3.2. Організація обліку на складі

Для забезпечення збереження продукції та матеріалів підприємства організовують складське господарство. Зберігаються матеріальні цінності у складах, коморах, сховищах. Деякі види запасів (сіно, солома, лісоматеріали, залізобетонні конструкції) розміщуються під відкритим небом або під навісами.

У залежності від призначення склади поділяють на загальні, спеціалізовані й експедиторські. Крім того, є центральні склади і комори бригад, ферм, відділень та інших структурних підрозділів.

На загальних складах зноходяться товарно – матеріальні цінності, що не потребують особливих умов зберігання. Спеціалізовані складські приміщення пристосовані для зберігання специфічних матеріалів і вимагають певного обладнання. Це склади запасних частин, нафтопродуктів, зерносховищ, овочесховища тощо. Експедиторські склади мають господарства, розташовані далеко від залізничних станцій або водних шляхів сполучення, а також ті, що знаходяться на території станцій або пристані.

Усі складські приміщення повинні бути обладнанні протипожежними засобами, мати добре налагоджене головне вагонне господарство, необхідний інвентар. Продукція і матеріали розміщуються на стелажах, полицях, у засіках, шафах, ємкостях та ін. За окремими групами і розмірами, аби забезпечити приймання, відпуск та перевірку кількості.

На кожний вид матеріальних цінностей виписують «Матеріальний ярлик» (ф. М – 16) із зазначенням найменування ТМЦ, номенклатурою чи прейскурантного номера, одиниці вимірювання, норми запасу, ціни, який прикріплюють до місця зберігання.

Кількісний облік продукції й матеріалів на складах здійснює матеріально відповідальна особа (завідуючий складом, коміреник та ін.) в «Картках складського обліку матеріалів» (ф. М – 12) або «Книзі складського обліку» (ф. № 40, додаток ), які відкриваються на кожний номенклатурний номер ТМЦ (окрема картка чи сторінка в книзі). У цих документах при їх відкритті відображують наявність продукції й матеріалів на початок звітнього року. Записи в картки (книги) складського обліку проводять щодня окремо по кожному документу. Після кожного запису виводять залишок на кінець дня.

Щомісяця на підставі первинних документів і даних карток (книг) завідуючий складом складає «Звіт про рух матеріальних цінностей» (ф. № 121), матеріальний звіт (ф. М – 19), а по нафтопродуктах – «Звіт про рух пального та мастильних матеріалів» (ф. № 120) у двох примірниках і подає в бухгалтерію разом із документами, що підтверджують надходження та вибуття матеріалів. До звітів включають лише ті види продукції й матеріалів, по яких був рух у звітньому періоді. У звіті записують залишок цінностей за видами на початок місяця, надходження, витрачання за каналами використання, залишок на кінець місяця (у кількісному і грошовому виразі). Проте матеріально відповідальні особи можуть не проставляти сумарні показники. Після перевірки звітів в бухгалтерії бухгалтери визначають суми обігу і залишки цінностей у грошовому вираженні.

У зв′язку зі значною кількістю назв запасних частин і ремонтних матеріалів до тракторів, автомобілів, комбайнів та інших сільськогосподарських машин за наявності твердих договірних цін з метою зменшення трудомісткості обробки матеріально відповідальні особи подають звіти про рух запасних частин і ремонтних матеріалів лише в сумарному вираженні. Оцінку одержаних і використаних матеріалів здійснює завідуючий складом безпосередньо у відповідних документах. У звітах запасні частини групують за такими аналітичними рахунками: «Запасні частини до тракторів», «Запасні частини до автомобілів», «Запасні частини до комбайнів» тощо.

Звіти про рух матеріальних цінностей після перевірки підписує бухгалтер, який його прийняв, із зазначенням кількості прибуткових і видаткових документів та з підтвердженням залишків на кінець звітнього місяця.