между ними автоматически не установились, то установить связь между таблицей ЗАКАЗЧИК и ЗАКАЗ по полю Код фирмы, а между ЗАКАЗ и «Заказ любой» - по Код.

2. Заполнить бланк запроса. В строку Поле включить имена полей, используемых в запросе:

• из запроса «Заказ любой» – Код;

• из таблицы ЗАКАЗ – Дата;

• из таблицы ЗАКАЗЧИК – Фирма;

• из запроса «Заказ любой» – Сумма.

3. Нажать на панели инструментов кнопку Группировка. Установить курсор мыши на строкуГруппировкав столбцеСуммаи в разворачивающемся списке выбрать словоSum. (рис.26). Закрыть окно конструктора запроса, сохранив запрос с именем «Итоги». Просмотреть результаты работы запроса (рис.27).

Рис. 26. Итоговый запрос

Рис. 27. Результат выполнения запроса «Итоги» при введенном параметре 4.

Аналогично создайте запрос, определяющий количество наименований товаров в заказе. Только вместо оператора Sumиспользуйте операторCount.

14.2.9. Создание и конструирование отчета

Отчет создают для вывода оформленного документа на печать. Наиболее удобно создавать отчеты с помощью Мастера, а затем модифицировать в режиме Конструктора.

Задание 6. (Отчет по заказу). Создать отчет, содержащий итоговую сумму, дату, название фирмы по любому из заказов по выбору пользователя.

Источником данных для такого отчета может служить уже созданный запрос «Заказ любой».

1. Выберите вкладку Отчетыокна базы данных. Нажмите кнопкуСоздать.

2. В окне Новый отчетвыберите режимМастер отчетов. В нижней части окна нажмите на кнопку раскрытия списка. Выделите запросИтоги. Нажмите кнопкуОК.

В списке Доступные поляв окнеСоздание отчетовнажмите кнопкудля выбора всех полей.Нажмите Далее, Далее, Готово. Мастер создаст отчет и сразу же откроет его, спросив у пользователя номер заказа. Введите номер заказа и ОК.

Рис. 28. Результат просмотра отчета «Итоги» для заказа 4.

Задание 7. (Отчет итоговый). Создать отчет, в котором были бы перечислены все заказы с их датами, товарами, количеством, суммами за каждый товар и итоговыми суммами по заказу.

1. Скопировать запрос «Заказ любой» и назвать новый запрос «Расчет сумм».

2. Открыть запрос «Расчет сумм» Конструктором.

3. Удалить у поля Код условие отбора записей. Закрыть окно конструктора, подтвердив сохранение изменений.

4. Перейти на вкладку Отчеты. Создать. Мастер отчетов. ОК.

5. Выберите в качестве источника записей запрос Расчет сумм. Выберите поля Код, Товар, Количество, Сумма, для чего установите курсор на поле и нажмите кнопку .

6. Выберите в качестве источника записей таблицу ЗАКАЗ. Выберите поле Дата. Нажмите Далее.

7. Добавьте уровни группировка по Коду. Далее.

Рис. 29. Уровень группировки по Коду.

8. Щелкнуть по кнопке Итоги в окне создания отчетов. Заказать вычисление Sum у поля Сумма. Показывать данные и итоги. ОК. Далее.

Рис. 30. Нахождение суммы сумм за каждый товар.

9. Установить параметры макета по своему усмотрению, Далее. Выберите стиль, Далее. Дайте отчету имя Отчет итоговый. Готово.

Рис. 31. Отчет.

Построенный отчет имеет несколько недостатков. Дата заказа повторяется для каждого товара в заказе, хотя достаточно указать ее один раз. Сообщение о количестве записей в отчете ненужно. Вместо Sum необходимо иметь фразу «Итого по заказу».

10. Перейти в режим конструктора Вид / Конструктор. Поле Дата из раздела Область данных перенести в область Заголовок группы ‘Код’. Поле =”Итоги для ”&… &”)” удалить. В поле Sum в Примечании группы ‘Код’ исправить Sum на Итого по заказу. Для поля Код в Заголовке группы ‘Код’ установить размер шрифта 12, жирный, выравнивание по левому краю. Закрыть окно, сохранив изменения.

Рис. 32. Отчет в режиме конструктора.

11. Просмотреть результат работы отчета после внесенных изменений.