1.2.Характеристика отдела снабжения и процесса товарно-материального снабжения

Товарно-материальное снабжение является основой коммерческой деятельности в торговле. С неё, по существу, начинается коммерческая работа.

Правильно организованные оптовые закупки дают возможность сформировать необходимый торговый ассортимент товаров для снабжения населения или розничной торговой сети, осуществлять воздействие на производителей товаров в соответствии с требованиями покупательского спроса, обеспечивают эффективную работу торгового предприятия.

Целью закупочной работы является удовлетворение потребностей торговой организации в товарах с максимально возможной экономической эффективностью. Эта цель может быть достигнута при соблюдении следующих условий:

1) выдерживание обоснованных сроков закупки товаров;

2) обеспечение точного соответствия между количеством поставок и потребностями в них.

В компании ООО «СоюзСтрой» процесс товарно-материального снабжения обеспечивает отдел снабжения. Структура отдела представлена на Рисунке 1.1.

В отделе снабжения работают два менеджера. Основной задачей отдела является обеспечение с последующим поддержанием оптимального уровня запасов ресурсов, что будет способствовать минимизации издержек, связанных с их закупкой

Отдел снабжения выполняет следующие функции:

- определение потребности в материальных ресурсах путем анализа информации, поступающей от других отделов и подразделений компании;

- расчет средств, необходимых для приобретения материальных ресурсов; - поиск, анализ данных и выбор поставщиков. Это важная функция отдела закупок включает тщательное исследование рынка поставщиков по интересующей продукции, поиск наиболее квалифицированных поставщиков, предоставление необходимых услуг до и после продажи. В результате анализа выбираются наиболее приемлемые поставщики;

- определение условий поставки и оплаты: переговоры с поставщиками, на которых обсуждаются условия доставки, формы оплаты, возможность получения отсрочек платежа;   - заключение договоров и контроль исполнения. Данная функция отдела закупок выполняется при тесном сотрудничестве с юридическим отделом, так как важно в договоре соблюсти все интересы компании; - получение материальных ресурсов: обработка входящих потоков материальных ресурсов, идентификация продукции, уточнение количества, подготовка отчетов и перемещение сырья к месту его использования и хранения;

- проверка поступающей продукции и подтверждение качества (проверка и подтверждение того, что поступающее сырье, материалы и услуги отвечают требованиям, т.е. соответствуют договору и сертификации).

Для детального изучения и дальнейшего анализа процесса товарно-материального снабжения был использован метод моделирования бизнес-процессов.

Моделирование бизнес-процессов - это метод, позволяющий дать оценку текущей деятельности предприятия по отношению к требованиям, предъявляемым к его функционированию, управлению, эффективности, конечным результатам деятельности и степени удовлетворенности клиента; позволяет провести всесторонний анализ, взглянуть со всех точек зрения, увидеть то, что, возможно, не видят все работники предприятия, в том числе и руководство. Процесс моделирования осуществляется при помощи различных CASE-средств, которые в свою очередь используют различные методологии моделирования.

Можно выделить следующие основные методологии:

-IDEF0 - методология функционального моделирования. Применяется для описания рабочих процессов (Work Flow);

-DFD - методология моделирования потоков данных. Применяется для описания обмена данными между рабочими процессами;

-IDEF3 - методология моделирования потоков работ. Является более детальной по отношению к IDEF0 и DFD. Позволяет рассмотреть конкретный процесс с учетом последовательности выполняемых операций;

IDEF1X - методология описания данных. Применяется для построения баз данных;

IDEF4 - объектно-ориентированная методология. Отражает взаимодействие объектов. Удобна для создания программных продуктов на объектно-ориентированных языках (например С++);

ARIS - описывает бизнес-процесс в виде потока последовательно выполняемых работ. Ее использует программное средство ARIS Toolset;

UML - (Unified Modeling Language) язык визуального моделирования, основанный на объектно-ориентированном подходе. UML включает в себя двенадцать типов диаграмм, которые позволяют описать статическую структуру системы и ее динамическое поведение.

Для описание процесса снабжения в ООО «СоюзСтрой» была использована с помощью методология IDEF0. На Рисунке 1.3. представлена контекстная диаграмма процесса снабжения.

Рисунок 1.3. - Контектная диаграмма процесса товарно-материального снабжения

Входными данными процесса товарно-материального снабжения являются: - данные по запасам: информация о текущих запасах товара на складе компании;

- прайс-листы: информация о ценах а товар у поставщиков; - информация о поставщиках – справочники, базы данных и прочие источники информации по поставщикам;

- динамика продаж за прошлые периоды: информация о спросе на товар за прошлые годы;

- заявки подразделений: поданные заявки на снабжение из магазинов компании. Выходная информация:

- договора на поставку;

- финансовые документы: финансовая документация по заключенным контрактам (авансовые счета, счета к оплате);

- закупленная продукция: поступление товаров, прошедших входной контроль, на склад;

- отчет о закупках: отчет, предоставляемый руководителю о совершенных закупках. Управление:

- внутренний регламент работ: устанавливается руководителем организации;

- нормативные документы: федеральные и региональные законы;

- допустимые условия закупок: принимаются вместе с руководителем компании;

-стандарты качества: установлены как на уровне государства, так и самой компанией .

Исполнителем является менеджер по снабжению.

На Рисунке 1.4. представлена декомпозиция процесса товарно-материального снабжения

Рисунок 1.4. –Диаграмма декомпозиции процесса товарно-материального снабжения

Процесс снабжения включает в себя 4 основных этапа: планирование закупок, подбор поставщиков, заключение договоров, доставка товаров. Этап планирования закупок является самым важным. Здесь главная задача менеджера правильно определить, что и в каких количествах необходимо закупить. Совершенные на этом этапе ошибки повлекут за собой большие затраты для предприятия: если товара будет закуплено больше необходимого, его не удастся реализовать. А недостаточное количество товаров сделает невозможным удовлетворение спроса клиентов, в результате чего компания не получит максимальную прибыль. Для правильного планирования менеджер анализирует данные по запасам товаров на складе, учитывая заявки подразделений и динамику продаж и составляет план закупок.

Не менее важен для процесса товарно-материального снабжения этап подбора поставщиков. На этом этапе менеджер должен проанализировать имеющих на рынке поставщиков и выбрать наиболее выгодные варианты. При выборе поставщиков, менеджер руководствуется нормативными документами, допустимыми условиями закупок и требованиям к качеству закупаемого товара

Определив список будущих поставщиков, менеджер приступает к этапу заключения договоров на поставку. В договоре указываются объем товара, сроки поставок, цену, варианты оплаты и прочие условия. После заключения договора поставщик выставляет счет, который передается в бухгалтерию компании. Далее все финансовые документы ведутся непосредственно бухгалтером.

Руководствуясь заключенным договором, менеджер контролирует процесс закупки до этапа доставки товара на склад компании. Как только товар на складке принял кладовщик, контракт считается выполненным и менеджер предоставляет отчет о совершенных закупках руководству компании.

Анализ процесса товарно-материального снабжения показал, что в настоящее время менеджер отела снабжения работает с бумажной картотекой, практически без применения компьютера, в результате чего возник ряд проблем:

-периодически теряется информация по совершенным операциям;

-требуется много времени для обработки заявок;

-затруднена разработка отчета, так как требуется обобщение большого количества информации, которая хранится в разрозненных источниках;

-планирование закупок основывается, как правило, на опыте менеджера, без учета сезонности спроса, в результате чего возникла проблема переизбытка одних видов товара на складе, и нехватки других.

Для решения вышеперечисленных проблем требуется разработка информационной системы.

1.3.Постановка задачи

Изучив деятельность организации и детально проанализировав процесс товарно-материального снабжения, было принято решение разработать информационную систему – Автоматизированное рабочее место менеджера. Разрабатываемая программа должна решать 4 основные задачи:

1.Планирование закупок: в единой базе данных должна хранится информация по товарам, заявки от подразделений, текущие запасы товаров. Должна существовать возможность выборки товара по определенным параметрам. В результате должен получится документ со списком товаров к закупке и объемами закупок

2.Подбор поставщиков: в базе должна хранится информация о поставщиках текущих, бывших, потенциальных, о товаре, поставляемом тем или иным поставщиком. Должна существовать возможность выборки поставщиков по определенным параметрам. Определив список поставщиков, пользователь должен иметь возможность сформировать заявку на поставку и отправить ее.

3.Заключение договоров: после подтверждения поставщиком возможности поставки товара, заключаются договора, в которых оговариваются сроки, условия поставки и прочая необходимая информация.

4.Доставка товаров: заключенные договора должны хранится в единой базе, для того, чтобы менеджер мог контролировать доставку товара. Товар должен быть доставлен в установленные сроки. В случае нарушения поставщиком условий договора, этот факт должен фиксироваться в базе поставщиков.

В результате выполнения всех 4 задач, должен автоматически формироваться отчет о совершенных закупках.

1.4. Анализ существующих программных средство по автоматизации процесса снабжения

В настоящий момент для автоматизации процесса снабжения используются как широко известные программные продукты «1С: Управление  производственным предприятием», «Парус», «Галактика», « Флагмен», так и несколько малоизвестных, но более узконаправленных продукта, «DeliverWIZARD» и «Мастер Снабжения».

«1C:Управление  производственным предприятием 8 » является комплексным прикладным решением, охватывающим основные контуры управления и учета на производственном предприятии. Решение позволяет организовать комплексную информационную систему, соответствующую корпоративным, российским и международным стандартам и обеспечивающую финансово-хозяйственную деятельность предприятия. 

Для ускорения  процесса подготовки плана закупок используется специальный инструмент — "Помощник планирования". 

В числе возможностей, которые предоставляет конфигурация:

• оперативное планирование закупок на основании планов продаж, неисполненных заказов покупателей и внутренних заказов;

• оформление заказов поставщикам и контроль их исполнения;

• регистрация и анализ выполнения дополнительных условий по договорам с фиксированными номенклатурными позициями, объемами и сроками поставок;

• поддержка различных схем приема товаров от поставщиков;

• оформление неотфактурованных поставок;

• анализ потребностей в товарах;

• сквозной анализ и установка взаимосвязей между заказами клиентов и заказами поставщикам;

• планирование закупок с учетом прогнозируемого уровня складских запасов и зарезервированных товаров на складах;

• подбор оптимальных поставщиков товара по их надежности, истории поставок, критериям срочности исполнения заказов, предлагаемым условиям доставки, территориальному или прочим произвольным признакам; автоматическое формирование заказов для подобранных поставщиков.

В системе Парус для планирования закупок используется модуль "Управление закупками, складом  и реализацией"

Модуль предназначен для оперативного управления закупками, хранением и реализацией товаров, работ и услуг.

Модуль обеспечивает:

• учет и контроль исполнения договоров с потребителями и поставщиками;

• формирование Книг Покупок/Продаж;

• формирование заказов на производство товаров и контроль их исполнения;

• возможность планового резервирования мест хранения для размещения товара до оприходования товара на склад;

• возможность учета максимально уровня консолидации заказов при формировании частного плана закупок в разделе "План закупок";

• возможность выбора места хранения для распределения товара, распределения товара по местам хранения, отмена распределения товара по местам хранения в разделе "Расходные накладные на отпуск в подразделения";

• оперативное планирование отгрузок товаров и поступления платежей от покупателей;

• оперативное планирование поступлений товаров и выплат денежных средств поставщикам, учет взаимозачетов и прочих суррогатных видов платежей;

• формирование товарного календаря, анализ товарооборота и формирование на его основе новых заказов поставщикам и на производство;

• формирование отчетов о деятельности, связанной с закупками и реализацией – сводных или детализированных по товарам, группам товаров, поставщикам, лицевым счетам и т.д.

• формирование отчетов о товарных запасах с детализацией по товарам, группам товаров, партиям, складам и т.д.;

• автоматическое распределение товаров и списание их с мест хранения на складах;

• оперативный учет товарных запасов на складах в разрезе партий и мест хранения, ведение карточек складского учета;

• оперативный контроль состояния товарных запасов на основании системы гибких настраиваемых критериев и автоматическое оповещение пользователя об отклонении величины товарных запасов от контролируемых значений (гарантийного, порогового и максимального уровней);

• учет цен реализации товаров и услуг с детализацией по модификациям, упаковкам и партиям, видам отгрузки, видам оплат и складам, с которых отгружаются товары;

• автоматизированный контроль цен реализации при отработке расходных накладных (возможность запрета отгрузки при цене реализации ниже заданной поставщиком);

• автоматизированный контроль с помощью правил запрещения или разрешения на выполнения операций в Системе для контрагентов или с товарными запасами.

• распределение товарных запасов по складам в количественном, и в стоимостном выражении.  

Система «Галактика BI Запасы» предназначена для мониторинга, контроля и анализа динамики и структуры запасов. Система относится к классу решений для интеллектуальной поддержки управления бизнесом.

Контроль и  анализ структуры и свойств запасов  на складах, в строительстве, производстве, консигнации – важнейшая задача управления деятельностью компанией. Успешность сбытовых и производственных бизнес-проектов во многом зависит от грамотного и эффективного управления запасами, своевременного их пополнения и поддержания необходимого уровня. Система Галактика BI Запасы помогает оперативно контролировать состояние запасов, проводить анализ тенденций и временной динамики, классифицировать группы. Контроль и анализ сроков годности, оборачиваемости, уровня неликвидов и сверхнормативов позволяет избежать финансовых потерь и «замораживания» оборотных средств, тем самым повысим эффективность работы компании.

Система Галактика BI Запасы адресована руководителям  и специалистам предприятий. На предприятии  с системой взаимодействуют:

• Руководители предприятий — получают возможность оперативно контролировать состояние ключевых показателей запасов, эффективность работы сбытовых подразделений и отдельных менеджеров.

• Руководители и ведущие менеджеры сбытовых и производственных подразделений — в полном объеме получают информацию о запасах и показателях их эффективности.

• Менеджеры по работе с запасами — приобретают возможность контролировать состояние запасов, анализировать и вовремя реагировать на изменения спроса. Могут исследовать состояние запасов, сегментировать запасы, выявлять тенденции и отклонения, вырабатывать правила работы с запасами.

• Специалисты ИТ-подразделений — получают неограниченные возможности для исследования тенденций данных (постоения DataMIning моделей), разработки новых карт показателей и отчетов по запросам руководителей предприятия и ведущих специалистов сбытовых подразделений, а также могут использовать передовые технологии и инструменты, способные удовлетворить самые изысканные потребности пользователя. 

КИС "Флагман". Подсистема "Снабжение  и закупки". Подсистема "Снабжение  и закупки" предназначена для  автоматизации процессов управления материально-техническим снабжением предприятия. Выделяются следующие основные задачи: планирование и учет выполнения снабженческо-закупочных операций, учет остатков и движения материальных ценностей.

В рамках подсистемы осуществляется обработка поступающих заказов-заявок от подразделений на закупку материалов с учетом наличия на складах, производится выбор поставщика материалов, поддерживается ведение договоров с поставщиками, производится распределение и резервирование поступающих материалов по заказам-заявкам от подразделений. Реализуются различные цепочки бизнес-логики по закупкам материалов и комплектующих под производственную программу и на внутреннее потребление. Отслеживается оплата и сроки поставок по договорам. Составляются и отслеживаются графики поступления товарно-материальных ценностей, графики оплаты договоров и контрактов. Поддерживается ведение цен поставщиков и других характеристик, позволяющих проводить выбор поставщика, осуществляется анализ издержек на закупку.

Осуществляется  выполнение следующих функций:

• расчет потребности предприятия в материальных ценностях (по заявкам подразделений);

• контроль наличия и страховых запасов материальных ценностей на складах;

• формирование планов закупок материальных ценностей;

• возможность определения взаимозаменяемых материалов (прототипов);

• выбор поставщиков на основе анализа по заданным параметрам (надежность поставок, цена и качество продукции, сроки выполнения заказа);

• регистрация и учет оплаты счетов (входящих);

• контроль поставок материальных ценностей;

• контроль ведения взаиморасчетов с поставщиками;

• контроль движения материалов по различным этапам бизнес - логики (заявлено подразделениями, заказано у поставщиков, принятые поставщиками заказы, оплаченные заказы, заказы в пути, поступившие на склад, зарезервированные за подразделениями и т.п.);

• установка лимитов отпуска материальных ценностей в подразделения и контроль отпуска по лимитам.

Достоинствами программного модуля являются:

• возможность настройки на условия предприятия любого типа, произвольные цепочки бизнес – логики;

• возможность количественного учета в произвольном количестве соизмеримых и двух несоизмеримых единицах измерения;

• работа в едином нормативно-справочном и документарном пространстве с другими программными модулями (планирование производственных ресурсов, бухгалтерский учет);

• возможность быстрого создания простейших экранных форм, связанных с плановой, планово-учетной и учетной информацией.

Стоимость вышеперечисленных систем составляет порядка 10000 рублей, без учета стоимость ежегодных обновлений.

DeliverWIZARD — автоматизация работы отдела снабжения и поиск поставщиков

DeliverWIZARD позволяет:

• создавать и использовать единую сетевую базу данных компании, пополняя ее собственной информацией по поставщикам, материалам, машинам/механизмам, инструментам и услугам;

• моментально формировать список ресурсов для закупки, путем экспорта списка ресурсов из сметы с помощью технологии SWAAPExchange;

• быстро найти нужный строительный материал за счет автоматической выборки поставщиков конкретного ресурса, выбранного из списка ресурсов сметы;

• автоматически рассчитывать стоимость материала с учетом перевозки, погрузки, разгрузки и заготовительно-складских расходов;

• осуществлять поиск поставщиков по наименованию компании, адресу, телефону, роду деятельности и видам распространяемой продукции: материалы, машины/механизмы, инструменты и услуги;

• проставлять оценку работы поставщика;

• вести историю закупок в виде журнала платежей с оформлением документов: договор, счет, счет-фактура;

• автоматизировать списание закупленных товаров, находящихся на складе предприятия;

• формировать отчётную информацию журнала платежей по видам документов, заданному периоду и фирмам;

• формировать отчётную информацию по движению ресурса на складе: приход, списание, остатки по номенклатуре и поставщику за период;

• настраивать любую отчётную форму, с последующей печатью и, в случае необходимости, экспортом в MS Office;

• настраивать рабочие окна для работы с поставщиками, номенклатурой, журналом платежей, складом и сметными документами;

• обращаться к ежемесячно обновляемой электронной информационной базе, содержащей информацию о новинках в сфере ресурсов и способах их применении.

Программа представлена в трех основных конфигурациях. Сравнение конфигураций представлено в таблице 1.1.

Конфигурация Модуль	«Премиум»	«Стандарт»	«Базовая»
База поставщиков	+		+
Модуль обмена данными	+		+
База поставщиков	+	+
Стоимость	20500	15000	9500

Таблица 1.1.-Сравнение конфигурации

Программный комплекс «Мастер Снабжения» развивает и объединяет в единую систему функциональные возможности существующих на сегодняшний день разрозненных инструментов планирования закупок, получения информации о рынке закупаемых товаров и внутренних потребностях предприятия, контроля выполнения условий поставок (учетные программы 1С и т.п.), анализа рынка (тематические сайты), проведения торгов на закупку (электронные торговые площадки) и представляет предприятиям готовую технологию работы отдела снабжения.

Программа «Мастер снабжения» предполагает объединить следующие достоинства существующих на рынке программных продуктов: 

• единое информационное пространство, обеспечивающее полноту управления процессом снабжения;

• электронный сбор, согласование и утверждение заявок; ведение баз данных по товарам, поставщикам, транспортным компаниям;

• управление закупками, контроль оплат и поставок; различные алгоритмы выбора поставщика;

• интеграция с 1С 7.7 и 1С 8, а также другими программами учета запасов;

• прозрачность выполнения работ на всех этапах.

Цена системы -30 тыс. руб.

Исходя из вышеизложенного, можно сделать выводы о том, что существующие программные продукты, либо недоступны для использования, либо малофункциональны, либо затраты на их приобретение могут позволить себе только крупные организации общероссийкого и мирового уровня. Данная же организация представлена только на рынке г. Смоленск занимает в нем небольшой сегмент. Соответственно, наиболее рациональным решением является создание новой программы собственными силами, которая будет адаптирована непосредственно под данную фирму, а значит будет отвечать все поставленным требованиям.